Ogni evento si trova in un calendario. Un calendario dà a un gruppo di eventi un colore comune, un fuso orario predefinito e un unico punto in cui decidere quali membri li vedono. La maggior parte delle attività inizia con un solo calendario e ne aggiunge altri quando gestisce programmi separati, per esempio una call settimanale e un ritiro annuale.
Se Eventi è disattivato nel suo spazio di lavoro, lo attivi in Impostazioni > Funzionalità.
Chi può creare e modificare i calendari?
Per creare, modificare, condividere ed eliminare calendari serve il permesso Gestisci calendari. Per vedere le pagine degli Eventi serve in ogni caso Visualizza eventi. Assegna entrambi a un ruolo in Impostazioni > Team e ruoli.
Senza Gestisci calendari, il pulsante più e la voce Modifica nell'elenco dei calendari restano nascosti.
Come si crea un calendario?
Nella scheda Calendario, l'elenco dei calendari si trova nella barra dei filtri sotto Calendari. Clicchi sul pulsante più con il titolo Aggiungi Calendario. Può anche scegliere Aggiungi nuovo calendario dal campo Calendario mentre crea un evento.
Il modulo si apre con il nome Nuovo Calendario, un colore casuale e il fuso orario del suo browser. In Informazioni imposta:
- Nome, con il selettore del colore accanto. Il nome è obbligatorio e può essere lungo fino a 255 caratteri.
- Descrizione, facoltativa, che compare sulla pagina di iscrizione pubblica. Svuoti il campo e salvi per rimuoverla di nuovo.
- Fuso orario predefinito per gli eventi, con cui parte ogni nuovo evento di questo calendario.
Clicchi su Crea. Il nuovo calendario diventa il suo calendario predefinito, quindi il prossimo evento che crea finisce lì.
Perché il fuso orario è importante?
Quando sceglie un calendario per un nuovo evento, l'evento ne riprende il fuso orario. Se ha già cambiato a mano il fuso orario dell'evento, la sua scelta resta. Imposti il fuso orario del calendario sul luogo in cui si svolge davvero la maggior parte dei suoi eventi, non su quello in cui si trova lei in quel momento.
Quali membri vedono un calendario?
Un nuovo calendario è aperto a tutti i membri: viene assegnato subito al gruppo Tutti i membri. La sezione Accesso compare non appena il calendario esiste, con l'indicazione "Scegli quali membri possono vedere questo calendario."
Usi Assegna membro nella scheda Membri o Assegna gruppo nella scheda Gruppi per indicare chi lo vede. Rimuova il gruppo Tutti i membri se il calendario è pensato solo per una cerchia più ristretta.
Un membro vede un evento quando ha accesso all'evento stesso o al suo calendario, direttamente o tramite un gruppo. Se un evento è limitato a uno Spazio, i membri devono avere accesso anche a quello spazio per vederlo. Gli amministratori vedono tutti i calendari.
Come si filtra la vista del calendario?
L'elenco dei calendari nella barra dei filtri mostra o nasconde i calendari nella sua vista. Clicchi su Tutti i calendari per mostrare tutto. Nel menu a tre puntini di un calendario, Solo questo calendario nasconde gli altri. La sua selezione viene ricordata per il suo account e non cambia ciò che vedono i membri.
Come seguono un calendario i membri?
I membri vedono lo stesso elenco di calendari nella loro pagina Eventi. Nel menu a tre puntini di un calendario trovano Segui. Chi segue riceve un avviso una volta, quando viene pubblicato un nuovo evento in quel calendario, purché abbia accesso a quell'evento. L'avviso arriva anche via e-mail, a meno che il membro non abbia disattivato Promemoria degli eventi nelle notifiche del profilo o non abbia spento Avvisami via email sui nuovi eventi per quel calendario.
Come si condivide pubblicamente un calendario?
La sezione Pubblico attiva la Pagina di iscrizione pubblica. Pubblica una pagina in cui chiunque può iscriversi a questo calendario nella propria app di calendario, senza accedere. I nuovi eventi si sincronizzano in automatico.
Una volta attivata, riceve due indirizzi, ciascuno con un pulsante per copiarlo:
- Pagina pubblica apre la pagina di iscrizione. Mostra nome, descrizione e colore del calendario ed elenca fino a 12 date in programma nei prossimi 60 giorni. Gli eventi annullati sono esclusi.
- URL del feed è il feed del calendario vero e proprio. Lo incolli in qualsiasi app di calendario che accetti un link di iscrizione.
Un codice QR rimanda alla pagina pubblica. Lo stampi su un volantino o lo inserisca in una slide.
La pagina pubblica e il feed mostrano solo gli eventi aperti al gruppo Tutti i membri e non limitati a uno Spazio. Entrambi gli indirizzi smettono di funzionare finché Eventi è disattivato.
Attivi la pagina pubblica solo per un calendario i cui eventi sono pensati per tutti. Tenga gli eventi per una cerchia più ristretta in un calendario separato che resta privato.
Disattivando la pagina pubblica si disattivano entrambi gli indirizzi. Riattivandola se ne creano di nuovi, quindi i link condivisi in precedenza smettono di funzionare.
Dove vede l'utilizzo dei feed?
Impostazioni nell'intestazione degli Eventi contiene la sezione Iscrizioni al feed. I riquadri Feed attivi, Sincronizzazioni totali e Ultima sincronizzazione contano i feed personali del calendario a cui si sono iscritti i suoi membri. Le app di calendario si aggiornano secondo i propri tempi, quindi i numeri cambiano man mano che si sincronizzano.
Quando i membri hanno usato i pulsanti di iscrizione nella loro pagina Calendari, Clic di iscrizione per app elenca quante volte è stata scelta ciascuna app di calendario, ordinate per numero di clic.
Cosa vedono i membri negli Eventi
Come si elimina un calendario?
Apra il calendario, clicchi su Elimina e confermi. Il calendario finisce nel cestino in Impostazioni > Cestino, da dove può ripristinarlo. I suoi eventi non vengono eliminati insieme a lui, ma non vengono più mostrati finché il calendario è nel cestino. Prima scelga un altro calendario nel campo Calendario di ogni evento, oppure elimini gli eventi che non le servono più.