Terugbetalingen en creditnota’s

Bij een terugbetaling gaat het geld terug naar de koper via de provider die de betaling heeft verwerkt. memberarea legt de terugbetaling daarna vast, maakt een creditnota aan en trekt na een volledige terugbetaling van een eenmalige aankoop de toegang in die de bestelling gaf. In dit artikel lees je waar je terugbetalingen vindt, hoe je er een doet en wat er daarna gebeurt.

Open het betalingsoverzicht

Voordat je begint

Staat Betalingen in je werkruimte uit, schakel het dan eerst in onder Instellingen > Functies. Om terugbetalingen te zien heb je Betalingen bekijken nodig, om er een te doen Terugbetalen. Van de standaardrollen hebben Eigenaar en Beheerder ze allebei.

Waar je terugbetalingen vindt

Open Betalingen > Verkoop > Terugbetalingen. De lijst toont elke betaling waarvan minstens een deel van het bedrag is terugbetaald: de bestelling, de klant, het terugbetaalde bedrag naast het afgeschreven bedrag, de status Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald en de creditnota’s die ervoor zijn aangemaakt. Met de schakelaar Type boven de lijst wissel je tussen Terugbetalingen, Herroepingen en Geschillen. Hoe je herroepingen afhandelt, lees je in Herroepingen.

Testterugbetalingen zijn verborgen. In het menu met de drie puntjes neemt Testterugbetalingen tonen ze op, en CSV exporteren downloadt de lijst zoals die op dat moment gefilterd is. De zoekfunctie en de export vinden ook bestelnummers.

Klik op een rij om Terugbetalingsdetails te openen. Daar zie je wat er is afgeschreven, wat er nog terugbetaald kan worden, de betalings-ID en elke creditnota met PDF downloaden.

Een terugbetaling doen

Je kunt een terugbetaling op twee plekken starten: met Terugbetalen boven de lijst met terugbetalingen, of met Terugbetaling in een bestelling.

1. Kies in Terugbetalen de betaling. De lijst toont de 25 meest recente live betalingen waarvan nog geld terugbetaald kan worden. Zoek op de betalings-ID van Stripe of PayPal om een oudere te vinden. Testbetalingen verschijnen hier alleen als Testterugbetalingen tonen aanstaat.
2. Kies Volledige terugbetaling, of Gedeeltelijke terugbetaling en vul het Terugbetaald bedrag in. Het bedrag kan niet hoger zijn dan wat er nog terugbetaald kan worden.
3. Kies eventueel een Reden: Op verzoek van klant, Dubbele afschrijving of Frauduleus.
4. Klik op Terugbetalen.

Bij een Stripe- of PayPal-betaling waarvan nog geld over is, biedt Terugbetalingsdetails ook Rest terugbetalen. Dat opent hetzelfde venster voor de rest van het bedrag. Zolang een terugbetaling nog wordt verwerkt, gaat het bedrag ervan af van wat er nog terugbetaald kan worden, en wordt dezelfde terugbetaling die twee keer achter elkaar wordt verstuurd niet twee keer uitbetaald. Een tweede gedeeltelijke terugbetaling van hetzelfde bedrag gaat door zodra de eerste is geboekt, of na vijf minuten.

Welke betalingen je hier kunt terugbetalen

Alleen betalingen die via Stripe of PayPal zijn verwerkt. Bestellingen die per bankoverschrijving, contant of op factuur zijn betaald, en gratis of handmatige bestellingen hebben geen afschrijving die memberarea kan terugdraaien. Ze verschijnen dus nooit in Terugbetalen. Betaal dat geld buiten memberarea terug en zet de bestelling daarna in de bestelling zelf op Terugbetaald. Daarmee vervalt de toegang van de bestelling en gaat de voorraad terug.

Heeft een bestelling per bankoverschrijving, op factuur of contant een factuur, dan maakt de status Terugbetaald of Geannuleerd ook een creditnota aan, zolang creditnota’s automatisch worden aangemaakt. Is er een betaling bij de bestelling vastgelegd, dan krijgt de koper de e-mail Bestelling terugbetaald met de creditnota als bijlage. Annuleer je een onbetaalde aankoop op factuur, dan wordt alleen de creditnota aangemaakt.

Een terugbetaling die je rechtstreeks in je Stripe- of PayPal-account doet, komt ook bij memberarea aan en wordt precies zo afgehandeld als een terugbetaling die je hier doet.

Wat er na een terugbetaling gebeurt

memberarea boekt de terugbetaling zodra Stripe of PayPal die bevestigt, niet op het moment dat je op de knop klikt. Daarna:

• De betaling staat op Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald.
• Partnercommissies op de betaling worden teruggeboekt naar verhouding van het terugbetaalde deel.
• Er wordt een creditnota aangemaakt, zolang creditnota’s automatisch worden aangemaakt.
• De koper krijgt de e-mail Bestelling terugbetaald, zolang die e-mail aanstaat onder Instellingen > Meldingen. De creditnota zit als bijlage bij de e-mail als er een is aangemaakt. Zonder automatische creditnota’s gaat de e-mail toch uit, maar dan zonder PDF.

Een volledige terugbetaling van een eenmalige aankoop gaat verder. De bestelling wordt als terugbetaald gemarkeerd en de koper verliest de toegang die deze bestelling gaf. Toegang die je handmatig hebt gegeven, blijft. Dat geldt ook voor wat een andere betaalde, in behandeling zijnde, verzonden of geleverde bestelling nog geeft. De voorraad van producten met voorraadbeheer gaat terug, een cadeaubon die bij de bestelling is gebruikt, krijgt het gebruikte bedrag terug, en een ongebruikte cadeaubon die met de bestelling is gekocht, wordt gedeactiveerd.

Bij een gedeeltelijke terugbetaling blijft de toegang staan. Dat geldt ook voor een terugbetaalde abonnementsbetaling: als je één maand terugbetaalt, loopt het abonnement gewoon door. Zeg het apart op als de koper de toegang moet verliezen.

Abonnementen opzeggen, pauzeren en hervatten

Creditnota’s

Met automatisch aanmaken aan krijgt elke terugbetaling een eigen creditnota. Creditnota’s hebben een eigen doorlopende nummering zonder gaten, die los staat van de facturen en elk jaar opnieuw begint. Het nummer heeft de vorm CN-2026-00001, voor testbestellingen TEST-CN-2026-00001 uit een eigen reeks. Een creditnota noemt de factuur van de terugbetaalde betaling, bij een abonnement de factuur van die verlenging, neemt de regels daarvan over en neemt de belasting over naar verhouding van het terugbetaalde bedrag. Is er geen factuur, dan staat er geen factuurnummer op de creditnota.

Onder Betalingen > Instellingen > Documenten vind je op het tabblad Creditnota het Nummerprefix, de titel, de opmerking en de voettekst, plus de schakelaar Automatisch creditnota’s bij terugbetalingen. Die staat vanaf het begin aan. Klanten kunnen hun creditnota’s downloaden in hun factureringsomgeving.

• Facturen en factuurnummering
• Geschillen en chargebacks