Je team bestaat uit iedereen die je helpt het platform te runnen. Een rol bepaalt wat iemand in de beheeromgeving mag zien en wijzigen. Zo komt een cursusmaker nooit per ongeluk bij de betalingen uit, en kan een collega van support leden helpen zonder aan de instellingen te komen.
De pagina staat onder Instellingen > Team en rollen en heeft twee tabbladen: Team toont iedereen van wie de rol niet Lid is, en Rollen laat zien wat elke rol mag.
Wie het team kan beheren
Voor elke instellingenpagina heb je het recht Platforminstellingen bijwerken nodig, dat in de roleditor onder Instellingen staat. Het tabblad Team vraagt daarnaast de teamrechten om teamleden te bekijken, uit te nodigen en te verwijderen. Alleen de standaardrollen Eigenaar en Beheerder hebben die, en de roleditor toont ze nooit. Om iemands rol te wijzigen heb je Rollen van lid bijwerken nodig.
Het tabblad Rollen vraagt het recht om rollen te beheren. Dat heeft alleen de Eigenaar, en ook dat recht staat niet in de editor.
De standaardrollen
Elk platform begint met zes rollen. Kies Rol bekijken op het tabblad Rollen om te zien wat elke rol mag. Rechten die een eigen rol nooit kan krijgen en onderdelen van functies die je hebt uitgeschakeld, worden daar niet getoond. Een standaardrol kun je niet wijzigen.
- Eigenaar heeft alle rechten. Deze rol wordt nooit aangeboden als je iemand uitnodigt of een rol wijzigt.
- Beheerder heeft alle rechten behalve het beheren van rollen.
- Contentmanager bouwt cursussen en hubs, beheert de mediabibliotheek en kan de community bekijken. Deze rol heeft geen toegang tot leden.
- Ledenbeheer beheert leden en groepen, kan ook de rol van een lid wijzigen en inloggen als lid, en modereert de community.
- Docent kan leden bekijken en bijwerken, modules in bestaande cursussen toevoegen en bewerken, media uploaden en de community modereren.
- Lid heeft helemaal geen toegang tot de beheeromgeving.
Iemand uitnodigen
Begin op het tabblad Team een nieuw item. Het venster Teamlid uitnodigen vraagt om Voornaam, Achternaam, E-mail, Taal en Rol. De taal staat standaard op je eigen taal en bepaalt welke taal de persoon na het inloggen ziet.
Na Uitnodigen krijgt de persoon de welkomstmail met een link om in te loggen op je platform.
De rollenlijst toont alleen rollen die niet hoger staan dan je eigen rol. Een beheerder kan dus nooit een nieuwe eigenaar aanmaken. Een beheerder kan een eigen rol alleen toekennen als die beheerder zelf elk recht in die rol heeft.
Nodig je iemand uit terwijl de teamlimiet van je pakket bereikt is, dan opent er een venster om te upgraden in plaats van dat de uitnodiging wordt verstuurd. Iedereen op het tabblad Team telt mee.
Iemand die al een ledenaccount heeft, hoeft geen uitnodiging te krijgen. Open het ledenprofiel van die persoon en gebruik Rol wijzigen.
Teamleden wijzigen en verwijderen
Bewerken opent het ledenprofiel van de persoon. Wijzig daar de rol met Rol wijzigen. Je kunt alleen de rol wijzigen van iemand die lager staat dan jij, en alleen naar een rol onder je eigen rol. De rol Eigenaar wordt hier nooit toegekend of afgenomen.
Verwijderen werkt alleen voor mensen van wie de rol lager staat dan die van jou. Een beheerder kan dus geen andere beheerder verwijderen, en niemand kan zichzelf verwijderen.
Verwijderen op het tabblad Team haalt de persoon alleen uit deze werkruimte. Het account en de toegang tot andere werkruimtes blijven bestaan. Wil je de persoon als lid houden, wijzig de rol dan in Lid.
Eigen rollen
Passen de standaardrollen niet, dan kan de eigenaar op het tabblad Rollen eigen rollen aanmaken met Toevoegen. Dat opent het venster Rol aanmaken. Eigen rollen vragen een betaald pakket. Bij elk ander pakket toont het tabblad: “Eigen rollen zijn beschikbaar in betaalde pakketten. Upgrade om je eigen sets met rechten te definiëren.”
Een eigen rol heeft een Rolnaam van maximaal 60 tekens en minstens één recht. De Rechtengebieden in de editor tonen alleen gebieden waarvan de functie op je platform aanstaat, en Alles selecteren vinkt een heel gebied in één keer aan. Sommige rechten zijn nooit beschikbaar in een eigen rol: teamleden beheren, rollen beheren, API-sleutels en eigen code. Het tabblad Team zelf blijft daarom bij de eigenaar en de beheerders.
Neem Beheeromgeving openen op in elke eigen rol die voor de beheeromgeving bedoeld is. Een rol zonder dat recht kan de beheeromgeving helemaal niet openen.
Eigen rollen verschijnen in de rollenlijst van Teamlid uitnodigen en Rol wijzigen. Bewerken en Verwijderen bestaan alleen voor eigen rollen. Een rol die mensen nog hebben, kun je niet verwijderen: “Leden die deze rol hebben, moeten eerst opnieuw worden toegewezen.”
Tweestapsverificatie verplichten
Op het tabblad Team vind je Beheerders moeten tweestapsverificatie gebruiken. Staat dat aan, dan worden eigenaren en beheerders zonder tweede inlogstap eerst naar het instellen ervan gestuurd voordat ze verder kunnen. Alleen de eigenaar kan deze instelling wijzigen.
Als je het inschakelt, laat de pagina zien hoeveel eigenaren of beheerders het nog niet hebben ingesteld. Hoor jij daar ook bij, dan ga je na het opslaan meteen naar het instellen.
Wijzigingen bijhouden
Uitnodigingen, verwijderingen en rolwijzigingen, het aanmaken, bewerken en verwijderen van eigen rollen en het in- of uitschakelen van de verplichte tweestapsverificatie worden allemaal vastgelegd in het auditlogboek.