Met aanmeldingen weet je wie er komt voordat het evenement begint. Ze voorkomen ook dat een vol evenement overboekt raakt, laten mensen van de wachtlijst doorschuiven zodra er een plek vrijkomt en geven je een lijst om bij de ingang af te vinken.
Staat Evenementen uit in je werkruimte, zet het dan aan onder Instellingen > Functies.
De meeste instellingen in dit artikel staan in de bewerkzijbalk van een evenement, en om ze te wijzigen heb je Evenementen bijwerken nodig. Het inchecken heeft een eigen pagina in het menu met de drie puntjes van het evenement, en feedback heeft een eigen tabblad in de kop van Evenementen.
Hoe antwoorden leden?
Leden antwoorden bij het evenement zelf. Onder Aanmelding kies je bij Antwoordopties welke antwoorden ze krijgen: Komt, Misschien en Komt niet. “Komt” is altijd beschikbaar, de andere twee zijn optioneel.
Elk lid heeft één antwoord per evenement. Klikt een lid nog een keer op hetzelfde antwoord, dan verdwijnt het, en zolang de aanmelding openstaat, kunnen leden van antwoord wisselen. Bij een terugkerende reeks geldt één antwoord voor de hele reeks.
De aanmelding sluit wanneer het evenement niet meer gepubliceerd is of geannuleerd wordt, en wanneer een eenmalig evenement voorbij is.
Hoe beperk je het aantal plekken?
Zet Capaciteit beperken aan en vul het Maximaal aantal deelnemers in. Alleen antwoorden “Komt” tellen mee; “Misschien” en “Komt niet” nemen nooit een plek in. Zodra het evenement vol is, ziet een lid dat “Komt” probeert te antwoorden, de Weergavetekst die je hebt ingevuld, of een standaardbericht als je die leeg hebt gelaten.
Hoe sluit je de aanmelding vóór het begin?
Aanmelden vóór start uitschakelen stopt nieuwe antwoorden “Komt” een ingestelde tijd voor het begin. Bij een terugkerende reeks telt de deadline vanaf elke komende datum. Kies de Tijd vóór evenement in minuten, uren of dagen. Leden die zich daarna proberen aan te melden, zien de Weergavetekst die je hebt ingevuld, of een standaardbericht als je die leeg hebt gelaten.
Bestaande antwoorden blijven staan. Leden die al “Komt” hebben geantwoord, kunnen zich na de deadline nog afmelden of overstappen naar “Misschien” of “Komt niet”, en de wachtlijst schuift door wanneer hun plek vrijkomt. Alleen overstappen naar “Komt” is dan niet meer mogelijk.
Hoe werkt de wachtlijst?
Zet Wachtlijst openen als uitverkocht aan in het onderdeel Wachtlijst. Leden kunnen zich er pas op zetten als alle plekken bezet zijn.
Komt er een plek vrij, omdat iemand niet meer op “Komt” staat of omdat een ticket wordt geannuleerd, dan schuift de volgende in de rij door:
- Bij een gratis evenement krijgt die persoon meteen de status “Komt”, plus een e-mail en een melding.
- Bij een evenement met tickets krijgt die persoon per e-mail een aanbod en heeft die zoveel minuten als ingesteld bij Termijn om aangeboden plekken te claimen (minuten) om het ticket te kopen. Wordt die termijn gemist, dan vervalt het aanbod.
Je kunt mensen ook zelf laten doorschuiven: vul bij Volgende toelaten in hoeveel en klik op Toelaten, of klik op Toelaten bij één persoon. Dat werkt alleen zolang er een plek vrij is. Om iemand eraf te halen, gebruik je Verwijderen van wachtlijst. Elke regel in de lijst toont de status: Wachtend, Aangeboden of Geclaimd. Verwijderde regels en verlopen aanbiedingen staan niet meer in de lijst.
Hoe verkoop je tickets?
Zet de schakelaar in de kop van het onderdeel Tickets aan om betaalde tickets te verkopen en voeg daarna een tickettype toe met Type toevoegen. Een tickettype heeft een Typenaam en een Prijs. Optionele instellingen zijn Capaciteit beperken met Beschikbare plekken, Min. per bestelling en Max. per bestelling, en Verkoopperiode inplannen met Start verkoop en Einde verkoop. Actief bepaalt of het tickettype te koop is.
Alle tickettypes van één evenement gebruiken dezelfde valuta. Sleep de tickettypes om de volgorde te wijzigen. Zolang de ticketverkoop aanstaat en minstens één tickettype actief is, hebben leden een ticket nodig om op “Komt” te staan; een antwoord alleen is niet genoeg. Tickets worden verkocht via je gewone afrekenproces.
Annuleer je het evenement, dan stopt de ticketverkoop. Een tickettype met verkochte tickets kun je niet verwijderen. Zet in plaats daarvan Actief uit, zodat het niet meer verkocht wordt en de al verkochte tickets geldig blijven.
Wil je één ticket annuleren, zoek het dan op in de lijst met verkochte tickets onder de tickettypes, klik op het annuleerpictogram ernaast en bevestig met Ticket annuleren, of houd het met Ticket behouden. Het ticket wordt ongeldig. Heeft het lid geen ander geldig ticket, dan wordt het antwoord “Komt” verwijderd en schuift de wachtlijst door. Het geld wordt niet automatisch terugbetaald: betaal de bestelling apart terug.
Terugbetalingen en creditnota’s
Wie staat er op de deelnemerslijst?
Het onderdeel Deelnemers toont elk antwoord, met filters voor Alle, Komt, Misschien en Komt niet. Selecteer meerdere mensen om ze in één stap in te checken met Inchecken of hun check-in terug te draaien met Check-in terugdraaien.
Exporteren downloadt een CSV met naam, e-mailadres, antwoord, check-instatus en check-intijd, volgens het filter dat je hebt ingesteld. In Tickets downloadt Ticketlijst exporteren alle tickets van het evenement met tickettype en ticketcode, ongeacht het filter.
Hoe check je mensen in?
Check-in opent een pagina die gemaakt is voor de ingang. Zoek op naam of e-mailadres. In de modus Scannen typ je een ticketcode, naam of e-mailadres in, of gebruik je een handscanner die de QR-code uit de ticketmail leest. Ondersteunt de browser het, dan leest een cameraknop naast het veld (Scannen met de camera) de QR-code met de camera van het apparaat. Zonder toegang tot de camera blijft het tekstveld gewoon werken. De lijst toont iedereen die “Komt” of “Misschien” heeft geantwoord, plus iedereen die al is ingecheckt. Zoals Elke 5 seconden bijgewerkt aangeeft, ververst de lijst zichzelf, zodat meerdere mensen tegelijk gasten kunnen inchecken.
Open de check-inpagina op een laptop of tablet bij de ingang. Twee apparaten werken prima naast elkaar, omdat de lijst zichzelf vernieuwt.
Hoe verzamel je feedback?
Na afloop van een evenement kunnen leden het met 1 tot 5 sterren beoordelen en een opmerking van maximaal 2.000 tekens achterlaten, ook anoniem. Bij een terugkerende reeks gaat de feedback open na de eerste datum. Elk lid geeft één beoordeling per evenement en kan die later aanpassen.
Feedback in de kop van Evenementen verzamelt alle beoordelingen van alle evenementen. Je kunt reageren, feedback als afgehandeld markeren en afgehandelde feedback weer tonen met Afgehandelde feedback tonen. De verdeling over de sterren in het vak Beoordelingen werkt ook als filter: klik op een of meer sterrenwaarderingen om alleen die feedback te tonen. Voor reageren en het wijzigen van de status heb je Evenementen bijwerken nodig; voor het verwijderen van feedback Evenementen verwijderen.
Voor de cijfers van een evenement, zoals omzet en het check-inpercentage, open je het rapport ervan.
Evenementrapporten en statistieken
Mensen aanmelden vanuit andere tools
Aanmeldingen hoeven niet op de evenementpagina te beginnen:
- In Zapier verwerken de acties Register Member for Event, Cancel Event Registration en Check in Member at Event deelnemers vanuit een Zap.
- In ManyChat meldt de stap Register for event een contact aan vanuit een flow.
- De API meldt leden aan, annuleert aanmeldingen en checkt mensen in met een API-sleutel die het recht Beheren voor Evenementen heeft. Voor het lezen van evenementen is Bekijken nodig.
Wat MemberArea in een Zap kan doen
MemberArea-stappen in een flow gebruiken
API-sleutels en toegang voor ontwikkelaars