O memberarea emite ele próprio a fatura de cada encomenda paga, numera-a numa sequência sem falhas e envia-a ao comprador em PDF. Você decide se isto acontece automaticamente, que prefixo têm os números e qual o aspeto do documento. Este artigo explica quando é emitida uma fatura, como é formado o número e o que pode alterar depois.
Abrir a visão geral dos pagamentos
Antes de começar
Se os Pagamentos estiverem desativados no seu espaço de trabalho, ative-os primeiro em Configurações > Funcionalidades. Abrir a área de pagamentos exige Ver pagamentos, e guardar alterações aos seus documentos exige Atualizar pedidos / clientes. Das funções incorporadas, Proprietário e Administrador têm ambas.
As configurações de faturas ficam em Pagamentos > Configurações > Documentos. O separador Fatura contém tudo o que está nesta página. O separador Design contém o esquema, as cores e o logótipo que todos os documentos partilham.
Quando é emitida uma fatura
Com Emitir faturas automaticamente em pedidos pagos ativado, o memberarea emite uma fatura:
- quando uma encomenda é paga,
- para cada pagamento de subscrição ou de prestação a seguir ao primeiro,
- de imediato para uma encomenda paga com fatura.
O interruptor está ativado num espaço de trabalho novo. Se um pagamento ainda estiver a caminho, a fatura espera até o dinheiro chegar.
As encomendas pagas com fatura recebem a sua fatura mesmo com o interruptor desativado. A fatura mostra também os seus dados bancários, se os tiver introduzido, e o número da encomenda como referência do pagamento, e a sua data de vencimento é a data de vencimento do pagamento da encomenda. Qualquer outra fatura vence 14 dias depois de ser emitida.
O comprador recebe o PDF anexado ao e-mail Confirmação de pedido, ou ao e-mail Assinatura renovada numa renovação, desde que esse e-mail esteja ativado em Configurações > Notificações. Uma encomenda paga com fatura recebe-o com o e-mail que contém as instruções de pagamento. Os compradores também podem transferir as suas faturas na sua área de faturação.
As encomendas que cria à mão recebem o imposto do Stripe Tax quando este está ativado, e a sua fatura mostra-o.
Como são formados os números de fatura
Cada número tem o formato PREFIX-YEAR-00001, por exemplo INV-2026-00001. A
sequência pertence ao seu espaço de trabalho, não tem falhas e recomeça em
00001 em cada ano civil. Duas faturas emitidas no mesmo momento recebem na
mesma dois números diferentes. As encomendas de teste recebem números começados
por TEST- de uma sequência própria, por exemplo TEST-INV-2026-00001, por
isso a sua sequência de produção não tem falhas causadas por testes. Uma
encomenda com fatura não pode ser eliminada, por isso a sequência mantém-se sem
falhas.
Define o prefixo na secção Numeração com Prefixo do número de fatura.
É INV até o alterar, e aceita letras, algarismos, sublinhado e hífen, até 20
caracteres. As letras são convertidas em maiúsculas. A linha por baixo do campo
pré-visualiza o formato.
Um novo prefixo aplica-se às faturas emitidas a partir desse momento. As faturas já emitidas mantêm o seu número, porque um número nunca é reutilizado nem alterado.
O que contém uma fatura emitida
A fatura usa os seus dados de vendedor de Pagamentos > Configurações > Informações da empresa e o aspeto do separador Design. No separador Fatura também pode definir o Título, uma Nota e o Texto do rodapé do documento. Pré-visualizar PDF abre uma fatura de exemplo com o título, a nota, o rodapé e o design que guardou.
O memberarea guarda uma cópia dos seus dados e do design com cada fatura no momento em que é emitida. As alterações posteriores às informações da empresa ou ao design só afetam as novas faturas, por isso uma fatura antiga tem sempre o aspeto que tinha quando o seu comprador a recebeu.
Transferir uma fatura
Abra a encomenda em Pagamentos > Vendas > Pedidos. Assim que a encomenda tem uma fatura, ou quando está Pago, mostra Fatura (PDF), que transfere a fatura mais recente da encomenda, também depois de um reembolso total e numa encomenda paga com fatura que ainda está em aberto. A caixa Faturas lista todas as faturas da encomenda, incluindo as renovações. Se ainda não existir nenhuma fatura, por exemplo porque a emissão automática estava desativada quando a encomenda foi paga, o memberarea emite-a no momento em que a transfere, desde que o interruptor esteja agora ativado.
Corrigir uma fatura
Uma fatura emitida não pode ser editada. Quando um pagamento Stripe ou PayPal é reembolsado, o reembolso cria uma nota de crédito, desde que as notas de crédito sejam emitidas automaticamente, o que acontece por predefinição. Ela remete para a fatura do pagamento reembolsado, numa subscrição a fatura dessa renovação, e lista os seus itens. As notas de crédito têm numeração própria, definida no separador Nota de crédito.
Numa encomenda paga com fatura, transferência bancária ou dinheiro que tenha fatura, definir o estado como Reembolsado ou Cancelado cria a nota de crédito.
Preencha as Informações da empresa antes da primeira venda. Os seus dados são copiados para cada fatura no momento em que é emitida e não são atualizados depois.