memberarea genera por sí mismo la factura de cada pedido pagado, la numera en una secuencia sin huecos y la envía al comprador en PDF. Usted decide si esto ocurre automáticamente, qué prefijo llevan los números y qué aspecto tiene el documento. Este artículo explica cuándo se emite una factura, cómo se forma el número y qué puede cambiar después.
Antes de empezar
Si Pagos está desactivado en su espacio de trabajo, actívelo primero en Configuraciones > Funciones. Para abrir el área de pagos necesita Ver pagos, y para guardar cambios en sus documentos necesita Actualizar pedidos / clientes. De los roles integrados, Propietario y Administrador tienen ambos.
La configuración de facturas está en Pagos > Configuraciones > Documentos. La pestaña Factura contiene todo lo de esta página. La pestaña Diseño contiene la disposición, los colores y el logotipo que comparten todos los documentos.
Cuándo se emite una factura
Con Emitir facturas automáticamente en pedidos pagados activado, memberarea emite una factura:
- en cuanto un pedido está pagado,
- por cada pago de suscripción o de plazo después del primero,
- de inmediato para un pedido pagado contra factura.
El interruptor está activado en un espacio de trabajo nuevo. Si un pago todavía está en camino, la factura espera hasta que haya llegado el dinero.
Los pedidos pagados contra factura reciben su factura aunque el interruptor esté desactivado. Su factura muestra también sus datos bancarios, si los ha introducido, y el número de pedido como referencia del pago, y su vencimiento es la fecha de vencimiento del pago del pedido. Cualquier otra factura vence 14 días después de emitirse.
El comprador recibe el PDF adjunto al correo Confirmación de pedido, o al correo Suscripción renovada en una renovación, siempre que ese correo esté activado en Configuraciones > Notificaciones. Un pedido pagado contra factura la recibe con el correo que contiene las instrucciones de pago. Los compradores también pueden descargar sus facturas en su área de facturación.
Los pedidos que crea a mano obtienen su impuesto de Stripe Tax cuando está activado, y su factura lo muestra.
Cómo se forman los números de factura
Cada número tiene la forma PREFIX-YEAR-00001, por ejemplo INV-2026-00001.
La secuencia pertenece a su espacio de trabajo, no tiene huecos y vuelve a empezar en
00001 cada año natural. Dos facturas emitidas en el mismo momento reciben igualmente
dos números distintos. Los pedidos de prueba reciben números que empiezan por TEST- de una
secuencia propia, por ejemplo TEST-INV-2026-00001, así que su secuencia en vivo
no tiene huecos por las pruebas. Un pedido con factura no se puede eliminar,
así que la secuencia se mantiene sin interrupciones.
El prefijo se fija en la sección Numeración con Prefijo del número de factura.
Es INV hasta que lo cambie, y admite letras, números, guion bajo
y guion, hasta 20 caracteres. Las letras se convierten en mayúsculas. La línea
debajo del campo muestra una vista previa del formato.
Un prefijo nuevo se aplica a las facturas emitidas a partir de entonces. Las facturas ya emitidas conservan su número, porque un número nunca se reutiliza ni se cambia.
Qué contiene una factura emitida
La factura toma sus datos de vendedor de Pagos > Configuraciones > Información de la empresa y el aspecto de la pestaña Diseño. En la pestaña Factura también puede fijar el Título, una Nota y el Texto del pie del documento. Vista previa PDF abre una factura de ejemplo con su título, nota, pie y diseño guardados.
memberarea guarda una copia de sus datos y su diseño con cada factura cuando se emite. Los cambios posteriores en la información de su empresa o en el diseño solo afectan a las facturas nuevas, así que una factura antigua siempre tiene el aspecto que tenía cuando su comprador la recibió.
Descargar una factura
Abra el pedido en Pagos > Ventas > Pedidos. En cuanto el pedido tiene una factura, o una vez que está Pagado, muestra Factura (PDF), que descarga la factura más reciente del pedido, también después de un reembolso completo y para un pedido pagado contra factura que sigue abierto. El recuadro Facturas enumera todas las facturas del pedido, incluidas las renovaciones. Si todavía no existe ninguna factura, por ejemplo porque la emisión automática estaba desactivada cuando se pagó el pedido, memberarea la emite en el momento en que usted la descarga, siempre que el interruptor esté activado ahora.
Corregir una factura
Una factura emitida no se puede editar. Cuando se reembolsa un pago de Stripe o PayPal, el reembolso crea una nota de crédito, siempre que las notas de crédito se emitan automáticamente, lo que ocurre por defecto. Hace referencia a la factura del pago reembolsado, en una suscripción la factura de esa renovación, y enumera sus conceptos. Las notas de crédito tienen su propia numeración, que se fija en la pestaña Nota de crédito.
En un pedido pagado contra factura, por transferencia bancaria o en efectivo que tiene factura, marcar el estado como Reembolsado o Cancelado crea la nota de crédito.
Rellene la Información de la empresa antes de su primera venta. Sus datos se copian en cada factura cuando se emite y no se actualizan después.