Cada evento vive num calendário. Um calendário dá a um conjunto de eventos uma cor comum, um fuso horário predefinido e um só sítio para decidir que membros os veem. A maioria dos negócios começa com um calendário e acrescenta outros quando gere programas separados, como uma chamada semanal e um retiro anual.
Se Eventos estiver desligado no seu espaço de trabalho, ligue-o em Configurações > Funcionalidades.
Quem pode criar e alterar calendários?
Criar, editar, partilhar e eliminar calendários requer a permissão Gerenciar calendários. Para ver sequer as páginas de Eventos é preciso Ver eventos. Ambas se atribuem a uma função em Configurações > Equipe e funções.
Sem Gerenciar calendários, o botão de mais e a entrada Editar na lista de calendários ficam ocultos.
Como se cria um calendário?
No separador Calendário, a lista de calendários está na barra de filtros, em Calendários. Clique no botão de mais com o título Adicionar Calendário. Também pode escolher Adicionar Novo Calendário no campo Calendário enquanto cria um evento.
O formulário abre com o nome Novo calendário, uma cor aleatória e o fuso horário do seu navegador. Em Informações define:
- Nome, com o seletor de cor ao lado. O nome é obrigatório e pode ter até 255 caracteres.
- Descrição, que é opcional e aparece na página pública de subscrição. Para a remover de novo, esvazie o campo e guarde.
- Fuso horário padrão para eventos, com o qual começa cada novo evento deste calendário.
Clique em Criar. O novo calendário passa a ser o predefinido, por isso o próximo evento que criar fica nele.
Porque é que o fuso horário importa?
Ao escolher um calendário para um novo evento, o evento assume o fuso horário do calendário. Se já alterou à mão o fuso horário do evento, a sua escolha mantém-se. Defina o fuso horário do calendário para o local onde a maioria dos eventos realmente acontece, não para onde por acaso se encontra.
Que membros veem um calendário?
Um novo calendário está aberto a todos os membros: fica logo atribuído ao grupo Todos os membros. A secção Acesso aparece assim que o calendário existe, com a indicação "Escolha quais membros podem ver este calendário."
Use Atribuir membro no separador Membros ou Atribuir grupo no separador Grupos para indicar quem o vê. Remova o grupo Todos os membros se o calendário se destinar apenas a um círculo mais pequeno.
Um membro vê um evento quando tem acesso ao próprio evento ou ao seu calendário, diretamente ou através de um grupo. Se um evento estiver limitado a um Espaço, os membros também precisam de acesso a esse espaço para o ver. Os administradores veem todos os calendários.
Como se filtra a vista de calendário?
A lista de calendários na barra de filtros mostra ou oculta calendários na sua própria vista. Clique em Todos os calendários para mostrar tudo. No menu de três pontos de um calendário, Apenas este calendário oculta os outros. A sua seleção fica guardada na sua conta e não altera o que os membros veem.
Como seguem os membros um calendário?
Os membros veem a mesma lista de calendários na sua página de Eventos. No menu de três pontos de um calendário encontram Seguir. Quem segue um calendário recebe uma notificação quando um novo evento desse calendário é publicado, desde que tenha acesso a esse evento. O aviso também é enviado por e-mail, a não ser que o membro tenha desligado Lembretes de eventos nas notificações do perfil ou desativado Avise-me por e-mail sobre novos eventos para esse calendário.
Como se partilha um calendário publicamente?
A secção Público liga a Página de assinatura pública. Publica uma página onde qualquer pessoa pode subscrever este calendário na sua própria app de calendário, sem iniciar sessão. Os novos eventos sincronizam automaticamente.
Depois de ligada, recebe dois endereços, cada um com um botão de copiar:
- Página pública abre a página de subscrição. Mostra o nome, a descrição e a cor do calendário e lista até 12 datas dos próximos 60 dias. Os eventos cancelados ficam de fora.
- URL do feed é o próprio feed do calendário. Cole-o em qualquer app de calendário que aceite um link de subscrição.
Um código QR leva à página pública. Imprima-o num folheto ou coloque-o num diapositivo.
A página pública e o feed só mostram eventos abertos ao grupo Todos os membros e não limitados a um Espaço. Ambos os endereços deixam de funcionar enquanto Eventos estiver desligado.
Ligue a página pública apenas num calendário cujos eventos se destinem a todos. Guarde os eventos para um círculo mais pequeno num calendário separado, que fica privado.
Desligar a página pública desativa ambos os endereços. Voltar a ligá-la cria endereços novos, por isso os links que partilhou antes deixam de funcionar.
Onde se vê a utilização dos feeds?
Em Configurações, no cabeçalho de Eventos, está a secção Assinaturas do feed. Os blocos Feeds ativos, Total de sincronizações e Última sincronização contam os feeds de calendário pessoais que os seus membros subscreveram. As apps de calendário atualizam-se ao seu próprio ritmo, por isso os números mudam à medida que sincronizam.
Assim que os membros usarem os botões de subscrição na sua página Calendários, Cliques de assinatura por app mostra quantas vezes cada app de calendário foi escolhida, ordenado por cliques.
O que os membros veem em Eventos
Como se elimina um calendário?
Abra o calendário, clique em Excluir e confirme. O calendário vai para a lixeira em Configurações > Lixeira, onde o pode restaurar. Os seus eventos não são eliminados com ele, mas deixam de aparecer enquanto o calendário estiver na lixeira. Escolha primeiro outro calendário no campo Calendário de cada evento, ou elimine os eventos de que já não precisa.