Monitowanie zajmuje się pieniędzmi, które nie dotarły. Twój obszar roboczy wysyła do trzech monitów, jeden po drugim, i wykonuje ostatni krok, jeśli kupujący nadal nie płaci. Ty decydujesz, czy każdy monit wychodzi sam, czy czeka na Twoje zatwierdzenie.
Co obejmuje monitowanie
Monitowanie zna dwa rodzaje spraw:
- Płatności jednorazowe: zamówienia na fakturę z Dostęp od razu przy zakupie, które po terminie płatności na fakturze nadal oczekują. Dni liczą się od tego terminu.
- Subskrypcje: odnowienia, których płatność się nie powiodła, przez Stripe lub PayPal. Sprawa otwiera się, gdy tylko subskrypcja jest po terminie, a dni liczą się od tego dnia. Każdy nieudany okres dostaje własną sprawę.
Przelewy bankowe z Dostęp po otrzymaniu płatności nie są objęte. Ich przypomnienie i automatyczne anulowanie ustawiasz w metodzie płatności, zobacz Metody płatności offline. Zamówienie ma najwyżej jedną sprawę monitowania.
Faktury po terminie są sprawdzane co godzinę między 8:00 a 20:00 czasu niemieckiego. Nieudana płatność za subskrypcję od razu otwiera sprawę.
Włączanie monitowania
Przejdź do Płatności > Ustawienia > Monitowanie. Strona ma jedną kartę dla Płatności jednorazowe i jedną dla Subskrypcje, każdą z własnym przełącznikiem Włączone. Oba są na początku wyłączone.
Dopóki typ jest wyłączony, karta pokazuje Monitowanie wyłączone. Faktury po terminie lub nieudane odnowienia nie dostają wtedy przypomnień ani ostatniego kroku. Sprawy, które już trwają, czekają, aż ponownie włączysz monitowanie, a płatność nadal je zamyka.
Stripe ponawia nieudane odnowienie według harmonogramu ustawionego na Twoim koncie Stripe, a kupujący dostaje e-mail Płatność nieudana przy każdym niepowodzeniu, niezależnie od tego, czy monitowanie jest włączone. Umieść ostatni krok po ostatniej próbie Stripe.
Wyświetlenie strony wymaga Zobacz płatności. Zapisanie jej wymaga Zaktualizuj zamówienia / klientów.
Trzy monity
Każda karta ma trzy monity, które możesz włączyć, a pole Oś czasu obok pokazuje, kiedy każdy z nich wychodzi:
- Przypomnienie o płatności: uprzejme przypomnienie, że płatność jest po terminie.
- Monit: wyraźne wezwanie do zapłaty z nowym terminem.
- Ostatnie wezwanie: ostatni monit przed ostatnim krokiem.
Każdy krok włączasz lub wyłączasz i ustawiasz Dni po terminie płatności, od 1 do 365. Każdy aktywny krok potrzebuje więcej dni niż poprzedni. Domyślnie płatności jednorazowe wysyłają tylko przypomnienie o płatności, po 7 dniach, a subskrypcje wysyłają wszystkie trzy, po 3, 7 i 14 dniach.
Treści e-maili to szablony. Kliknij Treści e-maili u góry strony, aby edytować je w Ustawienia > Powiadomienia. Jeśli wyłączysz tam szablon, krok nadal jest zapisywany, ale żaden e-mail nie wychodzi.
Przy płatnościach jednorazowych włącz Dołącz pismo jako PDF dla każdego monitu, który ma zawierać formalne wezwanie do zapłaty. Edytuj pismo otwiera je w Płatności > Ustawienia > Dokumenty > Wezwanie do zapłaty, gdzie widzisz też podgląd. Logo, kolory i układ pochodzą ze wspólnego Wygląd wszystkich dokumentów.
Automatycznie lub po zatwierdzeniu
Każdy krok ma Tryb wysyłki:
- Automatycznie: monit wychodzi w swoim dniu bez Twojego udziału.
- Po zatwierdzeniu: sprawa czeka ze statusem Do zatwierdzenia, aż ktoś z Twojego zespołu ją zatwierdzi. Na osi czasu krok pokazuje Zatwierdzenie.
Admini Twojego obszaru roboczego dostają codziennie o 8:30 czasu niemieckiego e-mail Monity czekają na zatwierdzenie, dopóki jakieś monity czekają.
Po ostatnim wezwaniu
W Po ostatnim monicie wybierz, co się dzieje, jeśli kupujący nadal nie zapłacił, i po ilu Dni po terminie płatności. Ten dzień musi przypadać po ostatnim aktywnym monicie.
Przy płatnościach jednorazowych:
- Nic: sprawa pozostaje otwarta, dopóki nie zostanie opłacona lub jej nie zamkniesz.
- Odbierz dostęp, faktura pozostaje otwarta: kupujący traci dostęp, a zamówienie dalej oczekuje. Dostęp wraca, gdy zamówienie zostanie opłacone.
- Odbierz dostęp i anuluj zamówienie: kupujący traci dostęp, zamówienie zostaje anulowane, a sprawa się zamyka.
Obie opcje odebrania dostępu wysyłają kupującemu e-mail Dostęp zawieszony.
Przy subskrypcjach:
- Nic, decyduje Stripe: dostęp zostaje, dopóki Stripe nie zrezygnuje z płatności i nie zakończy subskrypcji.
- Wstrzymaj dostęp do zapłaty: kupujący traci dostęp, a Stripe dalej ponawia próby. Gdy płatność się powiedzie, dostęp wraca sam.
- Anuluj subskrypcję: subskrypcja od razu się kończy, a jej dostęp zostaje odebrany. Stripe przestaje ponawiać próby. Dostęp z zakupów jednorazowych zostaje.
Jeśli ostatni krok się nie powiedzie, jest ponawiany następnego dnia. Gdy zapiszesz ustawienia, każda otwarta sprawa od razu dostaje nowy harmonogram według nowych dni.
Praca ze sprawami
Wszystkie sprawy są widoczne w Płatności > Sprzedaż > Monity.
Liczby u góry pokazują, co jest Po terminie, udział z 30+ dni po terminie, co zostało Odzyskano w ostatnich 30 dniach oraz, w Do zatwierdzenia, ile monitów na Ciebie czeka. Kliknij tę liczbę, aby zobaczyć tylko te sprawy. Przy kilku walutach przełączaj je w Waluta.
Przełącznik Status przełącza między W toku, Do zatwierdzenia, Zamknięte i Wszystkie. Zamknięte sprawy pokazują Zamknięto zamiast następnego kroku. Każdy wiersz pokazuje Klient, osiągnięty Poziom, Kwota, jak długo jest Po terminie, Następny krok i Status. Filtruj według Poziom, Typ, Waluta lub Termin płatności.
Aby zatwierdzić kilka monitów naraz, zaznacz je, kliknij Zatwierdź z liczbą monitów i potwierdź przez Zatwierdź i wyślij. Każdy klient od razu dostaje czekający monit e-mailem.
Wnętrze sprawy
Kliknij sprawę, aby ją otworzyć. Pokazuje Do zapłaty, Termin płatności, Osiągnięty poziom, Ostatni monit, Następny krok i Ostatni krok, z linkami do zamówienia lub subskrypcji i do klienta. Historia pokazuje każdy monit i zdarzenie, z Pismo w PDF tam, gdzie wysłano pismo.
- Zatwierdź i wyślij: wysyła monit, który czeka na zatwierdzenie. Jeśli e-mail nie może wyjść, na przykład dlatego, że klient nie ma adresu e-mail, potwierdzasz w oknie przez Zatwierdź bez e-maila. Poziom zostaje zapisany, ale żaden e-mail nie wychodzi.
- Wyślij z nazwą następnego monitu: wysyła go teraz, przed jego dniem. Dodaj Osobista notatka (opcjonalnie), która pojawia się nad standardowym tekstem e-maila, sprawdź podgląd i wyślij. Działa to także wtedy, gdy monitowanie jest wyłączone.
- Pauza: zatrzymuje monity do daty z Data wznowienia, domyślnie 14 dni naprzód. Powód jest wymagany i widzi go tylko Twój zespół. Wstrzymanie nie zmienia dostępu kupującego.
- Wznów: od razu kontynuuje wstrzymaną sprawę.
- Spisz w straty: zamyka sprawę bez płatności. Powód jest wymagany.
Każde działanie w sprawie wymaga Zaktualizuj zamówienia / klientów.
Kiedy sprawa się zamyka
Sprawa zamyka się sama, gdy:
- zamówienie zostanie opłacone lub płatność za subskrypcję się powiedzie: Opłacono.
- zamówienie zostanie anulowane, zwrócone lub usunięte albo subskrypcja się skończy: Anulowano.
- ostatni krok anuluje zamówienie lub subskrypcję: Anulowano.
Sprawa spisana w straty zamyka się jako Spisano w straty. Pozostaje zamknięta, dopóki subskrypcja jest nadal po terminie. Jeśli subskrypcja wróci do normy, a późniejsza płatność się nie powiedzie, otwiera się nowa sprawa.