Bestellingen bekijken en aanmaken

Elke aankoop in je werkruimte wordt een bestelling: een afgeronde aankoop via de afrekenpagina, een bestelling die je handmatig aanmaakt of een betaling die je uit Stripe importeert. In de bestellijst controleer je wat er gekocht is, of het betaald is en wat er sindsdien mee gebeurd is.

Open het overzicht van betalingen

Ga van daaruit naar Betalingen > Verkoop > Bestellingen. In een nieuwe werkruimte staat Betalingen uit. Je zet het aan onder Instellingen > Functies. Om bestellingen te zien heb je Betalingen bekijken nodig. Voor aanmaken, bewerken, verwijderen of als betaald markeren heb je Bestellingen / klanten bijwerken nodig.

Wat de lijst laat zien

Elke rij toont de Bestel-ID, de Klant, het Bedrag, de Status, de betaalmethode onder Betaling, het Terugbetaald bedrag en de datum onder Aangemaakt. De nieuwste bestellingen staan bovenaan. Bij een bestelling in afwachting met een vervaldatum, zoals een bankoverschrijving of een betaling op factuur, laat de betalingskolom ook zien wanneer die vervalt, in rood zodra de betaling achterstallig is.

Het zoekveld vindt bestellingen op bestelnummer of status. Wil je de lijst verder verfijnen, voeg dan een Voorwaarde toe: status, naam of e-mailadres van de klant, bedrag, betaalmethode, valuta, bestel-ID of aanmaakdatum.

Twee soorten bestellingen zijn standaard verborgen. Testbestellingen verschijnen zodra je in het menu van de werkbalk Testbestellingen tonen kiest. Een kolom Modus maakt dan onderscheid tussen Test en Live. Testbestellingen tellen niet mee in rapporten en partneruitbetalingen. Verlaten afrekensessies, die een koper wel startte maar nooit betaalde, verschijnen zodra je Verlaten afrekensessies tonen kiest of zelf op status filtert. Ze tellen nooit als verkoop.

Een bestelling openen

Open een bestelling met Bewerken in de rij. Het Overzicht toont de klant, het totaal met de opbouw ervan, de status en de betaaldatum. Zodra de bestelling een factuur heeft, of zodra ze betaald is, downloadt Factuur (PDF) de nieuwste factuur, en het vak Facturen toont ze allemaal. Kan er nog geld worden teruggestort, dan start je met Terugbetaling een terugbetaling, zie Terugbetalingen en creditnota’s.

De andere tabbladen bevatten de details: Items, Klant met het factuur- en verzendadres, Betalingen, Terugbetalingen, Activiteit en Notities voor een Interne notitie. Je kunt de orderregels, de klant, de adressen, de status en de betaaldatum wijzigen en daarna op Opslaan klikken. Elke wijziging wordt vastgelegd onder Activiteit. Het statusveld zet een bestelling nooit op betaald, op één uitzondering na: een bestelling die in behandeling, verzonden of geleverd is, kan terug naar betaald.

Een ontvangen betaling registreren

Een bestelling in afwachting toont Openstaande betaling in het overzicht. Is het geld binnen, kies dan Markeren als betaald en bevestig. Toegang, factuur, commissies en de bevestigingsmail worden dan verwerkt zoals na een afgeronde aankoop via de afrekenpagina. Alleen bestellingen in afwachting kun je als betaald markeren, en het statusveld kan dat niet voor je doen: het weigert een bestelling in afwachting op betaald te zetten.

Bestellingen met bankoverschrijving, factuur, contant of PayPal houden hun live- of testmodus als je ze markeert. Een testbestelling in afwachting wordt als test afgerond, en de knop heet dan Testaankoop afronden. Een livebestelling die wacht op een kaartbetaling via Stripe kun je niet als betaald markeren: die gaat vanzelf naar betaald zodra Stripe de betaling bevestigt.

Een bestelling handmatig aanmaken

Gebruik de toevoegknop boven de lijst om Nieuwe bestelling te openen. Die heeft drie stappen: Klant, Producten en Betaling.

1. Kies een bestaande klant, of kies Nieuwe klant om er een toe te voegen.
2. Voeg een of meer producten toe met hun prijs en aantal. Nieuw product maakt ter plekke een product aan en vereist Catalogus beheren (producten, prijzen, kortingscodes). Het wordt opgeslagen als concept met één eenmalige prijs inclusief belasting, dus het heeft geen openbare afrekenpagina tot je het publiceert. Alle items moeten dezelfde valuta gebruiken, en een terugkerende prijs of een betaling in termijnen kan niet samen met andere prijstypes in één bestelling staan.
3. Kies hoe de bestelling wordt betaald.

Staat Stripe Tax aan, dan krijgt de bestelling haar belasting van Stripe Tax op basis van het factuuradres van de klant, en de factuur toont die. De verleggingsregeling voor zakelijke kopers geldt niet voor handmatig aangemaakte bestellingen.

Markeren als betaald is voor geld dat je al ontvangen hebt. Vul Betaald op in en kies Bestelling aanmaken: de bestelling wordt als betaald opgeslagen en meteen verwerkt. Met de schakelaar Testaankoop simuleren krijgt de knop die naam en wordt de bestelling in plaats daarvan als betaalde testbestelling opgeslagen. Ze doorloopt dezelfde stappen als een echte: de koper krijgt toegang, de e-mails gaan uit en, als facturen automatisch worden uitgegeven, wordt er een factuur met een TEST--nummer aangemaakt. Ze blijft buiten rapporten en partneruitbetalingen.

Afrekenlink van Stripe slaat de bestelling op als in afwachting. Met Afrekenlink genereren krijg je daarna een Afreken-URL om te kopiëren en te versturen. Een afrekenlink kun je alleen aanmaken zolang de bestelling een concept of in afwachting is. De bestelling wordt als betaald gemarkeerd zodra de klant bij Stripe heeft afgerekend. Een bestelling die 24 uur later nog steeds niet betaald is, wordt als verlaten gemarkeerd en verschijnt dan alleen nog met Verlaten afrekensessies tonen of een statusfilter.

Exporteren en importeren

CSV exporteren in het menu van de werkbalk downloadt de bestellingen die de lijst op dat moment toont, met je zoekopdracht, voorwaarden en de schakelaars voor test en verlaten toegepast. Het bestand bevat het bestelnummer, de status, de datum, de naam en het e-mailadres van de klant, het subtotaal, de korting, de belasting, de verzending, het totaal, de valuta en een testmarkering.

Importeren uit Stripe haalt eenmalige Stripe-betalingen naar je bestellingenoverzicht, bijvoorbeeld verkopen van voordat je memberarea gebruikte. Kies Live of Test en daarna Stripe-betalingen ophalen. memberarea haalt je 100 meest recente Stripe-betalingen op en toont de geslaagde eenmalige betalingen daaruit. Meer laden haalt de volgende 100 op. Betalingen voor abonnementen worden overgeslagen, omdat abonnementen een eigen import hebben. Een betaling zonder e-mailadres van de klant kan niet worden geïmporteerd, en waar geen product automatisch overeenkomt, wijs je er zelf een toe. Geïmporteerde kopers toegang geven staat standaard aan. Er wordt geen commissie berekend, en betalingen die al geïmporteerd zijn, worden herkend, dus je kunt de import gerust opnieuw uitvoeren.