Un evento es una fecha que sus miembros pueden ver, a la que pueden inscribirse y que pueden añadir a su propio calendario. Este artículo explica cómo crear uno y cómo cambiarlo después sin confundir a las personas que ya piensan asistir.
Si Eventos está desactivado en su espacio de trabajo, actívelo en Configuraciones > Funciones.
¿Qué permisos necesita?
Crear y duplicar eventos requiere Crear eventos. Editar, mover, cancelar y registrar la entrada requieren Actualizar eventos. Eliminar requiere Eliminar eventos. Asignar miembros o grupos a un evento concreto requiere Asignar miembro o grupo a eventos. Todos ellos se basan en Ver eventos.
¿Cómo se crea un evento?
Haga clic en Agregar evento. El formulario Crear evento tiene tres pasos: Detalles del evento, Vista previa y enlaces y Acceso. Su plan determina cuántos eventos puede tener. Al alcanzar el límite, la creación se detiene con un mensaje.
Detalles del evento
- Título es obligatorio, y la Descripción breve se muestra en la tarjeta del evento.
- Calendario viene preseleccionado con su calendario predeterminado. El evento adopta la zona horaria del calendario, que puede cambiar en Zona horaria.
- Inicio es obligatorio. Añadir hora de fin fija un final, que no puede ser anterior al inicio. Sin hora de fin, el evento cuenta como de una hora de duración, por ejemplo en los feeds de calendario y para unirse. Todo el día elimina las horas.
- Recurrente repite el evento cada día, cada semana, cada mes o cada año y termina nunca, tras un número de fechas o en una fecha concreta.
- Ubicación ofrece URL, En persona y Por anunciar, que viene preseleccionada. Para las dos primeras, en Datos del lugar elige una ubicación guardada, por ejemplo un enlace de reunión o una dirección, o crea una con Nueva Ubicación.
En Notificaciones, el Recordatorio push está activado de forma predeterminada y se envía 10 minutos antes del inicio. El Recordatorio por correo está desactivado de forma predeterminada. Con la confirmación de asistencia activada, ambos llegan a los miembros que respondieron Asistiré o Quizás y a quienes tienen entrada. Con la confirmación de asistencia desactivada, llegan a todos los que tienen acceso. Avisar a todos cuando empiece envía a todos los que tienen acceso una notificación push y un mensaje en la app al inicio, y en una serie en cada fecha. No está disponible para eventos de todo el día.
Vista previa y enlaces
Imagen del evento admite un JPG o PNG de al menos 1280 x 720 píxeles. La vista previa muestra cómo ven los miembros el evento en el plan semanal.
Puede añadir un botón para cada fase: Antes del evento, Durante el evento y Después del evento. Cada uno necesita un texto de hasta 60 caracteres y una dirección http o https. Úselos para el enlace de la reunión, un cuaderno de trabajo o la grabación. Icono y Color dan estilo al botón.
Cada fase tiene su propia ventana de tiempo. Un botón Antes del evento deja de funcionar al inicio, un botón Durante el evento funciona en torno al propio evento y un botón Después del evento empieza al final. Disponible desde y Disponible hasta desplazan estos límites, por ejemplo para mostrar el cuaderno de trabajo un día antes. Fuera de la ventana, los miembros ven "Este enlace no está disponible en este momento."
Para cambiar la imagen más adelante, use Cambiar imagen en Información, en la barra lateral de edición. Definir punto de enfoque en el menú de tres puntos del evento mantiene visible la parte importante de la imagen cuando la tarjeta la recorta.
Acceso
Visibilidad decide quién ve el evento. Comunidad lo muestra a todos los miembros. Privado lo muestra solo a los miembros con acceso al calendario. Más adelante puede añadir miembros y grupos concretos. Con un Espacio, solo los miembros de ese espacio ven el evento.
El Resumen muestra sus elecciones una vez más. Haga clic en Crear evento. El evento se publica de inmediato y quienes siguen el calendario reciben un aviso.
¿Cómo se edita un evento?
Elija Editar en el menú de tres puntos del evento. La barra lateral agrupa todo en secciones: Información, Descripción, Enlaces, Confirmar asistencia, Asistentes, Entradas, Lista de espera, Informe, Acceso, Notificaciones y Compartir. Editar acceso en el menú de tres puntos abre la barra lateral directamente en Acceso.
El interruptor Publicado retira un evento sin eliminarlo. Mientras está desactivado, Hora de publicación programada le permite elegir un momento antes del inicio en el que se publica por sí solo. Quienes siguen el calendario y pueden ver el evento reciben entonces el aviso, salvo que ya se les hubiera avisado antes de este evento.
En Notificaciones puede añadir más recordatorios con Añadir recordatorio. Cada uno tiene una hora, un título, un mensaje y Por qué vía se envía: Correo electrónico, En la aplicación o Push. Con Enviar a todos los miembros con acceso desactivado y la confirmación de asistencia activada, solo lo reciben los miembros que respondieron Asistiré o Quizás y quienes tienen entrada. Sin confirmación de asistencia, lo reciben en cualquier caso todos los que tienen acceso.
En Compartir, Página del evento es el enlace que abren los miembros para ver el evento y responder. Los miembros tienen que haber iniciado sesión y tener acceso para abrirlo. Debajo encontrará un enlace para añadir al calendario para cada una de estas apps: Apple, Google, Office 365, Outlook, Outlook.com y Yahoo.
Temas, anfitriones y una dirección propia
Además de la descripción, la sección Descripción de la barra lateral de edición contiene la descripción breve, el Espacio, la ubicación y estos tres campos:
- Temas etiqueta el evento con hasta 5 temas. Escriba un nombre nuevo y elija Crear tema para añadirlo. La lista de eventos del área de administración se puede filtrar por tema.
- Anfitriones nombra hasta 20 personas que dirigen el evento. Aparecen en los detalles del evento cuando lo abre en el calendario de administración. Los miembros no los ven.
- URL personalizada da a la página del evento una dirección legible bajo
/user/events/. Si un nombre ya está ocupado, verá "Esta dirección ya está en uso." Algunos nombres están reservados para el sistema y muestran "Esta dirección está reservada."
¿Qué ocurre con los eventos recurrentes?
Cuando edita, mueve o cancela una fecha de una serie, elige entre Solo esta repetición y Toda la serie. Editar esta repetición cambia el título, las horas, la descripción o los datos del lugar de una fecha sin tocar las demás. Eliminar solo ESTA ocurrencia quita una única fecha y conserva la serie. Eliminar TODAS las futuras ocurrencias termina la serie antes de la fecha elegida, y las fechas pasadas se mantienen. Si elige la primera fecha, toda la serie pasa a la papelera.
Mover, cancelar y duplicar
Mover traslada el evento a una nueva fecha y hora.
Cancelar evento mantiene el evento en el plan, pero lo marca como cancelado. Los miembros ya no pueden unirse, la venta de entradas se detiene y usted puede Restablecer el evento en cualquier momento. Al restablecerlo, los niveles de entrada siguen desactivados, así que vuelva a poner cada nivel en Activo en Entradas cuando quiera vender de nuevo. Para una sola fecha de una serie, la venta de entradas continúa y el menú muestra Deshacer la cancelación en lugar de Restablecer.
Mover o cancelar un evento publicado que aún está por llegar avisa a las personas. Con confirmación de asistencia o entradas activadas, el aviso va a los asistentes. Si no, va a todos los que pueden ver el evento. Los cambios en la barra lateral de edición no envían ningún aviso de cambio a los asistentes, así que use Mover cuando cambie la fecha. Arrastrar un evento a otra fecha en el calendario funciona igual que Mover.
Duplicar crea una copia con "(Copia)" en el nombre que empieza sin publicar. Conserva los recordatorios, los niveles de entrada, los enlaces, el acceso, los temas y los anfitriones, así que solo tiene que ajustar la fecha y publicarla.
Crear un evento a partir de una publicación de la comunidad
En el menú de una publicación de la comunidad, Crear evento desde el post abre el formulario del evento con el contenido de la publicación ya rellenado. El formulario muestra "Este evento está vinculado a una publicación de la comunidad." Con Notificar al autor al crear activado, el autor recibe un aviso sobre el nuevo evento.
Eliminar un evento
Eliminar en el menú de tres puntos mueve el evento a la papelera, en Configuraciones > Papelera, donde puede restaurarlo. La venta de entradas del evento se detiene. Si quiere que los miembros vean que una fecha no se celebra, cancélela en su lugar.