Un evento è una data che i suoi membri possono vedere, a cui possono iscriversi e che possono aggiungere al proprio calendario. Questo articolo spiega come crearne uno e come modificarlo in seguito senza confondere chi ha già in programma di partecipare.
Se Eventi è disattivato nel suo spazio di lavoro, lo attivi in Impostazioni > Funzionalità.
Quali permessi servono?
Per creare e duplicare eventi serve Crea eventi. Per modificare, spostare, annullare e fare il check-in serve Aggiorna eventi. Per eliminare serve Elimina eventi. Per assegnare membri o gruppi a un singolo evento serve Assegna membro o gruppo a eventi. Tutti si basano su Visualizza eventi.
Come si crea un evento?
Clicchi su Aggiungi evento. Il modulo Crea Evento ha tre passaggi: Dettagli dell'evento, Anteprima e link e Accesso. Il suo piano stabilisce quanti eventi può avere. Quando raggiunge il limite, la creazione si interrompe con un messaggio.
Dettagli dell'evento
- Titolo è obbligatorio, e la Breve descrizione compare sulla scheda dell'evento.
- Calendario è preselezionato con il suo calendario predefinito. L'evento ne riprende il fuso orario, che può cambiare in Fuso orario.
- Inizio è obbligatorio. Aggiungi ora di fine imposta una fine, che non può essere precedente all'inizio. Senza ora di fine, l'evento conta come lungo un'ora, per esempio nei feed del calendario e per la partecipazione. Tutto il giorno elimina gli orari.
- Ricorrente ripete l'evento ogni giorno, settimana, mese o anno e termina mai, dopo un certo numero di date o in una data precisa.
- Luogo offre URL, Di persona e Da annunciare, che è preselezionato. Per i primi due, in Dettagli del luogo sceglie un luogo salvato, per esempio un link di riunione o un indirizzo, oppure ne aggiunge uno con Nuovo Luogo.
In Notifiche, Promemoria push è attivo per impostazione predefinita e parte 10 minuti prima dell'inizio. Promemoria via e-mail è disattivato per impostazione predefinita. Con l'RSVP attivo, entrambi raggiungono i membri che hanno risposto Parteciperò o Forse e chi possiede un biglietto. Con l'RSVP disattivato, raggiungono tutti coloro che hanno accesso. Avvisa tutti quando inizia invia a tutti coloro che hanno accesso una notifica push e un messaggio nell'app all'inizio, per una serie a ogni data. Non è disponibile per gli eventi di un giorno intero.
Anteprima e link
Immagine dell'evento accetta un JPG o PNG di almeno 1280 x 720 pixel. L'anteprima mostra come i membri vedono l'evento nel piano settimanale.
Può aggiungere un pulsante per ogni fase: Prima dell'evento, Durante l'evento e Dopo l'evento. Ognuno richiede un'etichetta di massimo 60 caratteri e un indirizzo http o https. Li usi per il link della riunione, un quaderno di lavoro o la registrazione. Icona e Colore definiscono l'aspetto del pulsante.
Ogni fase ha la propria finestra temporale. Un pulsante Prima dell'evento smette di funzionare all'inizio, un pulsante Durante l'evento funziona a ridosso dell'evento stesso e un pulsante Dopo l'evento si attiva alla fine. Disponibile da e Disponibile fino a spostano questi limiti, per esempio per mostrare il quaderno di lavoro con un giorno di anticipo. Fuori dalla finestra i membri vedono "Questo link non è disponibile al momento."
Per cambiare l'immagine in seguito, usi Cambia Immagine in Informazioni nella barra laterale di modifica. Imposta punto focale nel menu a tre puntini dell'evento mantiene visibile la parte importante dell'immagine quando la scheda la ritaglia.
Accesso
Visibilità decide chi vede l'evento. Comunità lo mostra a tutti i membri. Privato lo mostra solo ai membri con accesso al calendario. In seguito può aggiungere singoli membri e gruppi. Con uno Spazio, vedono l'evento solo i membri di quello spazio.
Il Riepilogo mostra ancora una volta le sue scelte. Clicchi su Crea Evento. L'evento viene pubblicato subito e chi segue il calendario riceve un avviso.
Come si modifica un evento?
Scelga Modifica nel menu a tre puntini dell'evento. La barra laterale raggruppa tutto in sezioni: Informazioni, Descrizione, Link, RSVP, Partecipanti, Ticket, Lista d'attesa, Report, Accesso, Notifiche e Condividi. Modifica accesso nel menu a tre puntini apre la barra laterale direttamente su Accesso.
L'interruttore Pubblicato mette offline un evento senza eliminarlo. Mentre è disattivato, Orario di pubblicazione pianificato le permette di scegliere un momento prima dell'inizio in cui l'evento va online da solo. Chi segue il calendario e può vedere l'evento ne riceve notizia in quel momento, a meno che non sia già stato avvisato di questo evento in precedenza.
In Notifiche può aggiungere altri promemoria con Aggiungi promemoria. Ognuno ha un orario, un titolo, un messaggio e Su quale canale: E-mail, Nell'app o Push. Con Invia a tutti i membri con accesso disattivato e l'RSVP attivo, lo ricevono solo i membri che hanno risposto Parteciperò o Forse e chi possiede un biglietto. Senza RSVP, lo ricevono in ogni caso tutti coloro che hanno accesso.
In Condividi, Pagina dell'evento è il link che i membri aprono per vedere l'evento e rispondere. Per aprirlo i membri devono aver effettuato l'accesso e avere accesso all'evento. Sotto trova un link per aggiungere al calendario per ciascuno di Apple, Google, Office 365, Outlook, Outlook.com e Yahoo.
Argomenti, conduttori e un indirizzo personalizzato
Oltre alla descrizione, la sezione Descrizione della barra laterale di modifica contiene la breve descrizione, lo Spazio, il luogo e questi tre campi:
- Argomenti assegna all'evento fino a 5 argomenti. Digiti un nuovo nome e scelga Crea argomento per aggiungerne uno. L'elenco degli eventi nell'area admin può essere filtrato per argomento.
- Conduttori indica fino a 20 persone che gestiscono l'evento. Compaiono nei dettagli dell'evento quando lo apre nel calendario dell'area admin. I membri non li vedono.
- URL personalizzato dà alla pagina dell'evento un indirizzo leggibile
sotto
/user/events/. Se un nome è già occupato, vede "Questo indirizzo è già in uso." Alcuni nomi sono riservati al sistema e mostrano "Questo indirizzo è riservato."
Cosa succede con gli eventi ricorrenti?
Quando modifica, sposta o annulla una data di una serie, sceglie tra Solo questa ricorrenza e Intera serie. Modifica questa ricorrenza cambia il titolo, gli orari, la descrizione o i dettagli del luogo di una data senza toccare le altre. Elimina solo QUESTA occorrenza rimuove una singola data e mantiene la serie. Elimina TUTTI gli eventi futuri termina la serie prima della data scelta, e le date passate restano. Se sceglie la prima data, l'intera serie finisce nel cestino.
Spostare, annullare e duplicare
Sposta sposta l'evento a una nuova data e ora.
Annulla evento mantiene l'evento nel programma ma lo segna come annullato. I membri non possono più partecipare, la vendita dei biglietti si ferma e può usare Ripristina in qualsiasi momento. Il ripristino lascia disattivati i livelli dei biglietti, quindi riporti ogni livello su Attivo in Ticket quando vuole vendere di nuovo. Per una singola data di una serie, la vendita dei biglietti continua e il menu mostra Ripristina questa occorrenza al posto di Ripristina.
Spostare o annullare un evento pubblicato che deve ancora svolgersi invia un avviso alle persone. Con RSVP o biglietti attivi, l'avviso va ai partecipanti, altrimenti va a tutti coloro che possono vedere l'evento. Le modifiche nella barra laterale non inviano alcun avviso di modifica ai partecipanti, quindi usi Sposta quando cambia la data. Trascinare un evento su un'altra data nel calendario funziona come Sposta.
Duplica crea una copia con "(Copia)" nel nome, che parte non pubblicata. Mantiene promemoria, livelli dei biglietti, link, accesso, argomenti e conduttori, quindi deve solo adattare la data e pubblicarla.
Creare un evento da un post della community
Nel menu di un post della community, Crea evento dal post apre il modulo dell'evento con il contenuto del post già inserito. Il modulo mostra "Questo evento è collegato a un post della community." Con Avvisa l'autore alla creazione attivo, l'autore riceve notizia del nuovo evento.
Eliminare un evento
Elimina nel menu a tre puntini sposta l'evento nel cestino in Impostazioni > Cestino, da dove può ripristinarlo. La vendita dei biglietti per l'evento si ferma. Se vuole che i membri vedano che una data salta, la annulli invece di eliminarla.