Zodra HubSpot gekoppeld is, loopt het verkeer in beide richtingen. Dit artikel gaat over de weg naar buiten: de mensen in je memberarea als contacten in HubSpot krijgen. Alles hier herkent mensen aan hun e-mailadres, dus een adres dat al in HubSpot bestaat, wordt bijgewerkt in plaats van dubbel aangemaakt.
Vanuit een automatisering
Deze weg werkt in elke memberarea en reageert op alles waar een automatisering op kan reageren: een aankoop, een nieuw lid, een afgeronde cursus, een tag.
- Open Automatiseringen en bewerk een automatisering of maak er een aan.
- Voeg een stap toe en kies HubSpot.
- Kies Contact aanmaken of bijwerken en selecteer je HubSpot-koppeling.
Dat is de hele stap. Het lid wordt een contact, of een bestaand contact wordt bijgewerkt.
Wil je het contact meteen in een lijst zetten, voeg dan een tweede stap toe:
- Voeg een stap toe, kies HubSpot en dan Aan lijst toevoegen.
- Selecteer de koppeling en kies dan de lijst. De keuzelijst wordt live uit je HubSpot-account geladen, dus je ziet je echte statische lijsten.
Alleen statische lijsten kunnen van buitenaf worden gevuld. Actieve lijsten bepalen zelf wie erop staat op basis van hun filters. Daarom worden ze hier niet aangeboden.
Zet Contact aanmaken of bijwerken vóór Aan lijst toevoegen in dezelfde automatisering. Dan bestaat het contact zeker als de lijststap wordt uitgevoerd.
Vanuit een websiteformulier
Bevat je memberarea de module Websites, dan kan elk formulier zelfstandig synchroniseren, met een eigen veldtoewijzing, zonder automatisering ertussen. Het portaal wordt één keer per werkruimte gekoppeld, niet per formulier. Toont het paneel nog een knop HubSpot koppelen, koppel dan eerst het portaal voordat je verdergaat, zie HubSpot koppelen.
- Open Websites, open de website en ga naar het tabblad Leads.
- Open het actiemenu van een willekeurige lead en kies Meldingen. Kies dan het formulier in de lijst links.
- Vink in het onderdeel HubSpot-synchronisatie de optie Elke nieuwe lead als HubSpot-contact aanmaken of bijwerken aan.
- Wijs de velden toe: links je formulierveld, rechts de contacteigenschap in HubSpot. De lijst met eigenschappen komt uit je account, inclusief aangepaste eigenschappen.
- Stuur een testlead en bekijk het contact in HubSpot voordat je live gaat.
Het paneel opent vanuit het actiemenu van een lead, dus het formulier heeft minstens één lead nodig voordat je de synchronisatie kunt instellen. Verstuur het formulier één keer zelf, kom dan terug en wijs de velden toe.
Wijs eerst het e-mailveld toe. Dat veld bepaalt of HubSpot een bestaand contact bijwerkt of een nieuw contact aanmaakt. De rest is detail.
Wat er binnenkomt, en wanneer
| Weg | Wordt uitgevoerd als | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Automatiseringsstap | Er gebeurt iets waarop de automatisering reageert | Leden, kopers, cursisten die een cursus afronden |
| Websiteformulier | Iemand het formulier verstuurt | Leads, voordat ze lid zijn |
Beide schrijven via dezelfde koppeling, dus een lead die later lid wordt, komt op hetzelfde contact terecht in plaats van op een tweede.
Als er iets niet aankomt
Het koppelingspaneel onder Instellingen, dan Integraties laat zien of de rechten voor contacten en lijsten echt zijn gegeven. Een contact dat nooit verschijnt, komt bijna altijd door een ontbrekend recht of een koppeling die opnieuw moet worden gemaakt. Beide noemt het paneel. Het artikel Problemen met de HubSpot-koppeling oplossen behandelt de rest.