memberarea rédige lui-même la facture de chaque commande payée, la numérote dans une suite continue et l'envoie à l'acheteur en PDF. Vous décidez si cela se fait automatiquement, quel préfixe portent les numéros et à quoi ressemble le document. Cet article explique quand une facture est émise, comment le numéro est construit et ce que vous pouvez modifier ensuite.
Ouvrir la vue d'ensemble des paiements
Avant de commencer
Si les paiements sont désactivés dans votre espace de travail, activez-les d'abord sous Paramètres > Fonctionnalités. Ouvrir l'espace paiements exige Voir les paiements, et enregistrer des modifications de vos documents exige Mettre à jour les commandes / clients. Parmi les rôles intégrés, Propriétaire et Administrateur ont les deux.
Les réglages des factures se trouvent sous Paiements > Paramètres > Documents. L'onglet Facture contient tout ce que décrit cette page ; l'onglet Design contient la mise en page, les couleurs et le logo que tous les documents partagent.
Quand une facture est émise
Avec Émettre automatiquement les factures pour les commandes payées activé, memberarea émet une facture :
- dès qu'une commande est payée,
- pour chaque paiement d'abonnement ou d'échéance après le premier,
- immédiatement pour une commande payée sur facture.
L'interrupteur est activé dans un nouvel espace de travail. Si un paiement est encore en cours d'acheminement, la facture attend que l'argent soit arrivé.
Les commandes payées sur facture reçoivent leur facture même quand l'interrupteur est désactivé. Leur facture affiche aussi vos coordonnées bancaires, si vous les avez saisies, et le numéro de commande comme référence de paiement, et son échéance est la date d'échéance de paiement de la commande. Toutes les autres factures sont dues 14 jours après leur émission.
L'acheteur reçoit le PDF en pièce jointe de l'e-mail Confirmation de commande, ou de l'e-mail Abonnement renouvelé pour un renouvellement, tant que cet e-mail est activé sous Paramètres > Notifications. Une commande payée sur facture le reçoit avec l'e-mail qui contient les instructions de paiement. Les acheteurs peuvent aussi télécharger leurs factures dans leur espace de facturation.
Les commandes que vous créez à la main reçoivent leur taxe de Stripe Tax quand il est activé, et leur facture l'affiche.
Comment les numéros de facture sont construits
Chaque numéro a la forme PREFIX-YEAR-00001, par exemple INV-2026-00001.
La suite appartient à votre espace de travail, n'a pas de trous et recommence à
00001 chaque année civile. Deux factures émises au même moment reçoivent quand
même deux numéros différents. Les commandes de test reçoivent des numéros
commençant par TEST- issus d'une suite à part, par exemple
TEST-INV-2026-00001, pour que votre suite réelle n'ait pas de trous dus aux
tests. Une commande avec une facture ne peut pas être supprimée, pour que la
suite reste continue.
Vous définissez le préfixe dans la section Numérotation avec Préfixe du
numéro de facture. Il vaut INV tant que vous ne le changez pas, et il accepte
les lettres, les chiffres, le tiret bas et le tiret, jusqu'à 20 caractères. Les
lettres sont converties en majuscules. La ligne sous le champ montre un aperçu
du format.
Un nouveau préfixe s'applique aux factures émises à partir de ce moment. Les factures déjà émises gardent leur numéro, car un numéro n'est jamais réutilisé ni modifié.
Ce que contient une facture émise
La facture reprend vos informations de vendeur depuis Paiements > Paramètres > Informations sur l'entreprise et son apparence depuis l'onglet Design. Dans l'onglet Facture, vous pouvez aussi définir le Titre, une Note et le Texte de pied de page du document. Aperçu PDF ouvre une facture d'exemple avec le titre, la note, le pied de page et le design que vous avez enregistrés.
memberarea conserve une copie de vos informations et de votre design avec chaque facture au moment de son émission. Les modifications ultérieures de vos informations sur l'entreprise ou de votre design ne concernent que les nouvelles factures : une ancienne facture garde donc toujours l'aspect qu'elle avait quand votre acheteur l'a reçue.
Télécharger une facture
Ouvrez la commande sous Paiements > Ventes > Commandes. Dès que la commande a une facture, ou dès qu'elle est Payé, elle affiche Facture (PDF), qui télécharge la facture la plus récente de la commande, même après un remboursement total et pour une commande payée sur facture encore ouverte. L'encadré Factures liste toutes les factures de la commande, renouvellements compris. Si aucune facture n'existe encore, par exemple parce que l'émission automatique était désactivée quand la commande a été payée, memberarea l'émet au moment où vous la téléchargez, à condition que l'interrupteur soit activé maintenant.
Consulter et créer des commandes
Corriger une facture
Une facture émise ne peut pas être modifiée. Quand un paiement Stripe ou PayPal est remboursé, le remboursement crée un avoir, tant que les avoirs sont émis automatiquement, ce qui est le cas par défaut. Il fait référence à la facture du paiement remboursé, pour un abonnement la facture de ce renouvellement, et liste ses articles. Les avoirs ont leur propre numérotation, définie dans l'onglet Avoir.
Pour une commande payée sur facture, par virement bancaire ou en espèces qui a une facture, passer le statut à Remboursé ou Annulé crée l'avoir.
Remplissez les Informations sur l'entreprise avant votre première vente. Elles sont copiées sur chaque facture au moment de son émission et ne sont pas mises à jour ensuite.