Elk evenement staat in een agenda. Een agenda geeft een reeks evenementen een gemeenschappelijke kleur en een standaardtijdzone, en is de plek waar je bepaalt welke leden ze zien. De meeste bedrijven beginnen met één agenda en voegen er meer toe zodra ze aparte programma’s draaien, zoals een wekelijkse call en een jaarlijkse retraite.
Staat Evenementen uit in je werkruimte, zet het dan aan onder Instellingen > Functies.
Wie kan agenda’s aanmaken en wijzigen?
Voor het aanmaken, bewerken, delen en verwijderen van agenda’s heb je het recht Agenda’s beheren nodig. Om de pagina’s van Evenementen te kunnen zien, heb je Evenementen bekijken nodig. Je wijst beide toe aan een rol onder Instellingen > Team en rollen.
Zonder Agenda’s beheren blijven de plusknop en de optie Bewerken in de agendalijst verborgen.
Hoe maak je een agenda aan?
Op het tabblad Agenda staat de agendalijst in de filterbalk onder Agenda’s. Klik op de plusknop met de titel Agenda toevoegen. Je kunt ook Agenda toevoegen kiezen in het veld Agenda terwijl je een evenement aanmaakt.
Het formulier opent met de naam Nieuwe agenda, een willekeurige kleur en de tijdzone van je browser. Onder Informatie stel je in:
- Naam, met de kleurkiezer ernaast. De naam is verplicht en mag maximaal 255 tekens lang zijn.
- Beschrijving, optioneel en zichtbaar op de openbare abonneerpagina. Maak het veld leeg en sla op om de beschrijving weer te verwijderen.
- Standaardtijdzone voor evenementen, waarmee elk nieuw evenement in deze agenda begint.
Klik op Aanmaken. De nieuwe agenda wordt je standaardagenda, dus het volgende evenement dat je aanmaakt, komt erin terecht.
Waarom is de tijdzone belangrijk?
Kies je een agenda voor een nieuw evenement, dan neemt het evenement de tijdzone van de agenda over. Heb je de tijdzone van het evenement al met de hand gewijzigd, dan blijft jouw keuze staan. Stel de tijdzone van de agenda in op de plek waar de meeste evenementen echt plaatsvinden, niet op de plek waar jij toevallig zit.
Welke leden zien een agenda?
Een nieuwe agenda staat open voor alle leden: hij wordt meteen toegewezen aan de groep Alle leden. Het onderdeel Toegang verschijnt zodra de agenda bestaat, met de hint “Kies welke leden deze agenda kunnen zien.”
Gebruik Lid toewijzen op het tabblad Leden of Groep toewijzen op het tabblad Groepen om aan te geven wie hem ziet. Verwijder de groep Alle leden als de agenda alleen voor een kleinere kring bedoeld is.
Een lid ziet een evenement als het toegang heeft tot het evenement zelf of tot de agenda ervan, direct of via een groep. Is een evenement beperkt tot een Ruimte, dan hebben leden ook toegang tot die ruimte nodig om het te zien. Beheerders zien elke agenda.
Hoe filter je de agendaweergave?
Met de agendalijst in de filterbalk toon of verberg je agenda’s in je eigen weergave. Klik op Alle agenda’s om alles te tonen. In het menu met de drie puntjes van een agenda verbergt Alleen deze agenda de andere. Je selectie wordt voor je account onthouden en verandert niets aan wat leden zien.
Hoe volgen leden een agenda?
Leden zien dezelfde agendalijst op hun pagina Evenementen. In het menu met de drie puntjes van een agenda vinden ze Volgen. Een volger krijgt één keer een melding wanneer er een nieuw evenement in die agenda wordt gepubliceerd, op voorwaarde dat de volger toegang heeft tot dat evenement. De melding gaat ook per e-mail, tenzij het lid Evenementherinneringen heeft uitgezet in de meldingen van het profiel of E-mail me bij nieuwe evenementen heeft uitgezet voor die agenda.
Hoe deel je een agenda openbaar?
Het onderdeel Openbaar zet de Openbare abonneerpagina aan. Daarmee publiceer je een pagina waarop iedereen zich in de eigen agenda-app op deze agenda kan abonneren, zonder in te loggen. Nieuwe evenementen worden automatisch gesynchroniseerd.
Zodra het aanstaat, krijg je twee adressen, elk met een kopieerknop:
- Openbare pagina opent de abonneerpagina. Die toont de naam, de beschrijving en de kleur van de agenda en geeft maximaal 12 komende data van de volgende 60 dagen weer. Geannuleerde evenementen worden weggelaten.
- Feed-URL is de agendafeed zelf. Plak hem in elke agenda-app die een abonnementslink accepteert.
Een QR-code linkt naar de openbare pagina. Druk hem af op een flyer of zet hem op een dia.
De openbare pagina en de feed tonen alleen evenementen die openstaan voor de groep Alle leden en niet beperkt zijn tot een ruimte. Beide adressen werken niet zolang Evenementen uitgeschakeld is.
Zet de openbare pagina alleen aan voor een agenda waarvan de evenementen voor iedereen bedoeld zijn. Houd evenementen voor een kleinere kring in een aparte agenda die privé blijft.
Zet je de openbare pagina uit, dan worden beide adressen uitgeschakeld. Zet je hem weer aan, dan ontstaan er nieuwe adressen, dus links die je eerder hebt gedeeld, werken niet meer.
Waar zie je het gebruik van de feeds?
Instellingen in de kop van Evenementen bevat het onderdeel Agenda-abonnementen. De tegels Actieve feeds, Synchronisaties en Laatste synchronisatie tellen de persoonlijke agendafeeds waarop je leden zich hebben geabonneerd. Agenda-apps halen updates op volgens hun eigen schema, dus de cijfers veranderen telkens wanneer ze synchroniseren.
Zodra leden de abonneerknoppen op hun pagina Agenda’s hebben gebruikt, toont Abonneerklikken per app hoe vaak elke agenda-app is gekozen, gesorteerd op aantal klikken.
Wat leden bij evenementen zien
Hoe verwijder je een agenda?
Open de agenda, klik op Verwijderen en bevestig. De agenda gaat naar de prullenbak onder Instellingen > Prullenbak, waar je hem kunt herstellen. De evenementen worden niet mee verwijderd, maar ze worden niet meer getoond zolang de agenda in de prullenbak staat. Kies eerst bij elk evenement een andere agenda in het veld Agenda, of verwijder de evenementen die je niet meer nodig hebt.