memberarea maakt de factuur voor elke betaalde bestelling zelf, nummert die in een doorlopende reeks zonder gaten en stuurt hem als pdf naar de koper. Jij bepaalt of dat automatisch gebeurt, welke prefix de nummers krijgen en hoe het document eruitziet. Dit artikel legt uit wanneer een factuur wordt uitgereikt, hoe het nummer is opgebouwd en wat je achteraf nog kunt wijzigen.
Voordat je begint
Staat Betalingen in je werkruimte uit, schakel het dan eerst in onder Instellingen > Functies. Voor het openen van het betalingsgedeelte is Betalingen bekijken nodig, en voor het opslaan van wijzigingen aan je documenten Bestellingen / klanten bijwerken. Van de ingebouwde rollen hebben Eigenaar en Beheerder beide.
De factuurinstellingen staan onder Betalingen > Instellingen > Documenten. Het tabblad Factuur bevat alles uit dit artikel; het tabblad Vormgeving bevat de opmaak, kleuren en het logo die alle documenten delen.
Wanneer een factuur wordt uitgereikt
Staat Automatisch facturen bij betaalde bestellingen aan, dan reikt memberarea een factuur uit:
- zodra een bestelling is betaald,
- voor elke abonnementsbetaling of termijnbetaling na de eerste,
- meteen voor een bestelling die op factuur wordt betaald.
In een nieuwe werkruimte staat de schakelaar aan. Is een betaling nog onderweg, dan wacht de factuur tot het geld binnen is.
Bestellingen die op factuur worden betaald, krijgen hun factuur ook als de schakelaar uitstaat. Op die factuur staan ook je bankgegevens, als je die hebt ingevuld, en het bestelnummer als betalingskenmerk, en de vervaldatum is de uiterste betaaldatum van de bestelling. Elke andere factuur vervalt 14 dagen nadat ze is uitgereikt.
De koper ontvangt de pdf als bijlage bij de e-mail Bestelbevestiging, of bij een verlenging bij de e-mail Abonnement verlengd, zolang die e-mail aanstaat onder Instellingen > Meldingen. Een bestelling die op factuur wordt betaald, krijgt hem bij de e-mail met de betaalinstructies. Kopers kunnen hun facturen ook downloaden in hun factureringsgedeelte.
Bestellingen die je handmatig aanmaakt, krijgen hun belasting van Stripe Tax als dat aanstaat, en hun factuur toont die belasting.
Hoe factuurnummers zijn opgebouwd
Elk nummer heeft de vorm PREFIX-YEAR-00001, bijvoorbeeld INV-2026-00001.
De reeks hoort bij je werkruimte, heeft geen gaten en begint elk kalenderjaar
opnieuw bij 00001. Twee facturen die op hetzelfde moment worden uitgereikt,
krijgen toch twee verschillende nummers. Testbestellingen krijgen nummers die
beginnen met TEST-, uit een eigen reeks, bijvoorbeeld
TEST-INV-2026-00001, zodat testen geen gaten in je livereeks maakt. Een
bestelling met een factuur kan niet worden verwijderd, zodat de reeks
doorlopend blijft.
De prefix stel je in het onderdeel Nummering in met Prefix
factuurnummer. Zolang je hem niet wijzigt, is hij INV. Je kunt letters,
cijfers, underscores en streepjes gebruiken, tot 20 tekens. Letters worden
hoofdletters. De regel onder het veld toont een voorbeeld van de opbouw.
Een nieuwe prefix geldt voor facturen die vanaf dat moment worden uitgereikt. Facturen die al zijn uitgereikt, houden hun nummer, omdat een nummer nooit opnieuw wordt gebruikt of gewijzigd.
Wat er op een uitgereikte factuur staat
De factuur neemt je verkopersgegevens uit Betalingen > Instellingen > Bedrijfsgegevens en de vormgeving uit het tabblad Vormgeving. Op het tabblad Factuur stel je ook de Titel, een Notitie en de Footertekst van het document in. PDF-voorbeeld opent een voorbeeldfactuur met je opgeslagen titel, notitie, footer en vormgeving.
memberarea bewaart bij elke factuur een kopie van je gegevens en vormgeving op het moment van uitreiken. Latere wijzigingen aan je bedrijfsgegevens of vormgeving gelden alleen voor nieuwe facturen, zodat een oude factuur er altijd uitziet zoals je koper hem heeft ontvangen.
Een factuur downloaden
Open de bestelling onder Betalingen > Verkoop > Bestellingen. Zodra de bestelling een factuur heeft, of zodra ze Betaald is, toont ze Factuur (PDF). Daarmee download je de nieuwste factuur van de bestelling, ook na een volledige terugbetaling en bij een bestelling op factuur die nog openstaat. Het vak Facturen toont alle facturen van de bestelling, verlengingen inbegrepen. Bestaat er nog geen factuur, bijvoorbeeld omdat automatisch uitreiken uitstond toen de bestelling werd betaald, dan reikt memberarea hem uit op het moment dat je hem downloadt, zolang de schakelaar nu aanstaat.
Bestellingen bekijken en aanmaken
Een factuur corrigeren
Een uitgereikte factuur kun je niet bewerken. Wordt een betaling via Stripe of PayPal terugbetaald, dan maakt de terugbetaling een creditnota aan, zolang creditnota’s automatisch worden uitgereikt. Dat is standaard zo. De creditnota verwijst naar de factuur van de terugbetaalde betaling, bij een abonnement de factuur van die verlenging, en vermeldt de artikelen ervan. Creditnota’s hebben een eigen nummering, die je instelt op het tabblad Creditnota.
Bij een bestelling met factuur die op factuur, per bankoverschrijving of contant wordt betaald, maakt de status Terugbetaald of Geannuleerd de creditnota aan.
Terugbetalingen en creditnota’s
Vul Bedrijfsgegevens in vóór je eerste verkoop. Die gegevens worden bij het uitreiken op elke factuur gekopieerd en daarna niet meer bijgewerkt.