Een klant is het kopersrecord achter je bestellingen en abonnementen. Het bevat de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer, en verzamelt alles wat die persoon bij je heeft gekocht op één plek.
Ga van daaruit naar Betalingen > Verkoop > Klanten. Staat Betalingen in je werkruimte uit, schakel het dan in onder Instellingen > Functies. Voor het bekijken van klanten is Betalingen bekijken nodig. Voor het toevoegen, bewerken of verwijderen ervan is Bestellingen / klanten bijwerken nodig.
Hoe klanten ontstaan
Zelf voeg je zelden klanten toe. Een klantrecord ontstaat zodra een koper via je afrekenpagina een bestelling plaatst, wanneer je handmatig een bestelling aanmaakt of wanneer je betalingen of abonnementen uit Stripe importeert.
Elk e-mailadres hoort in je werkruimte bij precies één klant. Koopt dezelfde persoon opnieuw met hetzelfde e-mailadres, dan wordt de nieuwe bestelling aan het bestaande record toegevoegd en ontstaat er geen tweede.
De klantenlijst
Elke rij toont de Naam, de E-mail, het aantal Bestellingen en de datum onder Aangemaakt. Met het zoekveld vind je klanten op naam of e-mailadres. Open een klant met Bewerken in de rij. CSV exporteren in het menu met de drie puntjes downloadt alle klanten die aan de zoekopdracht voldoen.
Handmatig een klant toevoegen
Met de toevoegknop boven de lijst open je Nieuwe klant. Dat gaat in drie stappen:
- Contact: voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Naam en e-mailadres zijn verplicht.
- Factuuradres: optioneel. Vul het in als je het voor facturen wilt vastleggen.
- Verzendadres: schakel Afwijkend verzendadres alleen in als goederen naar een ander adres gaan dan het factuuradres.
De laatste stap toont een samenvatting. Kies Aanmaken, en de nieuwe klant wordt meteen geopend.
Bestaat er al een klant met dat e-mailadres, dan ontstaat er geen tweede record. De bestaande klant blijft zoals hij is, en alleen de adressen die je hebt ingevuld, worden erbij opgeslagen.
Binnen een klant
De kop toont de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en Klant sinds. Een badge Lid betekent dat de klant gekoppeld is aan een ledenaccount in je werkruimte. Dat gebeurt wanneer een betaalde bestelling wordt verwerkt, omdat kopers een ledenaccount krijgen om toegang te hebben tot wat ze hebben gekocht.
De klantpagina heeft vijf tabbladen.
Overzicht toont de Klantwaarde, drie tellers en de nieuwste bestellingen.
- Klantwaarde telt op wat de klant heeft betaald voor bestellingen die betaald zijn, worden verwerkt, verzonden of afgeleverd zijn, min alles wat daarop is terugbetaald. Testbestellingen en bestellingen in afwachting tellen niet mee.
- Heeft de klant in meer dan één valuta betaald, dan worden alleen de bestellingen opgeteld in de valuta van de meest recente betaalde bestelling. Het label luidt dan Betaalde bestellingen, getoond in :currency, met die valuta ingevuld.
- De tellers tonen Bestellingen met het aantal betaalde, Abonnementen met het aantal actieve en Terugbetalingen met het terugbetaalde totaal.
- Recente bestellingen toont de drie nieuwste bestellingen. Alle tonen springt naar het tabblad met bestellingen.
Bestellingen toont alle bestellingen van deze klant, testbestellingen inbegrepen, de nieuwste eerst. Klik op een bestelling om die te openen, zie Bestellingen bekijken en aanmaken.
Abonnementen toont de abonnementen van de klant met hun status en de volgende verlengingsdatum. Wat je met een abonnement kunt doen, lees je in Abonnementen opzeggen, pauzeren en hervatten.
Terugbetalingen toont de creditnota’s die bij de bestellingen van deze klant zijn uitgereikt, zie Terugbetalingen en creditnota’s.
Op Details bewerk je het record. Onder Contact wijzig je de Naam, Telefoon, E-mail en Interne notitie, en daarna klik je op Opslaan. Het e-mailadres moet uniek blijven in je werkruimte, dus je kunt een klant geen adres geven dat een andere klant al gebruikt. De interne notitie is alleen voor je team en verschijnt op het overzicht zodra ze is ingevuld.
Onder Adressen bewerk je het Factuuradres en het Verzendadres. Factuuradres overnemen vult het verzendadres voor je in. Nieuwe bestellingen die je handmatig aanmaakt, en de facturen daarvan, gebruiken het factuuradres. Bij het afrekenen wordt de klant alleen met naam en e-mailadres aangemaakt; de adressen die een koper invult, worden bij de bestelling bewaard.
Wijzig je hier het e-mailadres van een klant, dan verandert het e-mailadres van een gekoppeld ledenaccount niet. Bewerk het lid apart als beide moeten overeenkomen.
Een klant verwijderen
Verwijderen verwijdert een klant definitief. Dat wordt geweigerd zolang de klant een bestelling heeft die ooit betaald is, een factuur of een abonnement. Bestellingen die concept, in afwachting, mislukt of verlopen zijn, zoals afgebroken afrekenpogingen, staan dat niet in de weg.
Aankopen in het ledenprofiel
Is een klant ook lid, dan zie je de aankopen ook vanuit het ledenprofiel. Open het lid en ga naar het tabblad Betalingen, dat verschijnt zodra Betalingen is ingeschakeld.
- Aankopen toont de bestellingen die dit lid heeft geplaatst, de nieuwste eerst, tot de laatste 100. Open er een om de artikelen en betalingen te zien, een terugbetaling te starten of naar de volledige bestelling te gaan.
- Daaronder staan de abonnementen van het lid. Die kun je daar ook pauzeren, hervatten of opzeggen.