Toegang is alles waar een lid bij kan: cursussen, hubs, communityforums, badges, agenda’s en evenementen. Je ziet het in het profiel, onder de persoonlijke onderdelen.
Belangrijk is niet de lijst zelf, maar waar elke vermelding vandaan komt.
Twee bronnen in het profiel
Bij elke vermelding in de toegangslijst staat waar ze vandaan komt, en de lijst kent twee antwoorden.
- Handmatig toegewezen. Iemand heeft de toegang direct aan deze persoon gegeven: in het profiel, bij het aanmaken of in een import.
- Een groep. De persoon zit in een groep die de toegang meebrengt, en de vermelding noemt die groep.
Een aankoop is geen derde antwoord. Een product kopen schrijft de toegang op dezelfde plek weg als een handmatige toewijzing, dus ook bij een cursus waarvoor iemand heeft betaald staat Handmatig toegewezen. Geeft het product een groep, dan zie je de groep. Hoe dan ook vertelt de toegangslijst je niet dat er een bestelling achter zit. Het onderdeel Betalingen van het profiel doet dat wel.
Waarom de bron ertoe doet
Je kunt toegang alleen verwijderen op de plek waar die is gegeven.
Direct toegewezen toegang heeft in het profiel een knop om te verwijderen. Toegang via een groep heeft die knop niet, want de toegang hoort bij de groep. Haal de persoon uit de groep, of haal de resource uit de groep, en de toegang verdwijnt.
Dit is de meest voorkomende verrassing bij het beheren van toegang: je haalt een cursus bij iemand weg en de persoon heeft die nog steeds. Kijk dan opnieuw naar de vermelding. Noemt die nu een groep, dan brengt de groep de toegang mee, en bij de groep trek je die in.
Toegang uit een aankoop vraagt meer zorg. Die staat op dezelfde plek als een directe toewijzing, dus het profiel geeft je een knop om te verwijderen, en die knop werkt. De bestelling blijft echter ongemoeid, en de afhandeling van de bestelling geeft de toegang later terug: een abonnement kent bij elke verlenging opnieuw alles toe wat de bestelling dekt, en een cursus opnieuw publiceren herstelt de toegang voor iedereen die de cursus heeft gekocht. Wil je gekochte toegang definitief beëindigen, betaal de bestelling dan volledig terug of zeg het abonnement op. Beide vind je in het onderdeel Betalingen van het profiel, via Terugbetalen bij de bestelling en Abonnement opzeggen bij het abonnement.
Dezelfde toegang twee keer
Iemand kan dezelfde cursus tegelijk direct en via een groep hebben, en het profiel toont dan beide bronnen.
Verwijder je dan de directe toegang, dan verandert er niets aan wat de persoon ziet, want de groep brengt de cursus nog steeds mee. Dat is correct gedrag, geen fout, en de bronnenlijst maakt het zichtbaar.
Handmatig toegang geven
Open in het profiel het onderdeel dat je nodig hebt, kies Toevoegen, zoek en wijs toe. Het werkt meteen, zonder verdere stap.
Directe toewijzing is goed voor uitzonderingen: een terugbetaling waarbij je de toegang toch wilt laten staan, een gast, een test, één persoon die iets eerder moet zien dan de rest.
Voor alles wat vaker dan twee keer gebeurt, gebruik je een groep.
Veel mensen tegelijk toegang geven
Vink de mensen aan in de ledenlijst en kies Toegang toevoegen of Toegang intrekken in de balk die verschijnt. Je kiest cursussen, hubs, communityforums en badges, agenda’s en evenementen, of groepen, en de wijziging geldt voor iedereen die je hebt aangevinkt.
Toegang intrekken volgt dezelfde regel als het profiel: het verwijdert wat direct is toegewezen. Toegang via een groep blijft tot de persoon de groep verlaat.
Toegang tot de community
De community bestaat uit forums en badges. Forums zijn de plekken waar iemand kan lezen en berichten plaatsen, badges zijn wat iemand heeft verdiend of gekregen.
Beide werken net als de rest, ook de route via een groep.
Toegang tot evenementen
Evenementen bestaan uit agenda’s en losse evenementen. Geef je iemand een agenda, dan krijgt die persoon alles wat erop staat, ook evenementen die je later toevoegt, en meestal is dat precies wat je wilt. Losse evenementen toewijzen is voor uitzonderingen.
Controleren wat iemand echt ziet
De toegangslijst vertelt je wat zou moeten kloppen. Wil je het zeker weten, log dan in als die persoon en kijk.
Dat gaat sneller dan redeneren over groepen en producten, en je vangt er de gevallen mee waarin iets om een heel andere reden verborgen is, zoals een cursus die nog een concept is.
Alles intrekken
Wil je de deur helemaal dichtdoen zonder iets te verwijderen, deactiveer het account dan vanuit het profiel. De persoon houdt gegevens en geschiedenis, maar kan niet meer inloggen.
Blokkeren doet hetzelfde, met een reden erbij, en laat de persoon desgewenst bezwaar indienen vanaf het scherm waarop die terechtkomt. Bezwaren komen binnen in je Inbox, waar je de persoon direct kunt deblokkeren.
Bij beide blijft het account op je ledenlijst staan, dus een gedeactiveerd of geblokkeerd lid telt nog mee voor de ledenlimiet van je pakket.