Twee niveaus, meer structuur is er niet. Een ruimte groepeert forums. Een forum bevat berichten.
De meeste community’s hebben genoeg aan één ruimte en een handvol forums. Ruimtes gaan pas echt iets opleveren als je verschillende doelgroepen op hetzelfde platform bedient, bijvoorbeeld één ruimte per programma.
Een ruimte aanmaken
Klik op Nieuwe ruimte onderaan de lijst. Het venster Ruimte aanmaken vraagt om een Titel en een optionele Beschrijving. Onder Stijl kies je tussen Pictogram, met een pictogram en een Kleur, en Afbeelding.
Een nieuwe ruimte begint als Concept. Zolang een ruimte een concept is, bereikt geen van de forums erin je leden, welke status die forums zelf ook hebben, en de statuschip van elk forum in die ruimte staat vast. Zo is een conceptruimte een veilige plek om een heel onderdeel op te bouwen voordat iemand er iets van ziet.
De statuschip van de ruimte wisselt tussen Zichtbaar en Concept. In hetzelfde menu staan twee snelkoppelingen, Alle forums zichtbaar maken en Alle forums op concept zetten, die ook de ruimte zelf zichtbaar maken of op concept zetten. Gebruik ze als je een heel onderdeel in één keer lanceert of pauzeert.
Met de pijlen onderaan een ruimte verplaats je die omhoog of omlaag. In het menu staan Ruimte bewerken en Verwijderen.
Een forum aanmaken
- Zoek de ruimte waar het forum in hoort.
- Klik op Nieuw forum onderaan de forumlijst van die ruimte.
- Vul in Forum aanmaken een Naam in, kies een Type en klik op Aanmaken.
Het forum wordt aangemaakt als Concept, dus geen lid ziet het tot je de status op Zichtbaar zet.
Een naam is alles wat een forum nodig heeft. De rest bepaalt hoe het aanvoelt.
- Een Beschrijving vertelt leden wat hier thuishoort. Als je die invult, hoef je later minder te modereren.
- Een Pictogram en een Kleur maken de lijst makkelijk te scannen.
- De volgorde bepaal je zelf door te slepen. Je kunt een forum ook naar een andere ruimte slepen.
Elke forumregel toont hoeveel berichten het forum bevat, hoeveel leden er rechtstreeks toegang toe hebben en wanneer het laatste bericht binnenkwam, of Nog geen berichten. Het ledenaantal telt alleen mensen die aan het forum zelf zijn toegewezen, niet wie er via de ruimte of een groep in komt. Een laag getal betekent dus niet dat de ruimte leeg is.
Je pakket bepaalt hoeveel forums je kunt hebben. Bereik je die grens, dan krijg je bij het aanmaken of dupliceren van een forum een upgrade aangeboden.
De vier forumtypes
Dit is de instelling die het meest uitmaakt, en je ziet haar makkelijk over het hoofd.
| Type | Wat het doet |
|---|---|
| Feed | Korte berichten van iedereen met toegang. |
| Aankondiging | Alleen je team plaatst berichten. Leden lezen, reageren met emoji’s en plaatsen reacties. |
| Discussie | Topics met een titel en een editor voor langere teksten. Anderen schrijven eronder hun antwoorden, en leden stemmen op het topic. |
| Q&A | Leden stellen vragen, en de vraagsteller of een beheerder markeert één reactie als het beste antwoord. |
Een aankondigingsforum is de juiste plek voor nieuws en regels, juist omdat leden het niet onder hun eigen berichten kunnen bedelven. Een Q&A-forum past bij een supportruimte, waar het beste antwoord belangrijker is dan het gesprek eromheen.
Je kunt het type later wijzigen onder Forum bewerken. Discussietopics en Q&A-vragen werken zo verschillend dat ze een eigen artikel hebben.
Gemodereerde forums
Gemodereerd is geen type. Het is een aparte schakelaar onder de typekeuze, met de omschrijving “Berichten moeten door een moderator worden goedgekeurd.”, en beschikbaar voor elk type behalve Aankondiging.
Zet je hem aan, dan wachten berichten van leden op goedkeuring voordat iemand anders ze ziet. Dat past bij een open ruimte waar je eerst wilt meekijken voordat er iets verschijnt. Ook de auteur ziet een wachtend bericht niet in de feed. Goedkeuren stuurt geen bericht; een afwijzing bereikt de auteur per e-mail en via het belletje, samen met je reden. Berichten die je team vanuit de beheeromgeving schrijft, slaan de wachtrij over en verschijnen meteen.
Moderatie: aanvragen en meldingen
Wie een forum ziet
Een forum heeft geen instelling “open voor iedereen”. Een lid ziet een forum alleen als de toegang via een van deze routes binnenkomt:
- Via de ruimte. Open Ruimte bewerken en gebruik de tabbladen Leden en Groepen. Iedereen die daar toegang krijgt, ziet elk forum in de ruimte, ook forums die je later toevoegt.
- Rechtstreeks. Onder Community, Leden, geef je een lid Alle forums of Afzonderlijke forums.
- Via een groep. Een groep kan communityforums bevatten, net zoals cursussen.
Forum bewerken zelf bevat alleen de naam, beschrijving, het pictogram, de kleur, het type en de moderatieschakelaar. Toegang komt altijd van de ruimte, het lid of de groep.
Een forum dat niemand kan bereiken, is voor elk lid onzichtbaar. Schrijf je in zo’n forum, dan waarschuwt de editor je: “Nog geen enkel lid kan dit bericht zien. Dit forum heeft geen ledentoegang. Voeg leden of groepen toe aan het forum of aan de ruimte ervan.”
Toegang via een groep geven is bijna altijd de beste keuze. Dan opent een aankoop, een import of een groepswijziging het forum zonder dat iemand het forum zelf hoeft aan te raken.
Beheerders zien altijd elk forum, in elke status. Controleer dus wat een lid ziet door als lid in te loggen.
Forumstatus
Elk forum in de lijst heeft een statuschip. Klik erop om te wisselen.
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Zichtbaar | Het forum is live voor iedereen die er toegang toe heeft. |
| Concept | Leden zien het niet. De status om een forum in op te bouwen. |
| Op aanvraag | Elk lid ziet het forum en vraagt om toegang. |
| Gearchiveerd | Leden met toegang kunnen het forum nog lezen. Niemand kan er nog berichten, reacties of antwoorden in plaatsen. |
Met archiveren sluit je een hoofdstuk af zonder het kwijt te raken. Een gearchiveerd forum verdwijnt ook uit de forumkeuze in de editor.
Forums op aanvraag
Op aanvraag is de enige status die buiten de toegangsroutes hierboven werkt. Elk lid ziet het forum in de eigen lijst en klikt op Toegang aanvragen. Tot jij beslist, staat er op de knop Aanvraag loopt, en een afgewezen lid kan Opnieuw aanvragen.
Kies je Op aanvraag, dan openen de Instellingen forum op aanvraag. De Weergavetekst voor leden legt uit waarom ze moeten aanvragen, en Motivering is verplicht bepaalt of ze een reden moeten opgeven. De aanvragen komen onder Moderatie terecht in Forumtoegang.
Een lid dat al toegang heeft via de ruimte, een groep of een rechtstreekse toewijzing, komt binnen zonder te vragen. Zo blijft de aanvraagstap voor de mensen voor wie die bedoeld is.
Een forum dupliceren
Dupliceren in het forummenu maakt een kopie met “(kopie)” achter de naam. De kopie behoudt de instellingen, het type en de status, en neemt de berichten over met hun oorspronkelijke auteurs, inclusief de antwoorden in een discussie.
Een paar dingen blijven achter:
- Reacties, beste antwoorden en uitlichtingen worden niet gekopieerd.
- Concepten en ingeplande berichten worden niet gekopieerd.
- Niemand krijgt automatisch toegang tot de kopie. Voeg de ruimte, leden of groepen opnieuw toe.
In een gemodereerd forum wachten de gekopieerde berichten op goedkeuring in de moderatiewachtrij, net zoals nieuwe berichten.
Verwijderen
Verwijderen verplaatst een forum samen met de berichten naar de prullenbak. Verwijder je een ruimte, dan gaan de ruimte en al haar forums daar in één keer naartoe.
Er is niet meteen iets weg. Gedurende 90 dagen kun je een forum of ruimte terugzetten vanuit de prullenbak in de instellingen, en dan komt die terug met de berichten. Na 90 dagen in de prullenbak wordt het definitief verwijderd, samen met de berichten, reacties, emojireacties, peilingen, meldingen en bijlagen, en kan het niet meer worden teruggezet.
Open de prullenbak van de community
Is een forum stil geworden, maar zijn de gesprekken erin de moeite waard om te bewaren, zet het dan op Gearchiveerd. Leden kunnen het nog lezen, en je hoeft later niets terug te zetten.
Een structuur die standhoudt
Begin met twee of drie forums in één ruimte, allemaal zichtbaar voor iedereen die lid wordt. Voeg een afgeschermd forum toe als je echt iets verkoopt waarvoor je er een nodig hebt. Splits pas op in ruimtes als één lijst met forums voor een nieuw lid niet meer logisch is.
Structuur toevoegen is makkelijk, structuur weghalen doet pijn, omdat leden al hebben geleerd waar alles staat.