Cada evento pertenece a un calendario. Un calendario da a un conjunto de eventos un color común, una zona horaria predeterminada y un único lugar para decidir qué miembros los ven. La mayoría de los negocios empiezan con un calendario y añaden más cuando tienen programas separados, por ejemplo una llamada semanal y un retiro anual.
Si Eventos está desactivado en su espacio de trabajo, actívelo en Configuraciones > Funciones.
¿Quién puede crear y cambiar calendarios?
Crear, editar, compartir y eliminar calendarios requiere el permiso Gestionar calendarios. Para ver las páginas de Eventos hace falta Ver eventos. Ambos permisos se asignan a un rol en Configuraciones > Equipo y roles.
Sin Gestionar calendarios, el botón de más y la entrada Editar de la lista de calendarios permanecen ocultos.
¿Cómo se crea un calendario?
En la pestaña Calendario, la lista de calendarios está en la barra de filtros, bajo Calendarios. Haga clic en el botón de más con el título Agregar Calendario. También puede elegir Agregar nuevo calendario en el campo Calendario mientras crea un evento.
El formulario se abre con el nombre Nuevo calendario, un color aleatorio y la zona horaria de su navegador. En Información usted define:
- Nombre, con el selector de color al lado. El nombre es obligatorio y puede tener hasta 255 caracteres.
- Descripción, que es opcional y aparece en la página pública de suscripción. Vacíe el campo y guarde para quitarla de nuevo.
- Zona horaria predeterminada para eventos, con la que empieza cada evento nuevo de este calendario.
Haga clic en Crear. El nuevo calendario pasa a ser su calendario predeterminado, así que el siguiente evento que cree irá a parar a él.
¿Por qué importa la zona horaria?
Cuando elige un calendario para un evento nuevo, el evento adopta la zona horaria del calendario. Si ya cambió a mano la zona horaria del evento, se mantiene su elección. Ajuste la zona horaria del calendario al lugar donde se celebran realmente la mayoría de sus eventos, no al lugar donde usted se encuentra.
¿Qué miembros ven un calendario?
Un calendario nuevo está abierto a todos los miembros: se asigna de inmediato al grupo Todos los Miembros. La sección Acceso aparece en cuanto el calendario existe, con la indicación "Elige qué miembros pueden ver este calendario."
Use Asignar miembro en la pestaña Miembros o Asignar grupo en la pestaña Grupos para indicar quién lo ve. Quite el grupo Todos los Miembros si el calendario está pensado solo para un círculo más reducido.
Un miembro ve un evento cuando tiene acceso al propio evento o a su calendario, ya sea directamente o a través de un grupo. Si un evento está limitado a un Espacio, los miembros también necesitan acceso a ese espacio para verlo. Los administradores ven todos los calendarios.
¿Cómo se filtra la vista de calendario?
La lista de calendarios de la barra de filtros muestra u oculta calendarios en su propia vista. Haga clic en Todos los calendarios para mostrarlo todo. En el menú de tres puntos de un calendario, Solo este calendario oculta los demás. Su selección se guarda para su cuenta y no cambia lo que ven los miembros.
¿Cómo siguen los miembros un calendario?
Los miembros ven la misma lista de calendarios en su página de Eventos. En el menú de tres puntos de un calendario encuentran Seguir. Quien sigue un calendario recibe un aviso una sola vez cuando se publica un evento nuevo en él, siempre que tenga acceso a ese evento. El aviso también llega por correo electrónico, salvo que el miembro haya desactivado Recordatorios de eventos en las notificaciones de su perfil o haya desactivado Avísame por correo sobre nuevos eventos para ese calendario.
¿Cómo se comparte un calendario públicamente?
La sección Público activa la Página de suscripción pública. Publica una página en la que cualquiera puede suscribirse a este calendario en su propia app de calendario, sin iniciar sesión. Los eventos nuevos se sincronizan automáticamente.
En cuanto está activada, usted obtiene dos direcciones, cada una con un botón para copiarla:
- Página pública abre la página de suscripción. Muestra el nombre, la descripción y el color del calendario y enumera hasta 12 fechas próximas de los siguientes 60 días. Los eventos cancelados no aparecen.
- URL del feed es el propio feed del calendario. Péguelo en cualquier app de calendario que acepte un enlace de suscripción.
Un código QR enlaza con la página pública. Imprímalo en un folleto o colóquelo en una diapositiva.
La página pública y el feed solo muestran eventos abiertos al grupo Todos los Miembros y no limitados a un Espacio. Ambas direcciones dejan de funcionar mientras Eventos está desactivado.
Active la página pública solo para un calendario cuyos eventos sean para todo el mundo. Mantenga los eventos para un círculo más reducido en un calendario aparte que siga siendo privado.
Al desactivar la página pública se inhabilitan ambas direcciones. Si la vuelve a activar, se crean direcciones nuevas, así que los enlaces que haya compartido antes dejan de funcionar.
¿Dónde se ve el uso de los feeds?
Configuraciones, en la cabecera de Eventos, tiene la sección Suscripciones al feed. Los mosaicos Feeds activos, Sincronizaciones totales y Última sincronización cuentan los feeds de calendario personales a los que se han suscrito sus miembros. Las apps de calendario consultan el feed según su propio ritmo, así que las cifras se actualizan a medida que sincronizan.
En cuanto los miembros han usado los botones de suscripción de su página Calendarios, Clics de suscripción por app muestra con qué frecuencia se eligió cada app de calendario, ordenado por clics.
Lo que ven los miembros en Eventos
¿Cómo se elimina un calendario?
Abra el calendario, haga clic en Eliminar y confirme. El calendario pasa a la papelera, en Configuraciones > Papelera, donde puede restaurarlo. Sus eventos no se eliminan con él, pero dejan de mostrarse mientras el calendario está en la papelera. Elija antes otro calendario en el campo Calendario de cada evento, o elimine los eventos que ya no necesite.