Um evento é uma data que os seus membros podem ver, à qual se podem inscrever e que podem adicionar ao próprio calendário. Este artigo mostra como criar um e como alterá-lo mais tarde sem confundir quem já planeia vir.
Se Eventos estiver desligado no seu espaço de trabalho, ligue-o em Configurações > Funcionalidades.
Que permissões são precisas?
Criar e duplicar eventos requer Criar eventos. Editar, mover, cancelar e fazer check-in requer Atualizar eventos. Eliminar requer Excluir eventos. Atribuir membros ou grupos a um evento individual requer Atribuir membro ou grupo a eventos. Todas assentam em Ver eventos.
Como se cria um evento?
Clique em Adicionar evento. O formulário Criar evento tem três passos: Detalhes do evento, Prévia e links e Acesso. O seu plano define quantos eventos pode ter. Quando atinge o limite, a criação para com uma mensagem.
Detalhes do evento
- Título é obrigatório, e a Descrição breve aparece no cartão do evento.
- Calendário vem pré-selecionado com o seu calendário predefinido. O evento assume o fuso horário do calendário, que pode alterar em Fuso horário.
- Início é obrigatório. Adicionar horário de término define um fim, que não pode ser anterior ao início. Sem hora de fim, o evento conta como tendo uma hora de duração, por exemplo nos feeds de calendário e para entrar. Dia inteiro retira as horas.
- Recorrente repete o evento diária, semanal, mensal ou anualmente e termina nunca, após um número de datas ou numa data.
- Local oferece URL, Presencial e A anunciar, que vem pré-selecionado. Nos dois primeiros, em Dados do local escolhe um local guardado, por exemplo um link de reunião ou uma morada, ou cria um com Novo Local.
Em Notificações, o Lembrete push está ligado por predefinição e é enviado 10 minutos antes do início. O Lembrete por e-mail está desligado por predefinição. Com a confirmação de presença ligada, ambos chegam aos membros que responderam Vou participar ou Talvez e a quem tem ingresso. Com a confirmação de presença desligada, chegam a todos os que têm acesso. Avisar todos quando começar envia a todos os que têm acesso uma notificação push e uma mensagem na app no início, numa série em cada data. Não está disponível para eventos de dia inteiro.
Prévia e links
A Imagem do evento aceita um JPG ou PNG com pelo menos 1280 x 720 píxeis. A prévia mostra como os membros veem o evento no plano semanal.
Pode adicionar um botão para cada fase: Antes do evento, Durante o evento e Depois do evento. Cada um precisa de um rótulo com até 60 caracteres e de um endereço http ou https. Use-os para um link de reunião, um caderno de trabalho ou a gravação. Ícone e Cor definem o aspeto do botão.
Cada fase tem a sua própria janela de tempo. Um botão Antes do evento deixa de funcionar no início, um botão Durante o evento funciona em torno do próprio evento e um botão Depois do evento começa no fim. Disponível a partir de e Disponível até deslocam estes limites, por exemplo para mostrar o caderno de trabalho um dia antes. Fora da janela, os membros veem "Este link não está disponível neste momento."
Para alterar a imagem mais tarde, use Alterar Imagem em Informações na barra lateral de edição. Definir ponto de foco no menu de três pontos do evento mantém visível a parte importante da imagem quando o cartão a recorta.
Acesso
Visibilidade decide quem vê o evento. Comunidade mostra-o a todos os membros. Privado mostra-o apenas aos membros com acesso ao calendário. Pode acrescentar membros individuais e grupos mais tarde. Com um Espaço, só os membros desse espaço veem o evento.
O Resumo mostra mais uma vez as suas escolhas. Clique em Criar evento. O evento é publicado de imediato e quem segue o calendário é notificado.
Como se edita um evento?
Escolha Editar no menu de três pontos do evento. A barra lateral agrupa tudo em secções: Informações, Descrição, Links, Confirmar presença, Participantes, Ingressos, Lista de espera, Relatório, Acesso, Notificações e Compartilhar. Editar acesso no menu de três pontos abre a barra lateral diretamente em Acesso.
O interruptor Publicado tira um evento do ar sem o eliminar. Enquanto está desligado, Horário de publicação agendado permite escolher um momento antes do início em que o evento fica disponível sozinho. Quem segue o calendário e pode ver o evento é avisado nesse momento, a não ser que já tenha sido avisado sobre este evento antes.
Em Notificações pode acrescentar mais lembretes com Adicionar lembrete. Cada um tem uma hora, um título, uma mensagem e Por qual canal é enviado: E-mail, No app ou Push. Com Enviar para todos os membros com acesso desligado e a confirmação de presença ligada, só o recebem os membros que responderam Vou participar ou Talvez e quem tem ingresso. Sem confirmação de presença, recebem-no sempre todos os que têm acesso.
Em Compartilhar, a Página do evento é o link que os membros abrem para ver o evento e responder. Para a abrir, os membros têm de ter sessão iniciada e acesso ao evento. Por baixo encontra um link para adicionar ao calendário para cada um destes: Apple, Google, Office 365, Outlook, Outlook.com e Yahoo.
Temas, anfitriões e um endereço próprio
Além da descrição, a secção Descrição da barra lateral de edição contém a descrição breve, o Espaço, o local e estes três campos:
- Temas associa o evento a até 5 temas. Escreva um nome novo e escolha Criar tema para o acrescentar. A lista de eventos do admin pode ser filtrada por tema.
- Anfitriões indica até 20 pessoas que conduzem o evento. Aparecem nos detalhes do evento quando o abre no calendário do admin. Os membros não os veem.
- URL personalizada dá à página do evento um endereço legível em
/user/events/. Se um nome já estiver ocupado, vê "Este endereço já está em uso." Alguns nomes estão reservados para o sistema e mostram "Este endereço está reservado."
O que acontece com eventos recorrentes?
Quando edita, move ou cancela uma data de uma série, escolhe entre Apenas esta ocorrência e Toda a série. Editar esta ocorrência altera o título, as horas, a descrição ou os dados do local de uma data sem mexer nas outras. Excluir apenas ESTA ocorrência remove uma única data e mantém a série. Excluir TODOS os eventos futuros termina a série antes da data escolhida, e as datas passadas mantêm-se. Se escolher a primeira data, a série inteira vai para a lixeira.
Mover, cancelar e duplicar
Mover desloca o evento para uma nova data e hora.
Cancelar evento mantém o evento no plano, mas marca-o como cancelado. Os membros deixam de poder entrar, a venda de ingressos para e pode Restabelecer o evento a qualquer momento. Ao restabelecer, os níveis de ingressos continuam desligados, por isso volte a pôr cada nível em Ativo em Ingressos quando quiser vender outra vez. Numa data individual de uma série, a venda de ingressos continua e o menu mostra Desfazer o cancelamento em vez de Restabelecer.
Mover ou cancelar um evento publicado que ainda está por acontecer notifica pessoas. Com confirmação de presença ou ingressos ligados, o aviso vai para os participantes. Caso contrário, vai para todos os que podem ver o evento. As alterações na barra lateral de edição não enviam aviso de alteração aos participantes, por isso use Mover quando a data muda. Arrastar um evento para outra data no calendário funciona como Mover.
Duplicar cria uma cópia com "(Cópia)" no nome, que começa sem estar publicada. Mantém os lembretes, os níveis de ingressos, os links, o acesso, os temas e os anfitriões, por isso basta ajustar a data e publicá-la.
Criar um evento a partir de uma publicação da comunidade
No menu de uma publicação da comunidade, Criar evento a partir do post abre o formulário do evento com o conteúdo da publicação já preenchido. O formulário mostra "Este evento está vinculado a uma publicação da comunidade." Com Notificar o autor ao criar ligado, o autor fica a saber do novo evento.
Eliminar um evento
Excluir no menu de três pontos move o evento para a lixeira em Configurações > Lixeira, onde o pode restaurar. A venda de ingressos do evento para. Se quiser que os membros vejam que uma data não se realiza, cancele-a em vez disso.