Een teamlid is iemand die samen met jou in de beheeromgeving werkt. Dat is iets anders dan een lid, dat als je klant inlogt in de ledenomgeving. Dit artikel gaat over de eerste groep.
Iemand uitnodigen
- Open Instellingen en daarna Team en rollen.
- Klik op Toevoegen.
- Vul de voornaam, achternaam en het e-mailadres in en kies de taal.
- Kies de rol die de persoon moet krijgen.
- Klik op Uitnodigen.
De persoon krijgt een e-mail met een link om een eigen wachtwoord in te stellen.
Een e-mailadres kan in je werkruimte maar bij één account horen, leden meegerekend. Is het adres al in gebruik, dan verschijnt er een melding bij het veld. Wil je een bestaand lid toegang geven, wijzig dan de rol van dat lid.
Je pakket bepaalt hoeveel mensen in de beheeromgeving kunnen werken, en je eigen account neemt een van die plekken in. Is de limiet bereikt, dan toont Uitnodigen een upgrade-melding in plaats van het account aan te maken. Upgrade je pakket of verwijder iemand die geen toegang meer nodig heeft.
Nodig mensen uit met het adres dat ze echt gebruiken. Met dat adres loggen ze in.
De teamlijst toont iedereen met een andere rol dan lid, met naam, e-mailadres en rol. De zoekfunctie vindt mensen op naam en e-mailadres.
Wil je een bestaand lid in het team opnemen, open dan het profiel van dat lid onder “Doelgroep” en klik op de potloodknop Rol wijzigen naast de rol.
Wat een rol bepaalt
Een rol is een set rechten. Voor elk onderdeel van het platform bepaalt die wat deze persoon daar mag, zoals bekijken, aanmaken, bewerken of verwijderen.
Zo kun je iemand het onderdeel cursussen geven zonder je omzetcijfers te laten zien, of een moderator in de community laten werken zonder dat die aan de facturering kan komen.
De ingebouwde rollen, van boven naar beneden: Eigenaar, Beheerder, Contentmanager en Ledenbeheer, Docent en Lid. Een werkruimte heeft precies één eigenaar, en de rol van eigenaar kan aan niemand anders worden gegeven.
Het tabblad Rollen naast Team toont elke rol en hoeveel rechten die geeft. Alleen de eigenaar ziet dit tabblad. Beheerders zien alleen de teamlijst.
Je eigen rol maken
De ingebouwde rollen dekken de gangbare gevallen. Passen ze niet, dan kan de eigenaar er zelf een maken. Aangepaste rollen zijn beschikbaar in de betaalde pakketten.
- Open het tabblad Rollen.
- Klik op Toevoegen en geef de rol een naam die mensen herkennen, zoals “Cursusredacteur” of “Support”.
- Loop de lijst met onderdelen af en geef de rechten die dat werk vraagt.
- Klik op Aanmaken en wijs de rol daarna toe aan de mensen die dat werk doen.
Geef zo weinig rechten als nodig is om iemand het werk te laten doen. Het is makkelijker om een recht toe te voegen als een collega erom vraagt, dan later te ontdekken dat iedereen alles kon zien.
Een aangepaste rol met toegang tot de beheeromgeving telt minstens zo zwaar als Ledenbeheer. Alleen beheerders en de eigenaar kunnen inloggen als iemand met zo’n rol.
Wie wie mag wijzigen
Iedereen werkt naar beneden. Je kunt alleen mensen bewerken, blokkeren of verwijderen van wie de rol lager staat dan die van jou, en je kunt alleen rollen geven tot je eigen niveau. Beheerders kunnen de eigenaar of andere beheerders niet verwijderen, blokkeren of wijzigen.
Dezelfde regel beschermt inloggegevens. Niemand kan het wachtwoord, het e-mailadres, de status of de blokkering wijzigen van iemand met een rol die even hoog of hoger staat.
Wie teamleden mag beheren, kan de rollen wijzigen van iedereen die lager staat. Behandel dat recht als de sleutels van het gebouw.
Toegang wijzigen of intrekken
Gebruik Bewerken naast een persoon om het teamvenster te openen. Daar wijzig je rol, naam, e-mailadres en taal, en klik je op Opslaan. De wijziging gaat in bij de volgende keer dat de persoon een pagina laadt, niet pas bij de volgende keer inloggen. Je eigen gegevens kun je hier niet wijzigen. Gebruik daarvoor je eigen account.
Je eigen account: profiel, inloggen en meldingen
Verwijderen haalt iemand uit het team. Een venster Verwijderen uit het team? vraagt eerst om bevestiging. De toegang tot deze werkruimte stopt direct. Het account en het lidmaatschap van andere werkruimtes blijven bestaan, en inhoud die de persoon heeft gemaakt, blijft staan. Als je een redacteur verwijdert, verdwijnen de lessen van die redacteur dus niet.
Blokkeren in het teamvenster trekt de beheerdersrol in en verhindert dat de persoon inlogt. Je kunt een reden opgeven, die de persoon op het blokkeringsscherm ziet.
Vertrekt iemand, verwijder die persoon dan dezelfde dag. Het is zo gedaan, en het auditlogboek legt vast wie het heeft gedaan.
Tweestapsverificatie verplichten
Boven de teamlijst staat het vak Tweestapsverificatie. De eigenaar kan Beheerders moeten tweestapsverificatie gebruiken inschakelen. Eigenaren en beheerders zonder tweede stap worden dan naar de instelpagina gestuurd voordat ze verder kunnen. Geldt dat ook voor jou, dan opent de instelpagina direct na het opslaan.
Alleen de eigenaar kan deze instelling wijzigen. In- en uitschakelen wordt vastgelegd in het auditlogboek.
Zien wie wat heeft gedaan
Het auditlogboek legt wijzigingen vast aan je team, rollen, instellingen, facturering en integraties, wijzigingen aan leden zoals status, rol of e-mailadres, en elke keer dat iemand inlogt als lid, telkens met een naam en een tijdstempel.