memberarea schreibt die Rechnung für jede bezahlte Bestellung selbst, nummeriert sie in einer lückenlosen Folge und schickt sie dem Käufer als PDF. Sie entscheiden, ob das automatisch geschieht, welches Präfix die Nummern tragen und wie das Dokument aussieht. Dieser Artikel erklärt, wann eine Rechnung ausgestellt wird, wie die Nummer aufgebaut ist und was Sie nachträglich ändern können.
Bevor Sie beginnen
Sind Zahlungen auf Ihrer Plattform ausgeschaltet, schalten Sie sie zuerst unter Einstellungen > Funktionen ein. Zum Öffnen des Zahlungsbereichs brauchen Sie Zahlungen ansehen, zum Speichern von Änderungen an Ihren Dokumenten Bestellungen / Kunden aktualisieren. Von den eingebauten Rollen haben Eigentümer und Administrator beides.
Die Rechnungseinstellungen finden Sie unter Zahlungen > Einstellungen > Dokumente. Der Tab Rechnung enthält alles aus diesem Artikel, der Tab Design enthält Layout, Farben und Logo, die alle Dokumente gemeinsam nutzen.
Wann eine Rechnung ausgestellt wird
Ist Rechnungen bei bezahlten Bestellungen automatisch ausstellen eingeschaltet, stellt memberarea eine Rechnung aus:
- sobald eine Bestellung bezahlt ist,
- für jede Abo- oder Ratenzahlung nach der ersten,
- sofort für eine Bestellung, die per Rechnung bezahlt wird.
Auf einer neuen Plattform ist der Schalter eingeschaltet. Ist eine Zahlung noch unterwegs, wartet die Rechnung, bis das Geld eingegangen ist.
Bestellungen, die per Rechnung bezahlt werden, bekommen ihre Rechnung auch bei ausgeschaltetem Schalter. Ihre Rechnung zeigt außerdem Ihre Bankverbindung, sofern Sie sie eingetragen haben, und die Bestellnummer als Verwendungszweck, und ihr Fälligkeitsdatum ist die Zahlungsfrist der Bestellung. Jede andere Rechnung ist 14 Tage nach Ausstellung fällig.
Der Käufer erhält das PDF als Anhang der E-Mail Bestellbestätigung oder bei einer Verlängerung der E-Mail Abonnement verlängert, sofern diese E-Mail unter Einstellungen > Benachrichtigungen eingeschaltet ist. Eine Bestellung auf Rechnung bekommt es mit der E-Mail, die die Zahlungsanweisungen enthält. Käufer können ihre Rechnungen außerdem in ihrem Abrechnungsbereich herunterladen.
Bestellungen, die Sie von Hand anlegen, erhalten ihre Steuer von Stripe Tax, wenn es eingeschaltet ist, und ihre Rechnung weist sie aus.
Wie Rechnungsnummern aufgebaut sind
Jede Nummer hat die Form PREFIX-YEAR-00001, zum Beispiel INV-2026-00001. Die Folge gehört
Ihrer Plattform, ist lückenlos und beginnt in jedem Kalenderjahr wieder bei 00001. Zwei
Rechnungen, die im selben Moment ausgestellt werden, bekommen trotzdem zwei verschiedene
Nummern. Testbestellungen bekommen Nummern, die mit TEST- beginnen, aus einer eigenen Folge,
zum Beispiel TEST-INV-2026-00001, damit Ihre Live-Folge keine Lücken durch Tests hat. Eine
Bestellung mit Rechnung lässt sich nicht löschen, damit die Folge lückenlos bleibt.
Das Präfix legen Sie im Abschnitt Nummerierung unter Rechnungsnummernpräfix fest. Es
lautet INV, bis Sie es ändern, und erlaubt Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und Bindestrich,
bis zu 20 Zeichen. Buchstaben werden in Großbuchstaben umgewandelt. Die Zeile unter dem Feld
zeigt eine Vorschau des Formats.
Ein neues Präfix gilt für Rechnungen, die ab dann ausgestellt werden. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummer, weil eine Nummer nie wiederverwendet oder geändert wird.
Was eine ausgestellte Rechnung enthält
Die Rechnung übernimmt Ihre Verkäuferangaben aus Zahlungen > Einstellungen > Unternehmensdaten und das Aussehen aus dem Tab Design. Im Tab Rechnung legen Sie außerdem Titel, eine Notiz und die Fußzeile des Dokuments fest. PDF-Vorschau öffnet eine Beispielrechnung mit Ihrem gespeicherten Titel, Ihrer Notiz, Fußzeile und Ihrem Design.
memberarea speichert bei der Ausstellung eine Kopie Ihrer Angaben und Ihres Designs mit jeder Rechnung. Spätere Änderungen an Ihren Unternehmensdaten oder am Design wirken nur auf neue Rechnungen, sodass eine alte Rechnung immer so aussieht, wie Ihr Käufer sie erhalten hat.
Eine Rechnung herunterladen
Öffnen Sie die Bestellung unter Zahlungen > Verkäufe > Bestellungen. Sobald die Bestellung eine Rechnung hat oder Bezahlt ist, zeigt sie Rechnung (PDF). Damit laden Sie die neueste Rechnung der Bestellung herunter, auch nach einer vollständigen Rückerstattung und bei einer noch offenen Bestellung auf Rechnung. Die Box Rechnungen listet jede Rechnung der Bestellung auf, Verlängerungen eingeschlossen. Gibt es noch keine Rechnung, zum Beispiel weil die automatische Ausstellung beim Bezahlen der Bestellung ausgeschaltet war, stellt memberarea sie im Moment des Herunterladens aus, sofern der Schalter jetzt eingeschaltet ist.
Bestellungen ansehen und erstellen
Eine Rechnung korrigieren
Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht bearbeiten. Wird eine Stripe- oder PayPal-Zahlung erstattet, erzeugt die Rückerstattung eine Gutschrift, sofern Gutschriften automatisch ausgestellt werden, was standardmäßig der Fall ist. Sie bezieht sich auf die Rechnung der erstatteten Zahlung, bei einem Abonnement auf die Rechnung dieser Verlängerung, und listet deren Positionen auf. Gutschriften haben eine eigene Nummerierung, die Sie im Tab Gutschrift festlegen.
Bei einer Bestellung auf Rechnung, per Banküberweisung oder bar, die eine Rechnung hat, erzeugt das Setzen des Status auf Erstattet oder Storniert die Gutschrift.
Rückerstattungen und Gutschriften
Füllen Sie die Unternehmensdaten vor Ihrem ersten Verkauf aus. Ihre Angaben werden bei der Ausstellung auf jede Rechnung kopiert und später nicht aktualisiert.