Met offline methodes betalen kopers zonder kaart: per bankoverschrijving, op factuur of contant bij overhandiging. Geen betaalprovider bevestigt deze betalingen, dus dat doe je zelf. Dit artikel volgt een offline bestelling van de afrekenpagina tot het moment waarop de toegang wordt vrijgegeven. Een overzicht van alle betaalinstellingen vind je in Betaalinstellingen.
Open het overzicht van betalingen
De opties staan onder Betalingen > Instellingen > Betaalmethodes, op het tabblad Offline betalingen. Staat Betalingen in je werkruimte uit, schakel het dan eerst in onder Instellingen > Functies. Voor het opslaan van betaalmethodes en voor het markeren van bestellingen als betaald is het recht Bestellingen / klanten bijwerken nodig.
Welke aankopen kunnen offline worden betaald?
Alleen eenmalige prijzen, ook “Betaal wat je wilt”. Abonnementen, betalingen in termijnen en evenemententickets gebruiken altijd online betaling. Je kunt met offline methodes verkopen, zelfs zonder Stripe, zolang Stripe Tax is uitgeschakeld. De belasting op offline bestellingen wordt ook door Stripe Tax berekend, zie Belastingen en btw.
Contant, bankoverschrijving of factuur?
Contant is bedoeld voor verkoop ter plaatse. Zet het aan met Ingeschakeld. Een contante bestelling heeft geen vervaldatum, dus er loopt geen herinnering en geen annulering. Je markeert de bestelling als betaald wanneer je het geld ontvangt.
Betaling per factuur betekent dat de koper per bankoverschrijving betaalt. Kies na het inschakelen wanneer de koper toegang krijgt:
- Toegang geven na ontvangst van de betaling is de aanbevolen keuze. De koper maakt het bedrag eerst over en krijgt toegang zodra je de bestelling als betaald markeert. De afrekenpagina toont dit als “Bankoverschrijving (vooruitbetaling)”.
- Toegang geven bij aankoop geeft meteen toegang, en de koper betaalt de factuur binnen je betalingstermijn. De afrekenpagina toont dit als “Kopen op factuur”.
Er is altijd maar één van de twee actief.
Bankgegevens
Vul onder Bankgegevens de Rekeninghouder, Banknaam, IBAN en BIC in. Bij het opslaan worden IBAN en BIC op een geldig formaat gecontroleerd. Betaling per factuur blijft verborgen op de afrekenpagina tot rekeninghouder en IBAN zijn ingevuld.
Betaalinstructies (optioneel) biedt ruimte voor maximaal 1.000 tekens extra tekst, zoals een opmerking bij de bankoverschrijving. Het veld staat onder Betaling per factuur als dat aanstaat, en onder Contant als alleen contant aanstaat. Kopers zien de tekst naast je bankgegevens, contante kopers na het afrekenen.
Wat ziet de koper?
Na het bestellen komt de koper op een bevestigingspagina met het bedrag, de vervaldatum en, bij bankoverschrijvingen, je bankgegevens. Het bestelnummer is het betalingskenmerk, dus zoek daarnaar op je bankafschrift. De koper krijgt deze gegevens ook per e-mail. Met Toegang geven bij aankoop zit de factuur als PDF bij die e-mail, en bevestigt de pagina dat de toegang klaarstaat.
Vervaldatums, herinneringen en annulering
Betalingstermijn (dagen) bepaalt hoelang de koper heeft om te betalen: 1 tot 90 dagen, standaard 14. De vervaldatum wordt gerekend vanaf de dag van de bestelling.
Met Toegang geven na ontvangst van de betaling verschijnen nog twee velden:
- Herinnering vóór vervaldatum (dagen) stuurt zoveel dagen voor de vervaldatum één herinnering met je bankgegevens. Standaard is dat 3, het maximum is 30, en 0 schakelt de herinnering uit.
- Onbetaalde bestellingen annuleren na (dagen) annuleert een bestelling die zoveel dagen na de vervaldatum nog onbetaald is, en laat de koper dat per e-mail weten. Standaard is dat 0, waarmee onbetaalde bestellingen open blijven. Het maximum is 180.
Beide controles lopen één keer per dag.
Een geannuleerde bestelling kan niet meer als betaald worden gemarkeerd. Komen bankoverschrijvingen vaak laat binnen, laat de annulering dan op 0 staan of geef genoeg dagen.
Met Toegang geven bij aankoop stel je herinneringen na de vervaldatum en de laatste stap voor onbetaalde facturen in onder Betalingen > Instellingen > Aanmaningen. Staan de aanmaningen uit, dan toont het tabblad Aanmaningen uit, en krijgen onbetaalde facturen na de vervaldatum geen herinneringen. Zie Aanmaningen en achterstallige betalingen.
Een bestelling als betaald markeren
Offline bestellingen wachten onder Betalingen > Verkoop > Bestellingen met de status In afwachting. De kolom Betaling toont de methode en de vervaldatum, of Achterstallig sinds zodra die datum voorbij is. Om alleen offline bestellingen te zien, filter je de lijst op Betaalmethode.
Komt het geld binnen, open dan de bestelling. Het vak Openstaande betaling biedt Markeren als betaald. Nadat je hebt bevestigd, worden toegang, factuur, commissies en de bevestigingsmail automatisch verwerkt. Alleen bestellingen in afwachting kunnen als betaald worden gemarkeerd.
Wordt een offline bestelling met factuur later op Terugbetaald of Geannuleerd gezet, dan wordt er een creditnota aangemaakt, mits creditnota’s automatisch worden uitgegeven. Bij een geregistreerde betaling krijgt de koper ook de e-mail over de terugbetaling met de PDF. Zie Terugbetalingen en creditnota’s.