Ein Event ist ein Termin, den Ihre Mitglieder sehen, für den sie sich anmelden und den sie in ihren eigenen Kalender übernehmen können. Dieser Artikel zeigt, wie Sie ein Event anlegen und später ändern, ohne die Menschen zu verwirren, die schon fest mit dem Termin planen.
Ist Events auf Ihrer Plattform ausgeschaltet, schalten Sie es unter Einstellungen > Funktionen ein.
Welche Berechtigungen brauchen Sie?
Zum Anlegen und Duplizieren von Events brauchen Sie Events erstellen. Bearbeiten, Verschieben, Stornieren und Check-in erfordern Events aktualisieren. Zum Löschen brauchen Sie Events löschen. Um einem einzelnen Event Mitglieder oder Gruppen zuzuweisen, ist Mitglied oder Gruppe Events zuweisen nötig. Alle setzen Events ansehen voraus.
Wie legen Sie ein Event an?
Klicken Sie auf Event hinzufügen. Das Formular Event erstellen hat drei Schritte: Event-Details, Vorschau und Links und Zugriff. Ihr Tarif legt fest, wie viele Events Sie haben können. Ist das Limit erreicht, bricht das Anlegen mit einer Meldung ab.
Event-Details
- Titel ist Pflicht, die Kurzbeschreibung erscheint auf der Event-Karte.
- Kalender ist mit Ihrem Standardkalender vorausgewählt. Das Event übernimmt die Zeitzone des Kalenders, die Sie unter Zeitzone ändern können.
- Beginn ist Pflicht. Mit Endzeit hinzufügen legen Sie ein Ende fest, das nicht vor dem Beginn liegen darf. Ohne Endzeit gilt das Event als eine Stunde lang, etwa in Kalender-Feeds und für die Teilnahme. Ganztägig entfernt die Uhrzeiten.
- Wiederkehrend wiederholt das Event täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich und endet nie, nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder an einem Datum.
- Ort bietet URL, Persönlich und Wird noch bekannt gegeben, das vorausgewählt ist. Bei den ersten beiden wählen Sie unter Angaben zum Ort einen gespeicherten Ort, etwa einen Meeting-Link oder eine Adresse, oder legen mit Neuer Standort einen neuen an.
Unter Benachrichtigungen ist Push-Erinnerung standardmäßig aktiv und geht 10 Minuten vor Beginn raus. E-Mail-Erinnerung ist standardmäßig aus. Mit eingeschaltetem RSVP erreichen beide die Mitglieder, die mit Zugesagt oder Vielleicht geantwortet haben, sowie alle Ticketinhaber. Ohne RSVP erreichen sie alle mit Zugriff. Alle beim Start benachrichtigen schickt allen mit Zugriff zum Beginn eine Push-Benachrichtigung und eine Nachricht in der App, bei einer Serie zu jedem Termin. Für ganztägige Events steht diese Option nicht zur Verfügung.
Vorschau und Links
Event-Bild nimmt ein JPG oder PNG mit mindestens 1280 x 720 Pixeln an. Die Vorschau zeigt, wie Mitglieder das Event im Wochenplan sehen.
Für jede Phase können Sie eine Schaltfläche hinzufügen: Vor dem Event, Während des Events und Nach dem Event. Jede braucht eine Beschriftung mit bis zu 60 Zeichen und eine http- oder https-Adresse. Nutzen Sie sie für einen Meeting-Link, ein Arbeitsheft oder die Aufzeichnung. Symbol und Farbe gestalten die Schaltfläche.
Jede Phase hat ihr eigenes Zeitfenster. Eine Schaltfläche Vor dem Event funktioniert nur bis zum Beginn, eine Schaltfläche Während des Events rund um das Event selbst und eine Schaltfläche Nach dem Event ab dem Ende. Mit Verfügbar ab und Verfügbar bis verschieben Sie diese Grenzen, etwa um das Arbeitsheft schon einen Tag vorher zu zeigen. Außerhalb des Zeitfensters sehen Mitglieder "Dieser Link ist gerade nicht verfügbar."
Um das Bild später zu ändern, nutzen Sie Bild ändern unter Informationen in der Seitenleiste zum Bearbeiten. Fokuspunkt festlegen im Drei-Punkte-Menü des Events hält den wichtigen Teil des Bildes im Blick, wenn die Karte es zuschneidet.
Zugriff
Sichtbarkeit entscheidet, wer das Event sieht. Community zeigt es allen Mitgliedern. Privat zeigt es nur Mitgliedern mit Zugriff auf den Kalender. Einzelne Mitglieder und Gruppen können Sie später ergänzen. Mit einem Bereich sehen nur Mitglieder dieses Bereichs das Event.
Die Zusammenfassung zeigt Ihre Auswahl noch einmal. Klicken Sie auf Event erstellen. Das Event ist sofort veröffentlicht und alle, die dem Kalender folgen, werden benachrichtigt.
Mitgliederzugriff und Ressourcen
Wie bearbeiten Sie ein Event?
Wählen Sie Bearbeiten im Drei-Punkte-Menü des Events. Die Seitenleiste gliedert alles in Abschnitte: Informationen, Beschreibung, Links, RSVP, Teilnehmer, Tickets, Warteliste, Bericht, Zugriff, Benachrichtigungen und Teilen. Zugriff bearbeiten im Drei-Punkte-Menü öffnet die Seitenleiste direkt bei Zugriff.
Der Schalter Veröffentlicht nimmt ein Event offline, ohne es zu löschen. Solange er aus ist, wählen Sie unter Geplante Veröffentlichungszeit einen Zeitpunkt vor dem Beginn, an dem das Event von selbst online geht. Wer dem Kalender folgt und das Event sehen kann, erfährt dann davon, außer er wurde über dieses Event schon früher benachrichtigt.
Unter Benachrichtigungen fügen Sie mit Erinnerung hinzufügen weitere Erinnerungen hinzu. Jede hat einen Zeitpunkt, einen Titel, eine Nachricht und Auf welchem Weg: E-Mail, In der App oder Push. Ist An alle Mitglieder mit Zugang senden aus und RSVP an, erhalten sie nur Mitglieder, die mit Zugesagt oder Vielleicht geantwortet haben, sowie Ticketinhaber. Ohne RSVP erhalten sie in jedem Fall alle mit Zugriff.
Unter Teilen ist Event-Seite der Link, über den Mitglieder das Event ansehen und antworten. Dafür müssen sie angemeldet sein und Zugriff haben. Darunter finden Sie je einen Link zum Eintragen in Apple, Google, Office 365, Outlook, Outlook.com und Yahoo.
Themen, Gastgeber und eine eigene Adresse
Neben der Beschreibung enthält der Abschnitt Beschreibung der Seitenleiste die Kurzbeschreibung, den Bereich, den Ort und diese drei Felder:
- Themen versieht das Event mit bis zu 5 Themen. Tippen Sie einen neuen Namen ein und wählen Sie Thema anlegen, um eines hinzuzufügen. Die Event-Liste im Admin-Bereich lässt sich nach Thema filtern.
- Gastgeber nennt bis zu 20 Personen, die das Event leiten. Sie erscheinen in den Event-Details, wenn Sie das Event im Admin-Kalender öffnen. Mitglieder sehen sie nicht.
- Eigene URL gibt der Event-Seite eine gut lesbare Adresse unter
/user/events/. Ist ein Name schon vergeben, sehen Sie "Diese Adresse ist bereits vergeben." Manche Namen sind für das System reserviert und zeigen "Diese Adresse ist reserviert."
Was passiert bei wiederkehrenden Events?
Wenn Sie einen Termin einer Serie bearbeiten, verschieben oder absagen, wählen Sie zwischen Nur dieser Termin und Ganze Serie. Diesen Termin bearbeiten ändert Titel, Uhrzeiten, Beschreibung oder Angaben zum Ort eines Termins, ohne die anderen anzufassen. Nur DIESES Vorkommnis löschen entfernt einen einzelnen Termin und behält die Serie. ALLE zukünftigen Events löschen beendet die Serie vor dem gewählten Termin, vergangene Termine bleiben erhalten. Wählen Sie den ersten Termin, wandert die ganze Serie in den Papierkorb.
Verschieben, stornieren und duplizieren
Verschieben legt das Event auf ein neues Datum und eine neue Uhrzeit.
Event stornieren lässt das Event im Plan, markiert es aber als abgesagt. Mitglieder können nicht mehr teilnehmen, der Ticketverkauf endet und Sie können es jederzeit mit Wiederherstellen zurückholen. Beim Wiederherstellen bleiben die Ticketkategorien ausgeschaltet. Setzen Sie deshalb jede Kategorie unter Tickets wieder auf Aktiv, wenn Sie erneut verkaufen möchten. Bei einem einzelnen Termin einer Serie läuft der Ticketverkauf weiter, und das Menü zeigt Absage zurücknehmen statt Wiederherstellen.
Wenn Sie ein veröffentlichtes Event, das noch bevorsteht, verschieben oder stornieren, werden Menschen benachrichtigt. Mit RSVP oder Tickets geht die Nachricht an die Teilnehmer, sonst an alle, die das Event sehen können. Änderungen in der Seitenleiste lösen keine Änderungsnachricht an Teilnehmer aus. Nutzen Sie deshalb Verschieben, wenn sich das Datum ändert. Ein Event im Kalender auf ein anderes Datum zu ziehen, wirkt wie Verschieben.
Duplizieren erstellt eine Kopie mit dem Zusatz "(Kopie)", die unveröffentlicht startet. Sie übernimmt Erinnerungen, Ticketkategorien, Links, Zugriff, Themen und Gastgeber, sodass Sie nur noch das Datum anpassen und veröffentlichen.
Ein Event aus einem Community-Beitrag anlegen
Im Menü eines Community-Beitrags öffnet Event aus Post erstellen das Event-Formular mit dem Inhalt des Beitrags. Das Formular zeigt "Dieses Event ist mit einem Community-Beitrag verknüpft." Ist Beitragsautor bei Erstellung benachrichtigen aktiv, erfährt der Autor vom neuen Event.
Ein Event löschen
Löschen im Drei-Punkte-Menü verschiebt das Event in den Papierkorb unter Einstellungen > Papierkorb, wo Sie es wiederherstellen können. Der Ticketverkauf für das Event endet. Sollen Mitglieder sehen, dass ein Termin ausfällt, stornieren Sie ihn stattdessen.