Een evenement is een datum die je leden kunnen zien, waarvoor ze zich kunnen aanmelden en die ze aan hun eigen agenda kunnen toevoegen. Dit artikel laat zien hoe je er een aanmaakt en het later wijzigt zonder verwarring bij de mensen die al van plan zijn te komen.
Staat Evenementen uit in je werkruimte, zet het dan aan onder Instellingen > Functies.
Welke rechten heb je nodig?
Voor het aanmaken en dupliceren van evenementen heb je Evenementen aanmaken nodig. Voor bewerken, verplaatsen, annuleren en inchecken heb je Evenementen bijwerken nodig. Voor verwijderen heb je Evenementen verwijderen nodig. Om leden of groepen aan één evenement toe te wijzen, heb je Lid of groep aan evenementen toewijzen nodig. Ze bouwen allemaal voort op Evenementen bekijken.
Hoe maak je een evenement aan?
Klik op Evenement toevoegen. Het formulier Evenement aanmaken heeft drie stappen: Evenementdetails, Voorbeeld en links en Toegang. Je pakket bepaalt hoeveel evenementen je kunt hebben. Bereik je de limiet, dan stopt het aanmaken met een melding.
Evenementdetails
- Titel is verplicht, en de Korte beschrijving staat op de kaart van het evenement.
- Agenda is vooraf ingevuld met je standaardagenda. Het evenement neemt de tijdzone van de agenda over, die je onder Tijdzone kunt wijzigen.
- Begin is verplicht. Met Eindtijd toevoegen stel je een einde in, dat niet vóór het begin mag liggen. Zonder eindtijd geldt het evenement als één uur lang, bijvoorbeeld in agendafeeds en voor het deelnemen. Hele dag laat de tijden weg.
- Terugkerend herhaalt het evenement dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks en eindigt nooit, na een aantal keer of op een datum.
- Locatie biedt URL, Op locatie en Volgt nog, dat vooraf geselecteerd is. Bij de eerste twee kies je met Locatiegegevens een opgeslagen locatie, bijvoorbeeld een vergaderlink of een adres, of voeg je er een toe met Nieuwe locatie.
Onder Meldingen staat Pushherinnering standaard aan. Die gaat 10 minuten voor het begin uit. E-mailherinnering staat standaard uit. Met aanmelding aan bereiken beide de leden die “Komt” of “Misschien” hebben geantwoord, plus ticketbezitters. Met aanmelding uit bereiken ze iedereen met toegang. Iedereen informeren bij de start stuurt iedereen met toegang bij het begin een pushmelding en een bericht in de app, bij een reeks op elke datum. Dit is niet beschikbaar voor evenementen die de hele dag duren.
Voorbeeld en links
Afbeelding accepteert een JPG of PNG van minstens 1280 x 720 pixels. Het voorbeeld laat zien hoe leden het evenement in het weekplan zien.
Je kunt per fase één knop toevoegen: Vóór het evenement, Tijdens het evenement en Na het evenement. Elke knop heeft een label van maximaal 60 tekens en een http- of https-adres nodig. Gebruik ze voor een vergaderlink, een werkboek of de opname. Met Pictogram en Kleur geef je de knop stijl.
Elke fase heeft een eigen tijdvenster. Een knop Vóór het evenement werkt niet meer zodra het evenement begint, een knop Tijdens het evenement werkt rond het evenement zelf en een knop Na het evenement begint bij het einde. Met Beschikbaar vanaf en Beschikbaar tot verschuif je die grenzen, bijvoorbeeld om het werkboek een dag eerder te tonen. Buiten het venster zien leden “Deze link is nu niet beschikbaar.”
Wil je de afbeelding later wijzigen, gebruik dan Afbeelding wijzigen onder Informatie in de bewerkzijbalk. Focuspunt instellen in het menu met de drie puntjes van het evenement houdt het belangrijke deel van de afbeelding in beeld wanneer de kaart die bijsnijdt.
Toegang
Zichtbaarheid bepaalt wie het evenement ziet. Community toont het aan alle leden. Privé toont het alleen aan leden met toegang tot de agenda; je kunt later losse leden en groepen toevoegen. Met een Ruimte zien alleen leden van die ruimte het evenement.
De Samenvatting toont je keuzes nog een keer. Klik op Evenement aanmaken. Het evenement wordt meteen gepubliceerd en de volgers van de agenda krijgen een melding.
Toegang en resources van leden
Hoe bewerk je een evenement?
Kies Bewerken in het menu met de drie puntjes van het evenement. De zijbalk deelt alles in onderdelen in: Informatie, Beschrijving, Links, Aanmelding, Deelnemers, Tickets, Wachtlijst, Rapport, Toegang, Meldingen en Delen. Toegang bewerken in het menu met de drie puntjes opent de zijbalk direct bij Toegang.
Met de schakelaar Gepubliceerd haal je een evenement offline zonder het te verwijderen. Zolang die uitstaat, kies je met Geplande publicatietijd een moment vóór het begin waarop het evenement vanzelf live gaat. Volgers van de agenda die het evenement kunnen zien, horen er dan over, tenzij ze al eerder over dit evenement zijn geïnformeerd.
Onder Meldingen voeg je met Herinnering toevoegen meer herinneringen toe. Elke herinnering heeft een tijd, een titel, een bericht en een Verzendkanaal: E-mail, In de app of Push. Staat Versturen naar alle leden met toegang uit en aanmelding aan, dan krijgen alleen leden die “Komt” of “Misschien” hebben geantwoord en ticketbezitters de herinnering. Zonder aanmelding krijgt iedereen met toegang hem hoe dan ook.
Onder Delen is Evenementpagina de link die leden openen om het evenement te bekijken en te antwoorden. Leden moeten ingelogd zijn en toegang hebben om hem te openen. Daaronder vind je voor Apple, Google, Office 365, Outlook, Outlook.com en Yahoo elk een link om het evenement aan de agenda toe te voegen.
Thema’s, hosts en een eigen adres
Naast de beschrijving bevat het onderdeel Beschrijving van de bewerkzijbalk de korte beschrijving, de Ruimte, de locatie en deze drie velden:
- Thema’s koppelt maximaal 5 thema’s aan het evenement. Typ een nieuwe naam en kies Onderwerp aanmaken om er een toe te voegen. De evenementenlijst in het beheer kun je op thema filteren.
- Hosts noemt maximaal 20 mensen die het evenement leiden. Ze staan in de evenementdetails wanneer je het evenement in de beheeragenda opent. Leden zien ze niet.
- Eigen URL geeft de evenementpagina een leesbaar adres onder
/user/events/. Is een naam al bezet, dan zie je “Dit adres is al in gebruik.” Sommige namen zijn voor het systeem gereserveerd en tonen “Dit adres is gereserveerd.”
Wat gebeurt er met terugkerende evenementen?
Bewerk, verplaats of annuleer je een datum van een reeks, dan kies je tussen Alleen dit exemplaar en Hele reeks. Dit exemplaar bewerken wijzigt de titel, de tijden, de beschrijving of de locatiegegevens van één datum zonder de andere aan te raken. Alleen DIT exemplaar verwijderen verwijdert één datum en laat de reeks staan. ALLE toekomstige evenementen verwijderen beëindigt de reeks vóór de gekozen datum, en eerdere data blijven staan. Kies je de eerste datum, dan gaat de hele reeks naar de prullenbak.
Verplaatsen, annuleren en dupliceren
Verplaatsen zet het evenement op een nieuwe datum en tijd.
Evenement annuleren houdt het evenement in de agenda, maar markeert het als geannuleerd. Leden kunnen niet meer deelnemen, de ticketverkoop stopt en je kunt het op elk moment terugzetten met Herstellen. Na het herstellen blijven de tickettypes uitgeschakeld, dus zet elk type onder Tickets weer op Actief wanneer je opnieuw wilt verkopen. Bij één datum van een reeks gaat de ticketverkoop gewoon door en toont het menu Annulering ongedaan maken in plaats van Herstellen.
Verplaats of annuleer je een gepubliceerd evenement dat nog moet komen, dan krijgen mensen een melding. Met aanmelding of tickets aan gaat de melding naar de deelnemers, anders naar iedereen die het evenement kan zien. Wijzigingen in de bewerkzijbalk sturen deelnemers geen wijzigingsmelding, dus gebruik Verplaatsen als de datum verandert. Een evenement in de agenda naar een andere datum slepen werkt net als Verplaatsen.
Dupliceren maakt een kopie met “(Kopie)” in de naam, die ongepubliceerd begint. De kopie behoudt de herinneringen, tickettypes, links, toegang, thema’s en hosts, zodat je alleen de datum aanpast en publiceert.
Een evenement maken vanuit een communitybericht
In het menu van een communitybericht opent Evenement uit bericht maken het evenementformulier met de inhoud van het bericht al ingevuld. Het formulier toont “Dit evenement is gekoppeld aan een communitybericht.” Met Auteur van bericht informeren bij aanmaken aan hoort de auteur over het nieuwe evenement.
Een evenement verwijderen
Verwijderen in het menu met de drie puntjes verplaatst het evenement naar de prullenbak onder Instellingen > Prullenbak, waar je het kunt herstellen. De ticketverkoop voor het evenement stopt. Wil je dat leden zien dat een datum niet doorgaat, annuleer het evenement dan in plaats daarvan.