Aanmaningen volgen geld op dat niet is binnengekomen. Je werkruimte stuurt tot drie aanmaningen na elkaar en zet een laatste stap als de koper dan nog steeds niet betaalt. Jij bepaalt of elke aanmaning vanzelf verstuurd wordt of op je goedkeuring wacht.
Open de instellingen voor aanmaningen
Waarvoor aanmaningen gelden
Aanmaningen kennen twee soorten dossiers:
- Eenmalige betalingen: bestellingen op factuur met Toegang geven bij aankoop die na de vervaldatum op de factuur nog in afwachting zijn. De dagen tellen vanaf die vervaldatum.
- Abonnementen: verlengingen waarvan de betaling mislukte, via Stripe of PayPal. Een dossier gaat open zodra het abonnement achterstallig is, en de dagen tellen vanaf die dag. Elke mislukte periode krijgt een eigen dossier.
Bankoverschrijvingen met Toegang geven na ontvangst van de betaling vallen er niet onder. Hun herinnering en de automatische annulering stel je in bij de betaalmethode, zie Offline betaalmethodes. Een bestelling krijgt hoogstens één aanmaningsdossier.
Achterstallige facturen worden elk uur gecontroleerd tussen 8:00 en 20:00 uur Duitse tijd. Een mislukte abonnementsbetaling opent meteen een dossier.
Aanmaningen inschakelen
Ga naar Betalingen > Instellingen > Aanmaningen. De pagina heeft één kaart voor Eenmalige betalingen en één voor Abonnementen, elk met een eigen schakelaar Ingeschakeld. Beide staan in het begin uit.
Zolang een type uitstaat, toont de kaart Aanmaningen uit. Achterstallige facturen of mislukte verlengingen krijgen dan geen herinneringen en geen laatste stap. Dossiers die al lopen, staan stil tot je aanmaningen weer inschakelt, en een betaling sluit ze nog steeds.
Stripe probeert een mislukte verlenging opnieuw volgens het schema in je Stripe-account, en de koper krijgt bij elke mislukking de e-mail Betaling mislukt, of aanmaningen nu aanstaan of niet. Plan de laatste stap na de laatste nieuwe poging van Stripe.
Om de pagina te bekijken heb je Betalingen bekijken nodig. Om ze op te slaan heb je Bestellingen / klanten bijwerken nodig.
De drie aanmaningen
Elke kaart heeft drie aanmaningen die je kunt inschakelen, en het vak Tijdlijn ernaast laat zien wanneer elke aanmaning uitgaat:
- Betalingsherinnering: een vriendelijke herinnering dat de betaling achterstallig is.
- Aanmaning: een duidelijk verzoek om te betalen, met een nieuwe termijn.
- Laatste aanmaning: de laatste aanmaning voor de laatste stap.
Zet elke stap aan of uit en stel Dagen na de vervaldatum in, van 1 tot 365. Elke actieve stap heeft meer dagen nodig dan de stap ervoor. Standaard sturen eenmalige betalingen alleen de betalingsherinnering, na 7 dagen, en abonnementen alle drie, na 3, 7 en 14 dagen.
De teksten van de e-mails zijn sjablonen. Klik bovenaan de pagina op E-mailteksten om ze te bewerken onder Instellingen > Meldingen. Zet je daar een sjabloon uit, dan wordt de stap nog wel vastgelegd, maar gaat er geen e-mail uit.
Schakel bij eenmalige betalingen Brief als PDF bijvoegen in voor elke aanmaning die een formele aanmaningsbrief moet meekrijgen. Brief bewerken opent die onder Betalingen > Instellingen > Documenten > Aanmaningsbrief, waar je ook een voorbeeld ziet. Logo, kleuren en opmaak komen uit de gedeelde Vormgeving van alle documenten.
Automatisch of na goedkeuring
Elke stap heeft een Verzendmodus:
- Automatisch: de aanmaning gaat op de ingestelde dag uit zonder dat jij iets hoeft te doen.
- Na goedkeuring: het dossier wacht met de status Goedkeuring nodig tot iemand van je team het goedkeurt. Op de tijdlijn toont de stap Goedkeuring.
Beheerders van je werkruimte krijgen dagelijks om 8:30 uur Duitse tijd een e-mail, Aanmaningen wachten op goedkeuring, zolang er aanmaningen wachten.
Na de laatste aanmaning
Kies onder Na de laatste aanmaning wat er gebeurt als de koper nog steeds niet betaald heeft, en na hoeveel Dagen na de vervaldatum. Die dag moet na de laatste actieve aanmaning vallen.
Voor eenmalige betalingen:
- Niets: het dossier blijft open tot er betaald is of tot jij het sluit.
- Toegang intrekken, de factuur blijft openstaan: de koper verliest de toegang en de bestelling blijft in afwachting. De toegang komt terug zodra er betaald is.
- Toegang intrekken en bestelling annuleren: de koper verliest de toegang, de bestelling wordt geannuleerd en het dossier sluit.
Bij beide opties om de toegang in te trekken krijgt de koper de e-mail Toegang opgeschort.
Voor abonnementen:
- Niets, Stripe beslist: de toegang blijft tot Stripe de betaling opgeeft en het abonnement beëindigt.
- Toegang pauzeren tot betaling: de koper verliest de toegang en Stripe blijft het opnieuw proberen. Slaagt een betaling, dan komt de toegang vanzelf terug.
- Abonnement opzeggen: het abonnement eindigt meteen en de bijbehorende toegang vervalt. Stripe stopt met nieuwe pogingen. Toegang uit eenmalige aankopen blijft.
Mislukt de laatste stap, dan wordt die de volgende dag opnieuw geprobeerd. Sla je de instellingen op, dan wordt elk open dossier meteen opnieuw ingepland volgens de nieuwe dagen.
De dossiers afhandelen
Alle dossiers staan onder Betalingen > Verkoop > Aanmaningen.
De cijfers bovenaan tonen wat Achterstallig is, het deel dat 30+ dagen te laat is, wat er in de laatste 30 dagen Voldaan is en, onder Goedkeuring nodig, hoeveel aanmaningen op jou wachten. Klik op dat cijfer om alleen die dossiers te zien. Werk je met meerdere valuta, wissel dan onder Valuta.
De schakelaar Status wisselt tussen Bezig, Goedkeuring nodig, Gesloten en Alle. Gesloten dossiers tonen Gesloten op in plaats van de volgende stap. Elke rij toont de Klant, het bereikte Niveau, het Bedrag, hoe lang het Achterstallig is, de Volgende stap en de Status. Filter op Niveau, Type, Valuta of Vervaldatum.
Wil je meerdere aanmaningen tegelijk goedkeuren, selecteer ze dan, klik op Goedkeuren met het aantal aanmaningen en bevestig met Goedkeuren en sturen. Elke klant krijgt de wachtende aanmaning meteen per e-mail.
Een dossier openen
Klik op een dossier om het te openen. Je ziet het Openstaand bedrag, de Vervaldatum, het Niveau bereikt, Laatst gemaand, de Volgende stap en de Laatste stap, met links naar de bestelling of het abonnement en naar de klant. De Geschiedenis toont elke aanmaning en gebeurtenis, met Brief als PDF waar een brief werd meegestuurd.
- Goedkeuren en sturen: verstuurt een aanmaning die op goedkeuring wacht. Kan de e-mail niet uitgaan, bijvoorbeeld omdat de klant geen e-mailadres heeft, dan bevestig je in het venster met Goedkeuren zonder e-mail. Het niveau wordt vastgelegd, maar er gaat geen e-mail uit.
- Verzenden met de naam van de volgende aanmaning: verstuurt die nu, voor de geplande dag. Voeg een Persoonlijke notitie (optioneel) toe, die boven de standaardtekst van de e-mail verschijnt, controleer het voorbeeld en verstuur de aanmaning. Dit werkt ook als aanmaningen uitgeschakeld zijn.
- Pauzeren: stopt de aanmaningen tot de datum onder Hervatten op, standaard 14 dagen later. Een Reden is verplicht, en alleen je team ziet die. Pauzeren verandert niets aan de toegang van de koper.
- Hervatten: zet een gepauzeerd dossier meteen voort.
- Afboeken: sluit het dossier zonder betaling. Een Reden is verplicht.
Voor elke actie in een dossier heb je Bestellingen / klanten bijwerken nodig.
Wanneer een dossier sluit
Een dossier sluit vanzelf als:
- de bestelling betaald is, of de abonnementsbetaling slaagt: Betaald.
- de bestelling geannuleerd, terugbetaald of verwijderd wordt, of het abonnement eindigt: Geannuleerd.
- de laatste stap de bestelling annuleert of het abonnement opzegt: Geannuleerd.
Een dossier dat je afboekt, sluit als Afgeboekt. Het blijft gesloten zolang het abonnement nog achterstallig is. Herstelt het abonnement en mislukt een latere betaling, dan gaat er een nieuw dossier open.