Un événement est une date que vos membres peuvent voir, à laquelle ils peuvent s'inscrire et qu'ils peuvent ajouter à leur propre calendrier. Cet article explique comment en créer un et le modifier ensuite sans dérouter les personnes qui comptent déjà venir.
Si les Événements sont désactivés dans votre espace, activez-les sous Paramètres > Fonctionnalités.
De quelles autorisations avez-vous besoin ?
Créer et dupliquer des événements exige Créer des événements. Modifier, déplacer, annuler et enregistrer les arrivées exige Mettre à jour les événements. Supprimer exige Supprimer les événements. Attribuer des membres ou des groupes à un événement précis exige Attribuer un membre ou un groupe à des événements. Toutes reposent sur Voir les événements.
Comment créer un événement ?
Cliquez sur Ajouter un événement. Le formulaire Créer un événement comporte trois étapes : Détails de l'événement, Aperçu et liens et Accès. Votre offre fixe le nombre d'événements que vous pouvez avoir : une fois la limite atteinte, la création s'arrête avec un message.
Détails de l'événement
- Titre est obligatoire, et la Description courte s'affiche sur la carte de l'événement.
- Calendrier est présélectionné avec votre calendrier par défaut. L'événement reprend le fuseau horaire du calendrier, que vous pouvez changer sous Fuseau horaire.
- Début est obligatoire. Ajouter une heure de fin définit une fin, qui ne doit pas précéder le début. Sans heure de fin, l'événement compte pour une heure, par exemple dans les flux de calendrier et pour rejoindre l'événement. Toute la journée supprime les heures.
- Récurrent répète l'événement chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année, sans fin, après un nombre de dates ou à une date donnée.
- Lieu propose URL, Sur place et À annoncer, qui est présélectionné. Pour les deux premiers, Détails du lieu permet de choisir un lieu enregistré, par exemple un lien de réunion ou une adresse, ou d'en créer un avec Nouvel emplacement.
Sous Notifications, Rappel push est activé par défaut et part 10 minutes avant le début. Rappel par e-mail est désactivé par défaut. Avec le RSVP activé, les deux atteignent les membres qui ont répondu « Je participe » ou « Peut-être » ainsi que les détenteurs de billets. Avec le RSVP désactivé, ils atteignent toutes les personnes qui ont accès. Prévenir tout le monde au début envoie à toutes les personnes qui ont accès une notification push et un message dans l'application au moment du début, pour une série à chaque date. Cette option n'est pas disponible pour les événements sur toute la journée.
Aperçu et liens
Image de l'événement accepte un JPG ou un PNG d'au moins 1280 x 720 pixels. L'aperçu montre comment les membres voient l'événement dans le plan de la semaine.
Vous pouvez ajouter un bouton pour chaque phase : Avant l'événement, Pendant l'événement et Après l'événement. Chacun exige un libellé de 60 caractères au plus et une adresse http ou https. Utilisez-les pour un lien de réunion, un cahier d'exercices ou l'enregistrement. Icône et Couleur définissent l'apparence du bouton.
Chaque phase a sa propre fenêtre de temps. Un bouton Avant l'événement cesse de fonctionner au début, un bouton Pendant l'événement fonctionne autour de l'événement lui-même et un bouton Après l'événement démarre à la fin. Disponible à partir de et Disponible jusqu'à déplacent ces limites, par exemple pour montrer le cahier d'exercices la veille. En dehors de la fenêtre, les membres voient « Ce lien n'est pas disponible pour le moment. »
Pour changer l'image plus tard, utilisez Changer d'image sous Informations dans la barre latérale d'édition. Définir le point focal dans le menu à trois points de l'événement garde la partie importante de l'image visible quand la carte la recadre.
Accès
Visibilité décide qui voit l'événement. Communauté le montre à tous les membres. Privé ne le montre qu'aux membres qui ont accès au calendrier ; vous pouvez ajouter plus tard des membres et des groupes. Avec un Espace, seuls les membres de cet espace voient l'événement.
Le Résumé reprend une dernière fois vos choix. Cliquez sur Créer un événement. L'événement est publié immédiatement et les abonnés du calendrier sont prévenus.
Accès et ressources d'un membre
Comment modifier un événement ?
Choisissez Modifier dans le menu à trois points de l'événement. La barre latérale regroupe tout en sections : Informations, Description, Liens, RSVP, Participants, Billets, Liste d'attente, Rapport, Accès, Notifications et Partager. Modifier l'accès dans le menu à trois points ouvre directement la barre latérale sur Accès.
Le commutateur Publié met un événement hors ligne sans le supprimer. Tant qu'il est désactivé, Heure de publication planifiée vous permet de choisir un moment avant le début où l'événement sera mis en ligne de lui-même. Les abonnés du calendrier qui peuvent voir l'événement sont alors prévenus, sauf s'ils ont déjà été informés de cet événement auparavant.
Sous Notifications, vous pouvez ajouter d'autres rappels avec Ajouter un rappel. Chacun a une heure, un titre, un message et Par quel moyen : E-mail, Dans l'application ou Notification push. Avec Envoyer à tous les membres ayant accès désactivé et le RSVP activé, seuls les membres qui ont répondu « Je participe » ou « Peut-être » et les détenteurs de billets le reçoivent. Sans RSVP, toutes les personnes qui ont accès le reçoivent dans tous les cas.
Sous Partager, Page de l'événement est le lien que les membres ouvrent pour voir l'événement et répondre. Les membres doivent être connectés et avoir accès pour l'ouvrir. En dessous, vous trouvez un lien d'ajout au calendrier pour chacun de ces services : Apple, Google, Office 365, Outlook, Outlook.com et Yahoo.
Thèmes, hôtes et adresse personnalisée
En plus de la description, la section Description de la barre latérale d'édition contient la description courte, l'Espace, le lieu et ces trois champs :
- Thèmes associe jusqu'à 5 thèmes à l'événement. Saisissez un nouveau nom et choisissez Créer un thème pour en ajouter un. La liste des événements côté admin peut être filtrée par thème.
- Hôtes nomme jusqu'à 20 personnes qui animent l'événement. Elles apparaissent dans les détails de l'événement quand vous l'ouvrez dans le calendrier admin. Les membres ne les voient pas.
- URL personnalisée donne à la page de l'événement une adresse lisible
sous
/user/events/. Si un nom est déjà pris, vous voyez « Cette adresse est déjà utilisée. » Certains noms sont réservés au système et affichent « Cette adresse est réservée. »
Que se passe-t-il avec les événements récurrents ?
Quand vous modifiez, déplacez ou annulez une date d'une série, vous choisissez entre Uniquement cette occurrence et Toute la série. Modifier cette occurrence change le titre, les heures, la description ou les détails du lieu d'une date sans toucher aux autres. Supprimer uniquement CETTE occurrence retire une seule date et conserve la série. Supprimer TOUS les événements futurs termine la série avant la date choisie, et les dates passées restent. Si vous choisissez la première date, toute la série part dans la corbeille.
Déplacer, annuler et dupliquer
Déplacer décale l'événement à une nouvelle date et une nouvelle heure.
Annuler l'événement garde l'événement au programme, mais le marque comme annulé. Les membres ne peuvent plus le rejoindre, la vente de billets s'arrête et vous pouvez le Rétablir à tout moment. Le rétablissement laisse les catégories de billets désactivées : remettez chaque catégorie sur Actif sous Billets quand vous voulez vendre à nouveau. Pour une seule date d'une série, la vente de billets continue et le menu affiche Rétablir cette occurrence au lieu de Rétablir.
Déplacer ou annuler un événement publié qui n'a pas encore eu lieu prévient des personnes. Avec le RSVP ou les billets activés, l'avis va aux participants ; sinon, il va à toutes les personnes qui peuvent voir l'événement. Les modifications dans la barre latérale d'édition n'envoient aucun avis de changement aux participants : utilisez donc Déplacer quand la date change. Faire glisser un événement vers une autre date dans le calendrier fonctionne comme Déplacer.
Dupliquer crée une copie dont le nom porte « (Copie) » et qui démarre non publiée. Elle conserve les rappels, les catégories de billets, les liens, l'accès, les thèmes et les hôtes : vous n'avez plus qu'à ajuster la date et à la publier.
Créer un événement à partir d'une publication de la communauté
Dans le menu d'une publication de la communauté, Créer un événement depuis ce post ouvre le formulaire d'événement avec le contenu de la publication déjà rempli. Le formulaire affiche « Cet événement est lié à une publication de la communauté. » Avec Notifier l'auteur du post à la création activé, l'auteur est informé du nouvel événement.
Publications et fil d'actualité
Supprimer un événement
Supprimer dans le menu à trois points place l'événement dans la corbeille, sous Paramètres > Corbeille, d'où vous pouvez le restaurer. La vente de billets pour l'événement s'arrête. Si vous voulez que les membres voient qu'une date n'a plus lieu, annulez-la plutôt.