memberarea sama wystawia fakturę za każde opłacone zamówienie, numeruje ją w ciągłej sekwencji i wysyła kupującemu jako PDF. Ty decydujesz, czy dzieje się to automatycznie, jaki prefiks mają numery i jak wygląda dokument. Ten artykuł wyjaśnia, kiedy wystawiana jest faktura, jak budowany jest numer i co możesz zmienić później.
Zanim zaczniesz
Jeśli Płatności są wyłączone w Twoim obszarze roboczym, najpierw włącz je w Ustawienia > Funkcje. Otwarcie obszaru płatności wymaga Zobacz płatności, a zapisywanie zmian w dokumentach wymaga Zaktualizuj zamówienia / klientów. Spośród wbudowanych ról oba uprawnienia mają Właściciel i Admin.
Ustawienia faktur są w Płatności > Ustawienia > Dokumenty. Karta Faktura zawiera wszystko z tej strony. Karta Wygląd zawiera układ, kolory i logo wspólne dla wszystkich dokumentów.
Kiedy wystawiana jest faktura
Gdy Wystawiaj faktury za opłacone zamówienia jest włączone, memberarea wystawia fakturę:
- gdy zamówienie zostanie opłacone,
- za każdą płatność za subskrypcję lub ratę po pierwszej,
- od razu przy zamówieniu opłacanym na fakturę.
W nowym obszarze roboczym przełącznik jest włączony. Jeśli płatność jest jeszcze w drodze, faktura czeka, aż pieniądze dotrą.
Zamówienia opłacane na fakturę dostają fakturę nawet przy wyłączonym przełączniku. Ich faktura pokazuje też Twoje dane bankowe, jeśli je podałeś, oraz numer zamówienia jako tytuł przelewu, a jej termin płatności to termin płatności zamówienia. Każda inna faktura jest płatna w ciągu 14 dni od wystawienia.
Kupujący dostaje PDF w załączniku do e-maila Potwierdzenie zamówienia albo, przy odnowieniu, do e-maila Odnowiono subskrypcję, o ile ten e-mail jest włączony w Ustawienia > Powiadomienia. Zamówienie opłacane na fakturę dostaje ją z e-mailem zawierającym instrukcje płatności. Kupujący mogą też pobierać swoje faktury w obszarze rozliczeń.
Zamówienia tworzone ręcznie dostają podatek ze Stripe Tax, gdy jest on włączony, a ich faktura go pokazuje.
Jak budowane są numery faktur
Każdy numer ma postać PREFIX-YEAR-00001, na przykład INV-2026-00001.
Sekwencja należy do Twojego obszaru roboczego, nie ma luk i zaczyna się od nowa od
00001 w każdym roku kalendarzowym. Dwie faktury wystawione w tej samej chwili dostają
dwa różne numery. Zamówienia testowe dostają numery zaczynające się od TEST- z
osobnej sekwencji, na przykład TEST-INV-2026-00001, więc Twoja produkcyjna
sekwencja nie ma luk z powodu testów. Zamówienia z fakturą nie można usunąć,
więc sekwencja pozostaje ciągła.
Prefiks ustawiasz w sekcji Numeracja w polu Prefiks numeru faktury.
Do czasu zmiany jest to INV. Pole przyjmuje litery, cyfry, podkreślenie
i myślnik, do 20 znaków. Litery są zamieniane na wielkie. Wiersz
pod polem pokazuje podgląd formatu.
Nowy prefiks dotyczy faktur wystawianych od tej chwili. Faktury już wystawione zachowują swój numer, bo numer nigdy nie jest używany ponownie ani zmieniany.
Co zawiera wystawiona faktura
Faktura bierze Twoje dane sprzedawcy z Płatności > Ustawienia > Dane firmy, a wygląd z karty Wygląd. Na karcie Faktura możesz też ustawić Tytuł, Notatka i Tekst stopki dokumentu. Podgląd PDF otwiera przykładową fakturę z Twoim zapisanym tytułem, uwagą, stopką i wyglądem.
memberarea zapisuje przy każdej fakturze kopię Twoich danych i wyglądu z chwili wystawienia. Późniejsze zmiany danych firmy lub wyglądu dotyczą tylko nowych faktur, więc stara faktura zawsze wygląda tak, jak w chwili, gdy kupujący ją otrzymał.
Pobieranie faktury
Otwórz zamówienie w Płatności > Sprzedaż > Zamówienia. Gdy tylko zamówienie ma fakturę lub ma status Opłacono, pokazuje Faktura (PDF), co pobiera najnowszą fakturę zamówienia, także po pełnym zwrocie środków i przy zamówieniu opłacanym na fakturę, które jest jeszcze otwarte. Pole Faktury pokazuje każdą fakturę zamówienia, także za odnowienia. Jeśli faktura jeszcze nie istnieje, na przykład dlatego, że automatyczne wystawianie było wyłączone w chwili opłacenia zamówienia, memberarea wystawia ją w chwili pobrania, o ile przełącznik jest teraz włączony.
Przeglądanie i tworzenie zamówień
Korygowanie faktury
Wystawionej faktury nie można edytować. Gdy płatność Stripe lub PayPal zostaje zwrócona, zwrot tworzy fakturę korygującą, o ile faktury korygujące są wystawiane automatycznie, a domyślnie są. Odnosi się ona do faktury zwróconej płatności, przy subskrypcji do faktury danego odnowienia, i wymienia jej pozycje. Faktury korygujące mają własną numerację, ustawianą na karcie Faktura korygująca.
Przy zamówieniu opłacanym na fakturę, przelewem lub gotówką, które ma fakturę, ustawienie statusu na Zwrot środków lub Anulowano tworzy fakturę korygującą.
Zwroty środków i faktury korygujące
Wypełnij Dane firmy przed pierwszą sprzedażą. Te dane są kopiowane na każdą fakturę w chwili wystawienia i nie są później aktualizowane.