Chaque événement appartient à un calendrier. Un calendrier donne à un ensemble d'événements une couleur commune, un fuseau horaire par défaut et un seul endroit pour décider quels membres les voient. La plupart des entreprises commencent avec un calendrier et en ajoutent d'autres quand elles mènent des programmes distincts, comme un appel hebdomadaire et une retraite annuelle.
Si les Événements sont désactivés dans votre espace, activez-les sous Paramètres > Fonctionnalités.
Qui peut créer et modifier des calendriers ?
Créer, modifier, partager et supprimer des calendriers exige l'autorisation Gérer les calendriers. Pour voir les pages Événements, il faut Voir les événements. Vous attribuez les deux à un rôle sous Paramètres > Équipe et rôles.
Sans Gérer les calendriers, le bouton plus et l'entrée Modifier de la liste des calendriers restent masqués.
Comment créer un calendrier ?
Dans l'onglet Calendrier, la liste des calendriers se trouve dans la barre de filtres, sous Calendriers. Cliquez sur le bouton plus intitulé Ajouter un calendrier. Vous pouvez aussi choisir Ajouter un nouveau calendrier dans le champ Calendrier pendant que vous créez un événement.
Le formulaire s'ouvre avec le nom Nouveau calendrier, une couleur aléatoire et le fuseau horaire de votre navigateur. Sous Informations, vous définissez :
- Nom, avec le sélecteur de couleur à côté. Le nom est obligatoire et peut compter jusqu'à 255 caractères.
- Description, facultative, qui s'affiche sur la page d'abonnement publique. Videz le champ et enregistrez pour la retirer.
- Fuseau horaire par défaut pour les événements, que reprend chaque nouvel événement de ce calendrier.
Cliquez sur Créer. Le nouveau calendrier devient votre calendrier par défaut : le prochain événement que vous créez y est donc rangé.
Pourquoi le fuseau horaire compte-t-il ?
Quand vous choisissez un calendrier pour un nouvel événement, l'événement reprend le fuseau horaire du calendrier. Si vous avez déjà modifié le fuseau horaire de l'événement à la main, votre choix est conservé. Réglez le fuseau horaire du calendrier sur le lieu où se déroulent réellement la plupart de vos événements, et non sur l'endroit où vous vous trouvez.
Quels membres voient un calendrier ?
Un nouveau calendrier est ouvert à tous les membres : il est attribué d'emblée au groupe Tous les membres. La section Accès apparaît une fois le calendrier créé, avec l'indication « Choisissez quels membres peuvent voir ce calendrier. »
Utilisez Assigner un membre dans l'onglet Membres ou Assigner un groupe dans l'onglet Groupes pour indiquer qui le voit. Retirez le groupe Tous les membres si le calendrier est réservé à un cercle plus restreint.
Un membre voit un événement quand il a accès à l'événement lui-même ou à son calendrier, directement ou par un groupe. Si un événement est limité à un Espace, les membres doivent aussi avoir accès à cet espace pour le voir. Les administrateurs voient tous les calendriers.
Créer et attribuer des groupes
Comment filtrer la vue du calendrier ?
La liste des calendriers dans la barre de filtres affiche ou masque des calendriers dans votre propre vue. Cliquez sur Tous les calendriers pour tout afficher. Dans le menu à trois points d'un calendrier, Uniquement cet agenda masque les autres. Votre sélection est mémorisée pour votre compte et ne change rien à ce que voient les membres.
Comment les membres suivent-ils un calendrier ?
Les membres voient la même liste de calendriers sur leur page Événements. Dans le menu à trois points d'un calendrier, ils trouvent Suivre. Un abonné est prévenu une fois quand un nouvel événement de ce calendrier est publié, à condition d'avoir accès à cet événement. L'avis part aussi par e-mail, sauf si le membre a désactivé Rappels d'événements dans les notifications de son profil ou a désactivé M'avertir par e-mail des nouveaux événements pour ce calendrier.
Comment partager un calendrier publiquement ?
La section Publique active la Page d'abonnement publique. Elle publie une page où n'importe qui peut s'abonner à ce calendrier dans sa propre application de calendrier, sans se connecter. Les nouveaux événements se synchronisent automatiquement.
Une fois l'option activée, vous obtenez deux adresses, chacune avec un bouton de copie :
- Page publique ouvre la page d'abonnement. Elle affiche le nom, la description et la couleur du calendrier, et liste jusqu'à 12 dates à venir sur les 60 prochains jours. Les événements annulés n'y figurent pas.
- URL du flux est le flux du calendrier lui-même. Collez-la dans toute application de calendrier qui accepte un lien d'abonnement.
Un code QR renvoie vers la page publique. Imprimez-le sur un flyer ou placez-le sur une diapositive.
La page publique et le flux n'affichent que les événements ouverts au groupe Tous les membres et non limités à un Espace. Les deux adresses cessent de fonctionner tant que les Événements sont désactivés.
N'activez la page publique que pour un calendrier dont les événements s'adressent à tout le monde. Gardez les événements destinés à un cercle plus restreint dans un calendrier distinct, qui reste privé.
Désactiver la page publique désactive les deux adresses. La réactiver en crée de nouvelles : les liens que vous avez partagés auparavant ne fonctionnent alors plus.
Où voir l'utilisation des flux ?
Paramètres dans l'en-tête des Événements contient la section Abonnements au flux. Les tuiles Flux actifs, Synchronisations totales et Dernière synchronisation comptent les flux de calendrier personnels auxquels vos membres se sont abonnés. Les applications de calendrier interrogent le flux à leur propre rythme : les chiffres évoluent donc au fil de leurs synchronisations.
Dès que des membres ont utilisé les boutons d'abonnement de leur page Calendriers, Clics d'abonnement par application indique combien de fois chaque application de calendrier a été choisie, triée par nombre de clics.
Ce que voient les membres dans les Événements
Comment supprimer un calendrier ?
Ouvrez le calendrier, cliquez sur Supprimer et confirmez. Le calendrier part dans la corbeille, sous Paramètres > Corbeille, d'où vous pouvez le restaurer. Ses événements ne sont pas supprimés avec lui, mais ils ne sont plus affichés tant que le calendrier est dans la corbeille. Choisissez d'abord un autre calendrier dans le champ Calendrier de chaque événement, ou supprimez les événements dont vous n'avez plus besoin.