Les relances assurent le suivi de l'argent qui n'est pas arrivé. Votre espace de travail envoie jusqu'à trois relances, l'une après l'autre, et passe à une étape finale si l'acheteur ne paie toujours pas. Vous décidez si chaque relance part d'elle-même ou attend votre validation.
Ouvrir les paramètres des relances
Ce que couvrent les relances
Les relances connaissent deux types de dossiers :
- Paiements uniques : les commandes sur facture avec Accès dès l'achat qui sont encore en attente après l'échéance de la facture. Les jours se comptent à partir de cette échéance.
- Abonnements : les renouvellements dont le paiement a échoué, avec Stripe ou PayPal. Un dossier s'ouvre dès que l'abonnement est en retard, et les jours se comptent à partir de ce jour. Chaque période échouée a son propre dossier.
Les virements bancaires avec Accès à réception du paiement ne sont pas couverts. Leur rappel et leur annulation automatique se règlent dans le moyen de paiement, voir Moyens de paiement hors ligne. Une commande a au plus un dossier de relance.
Les factures en retard sont vérifiées toutes les heures entre 8 h et 20 h, heure allemande. Un paiement d'abonnement échoué ouvre un dossier immédiatement.
Activer les relances
Allez dans Paiements > Paramètres > Relances. La page comporte une carte pour les Paiements uniques et une pour les Abonnements, chacune avec son propre interrupteur Activé. Les deux sont désactivés au départ.
Tant qu'un type est désactivé, la carte affiche Les relances sont désactivées. Les factures en retard ou les renouvellements échoués ne reçoivent alors ni relance ni étape finale. Les dossiers déjà en cours restent en suspens jusqu'à ce que vous réactiviez les relances, et un paiement les clôture quand même.
Stripe retente un renouvellement échoué selon le calendrier défini dans votre compte Stripe, et l'acheteur reçoit l'e-mail Échec du paiement à chaque échec, que les relances soient activées ou non. Placez l'étape finale après la dernière tentative de Stripe.
Consulter la page exige Voir les paiements. L'enregistrer exige Mettre à jour les commandes / clients.
Les trois relances
Chaque carte comporte trois relances que vous pouvez activer, et l'encadré Chronologie à côté montre quand chacune part :
- Rappel de paiement : un rappel aimable indiquant que le paiement est en retard.
- Relance : une demande de paiement claire avec un nouveau délai.
- Dernière relance : la dernière relance avant l'étape finale.
Pour chaque étape, activez-la ou désactivez-la et définissez les Jours après l'échéance, de 1 à 365. Chaque étape active doit avoir plus de jours que la précédente. Par défaut, les paiements uniques n'envoient que le rappel de paiement, après 7 jours, et les abonnements envoient les trois, après 3, 7 et 14 jours.
Les textes des e-mails sont des modèles. Cliquez sur Textes des e-mails en haut de la page pour les modifier sous Paramètres > Notifications. Si vous y désactivez un modèle, l'étape est quand même enregistrée, mais aucun e-mail ne part.
Pour les paiements uniques, activez Joindre la lettre en PDF pour chaque relance qui doit être accompagnée d'une lettre de relance formelle. Modifier la lettre l'ouvre sous Paiements > Paramètres > Documents > Lettre de relance, où vous voyez aussi un aperçu. Le logo, les couleurs et la mise en page viennent du Design commun à tous les documents.
Automatique ou après validation
Chaque étape a un Mode d'envoi :
- Automatique : la relance part à sa date sans vous.
- Après validation : le dossier attend avec le statut À valider jusqu'à ce qu'une personne de votre équipe le valide. Sur la chronologie, l'étape affiche Approbation.
Les administrateurs de votre espace de travail reçoivent chaque jour à 8 h 30, heure allemande, l'e-mail Relances en attente de validation, tant que des relances attendent.
Après la dernière relance
Sous Après la dernière relance, choisissez ce qui se passe si l'acheteur n'a toujours pas payé, et après combien de Jours après l'échéance. Ce jour doit venir après la dernière relance active.
Pour les paiements uniques :
- Rien : le dossier reste ouvert jusqu'à son paiement ou jusqu'à ce que vous le clôturiez.
- Retirer l'accès, la facture reste ouverte : l'acheteur perd l'accès, et la commande reste en attente. L'accès revient une fois qu'elle est payée.
- Retirer l'accès et annuler la commande : l'acheteur perd l'accès, la commande est annulée et le dossier se clôture.
Les deux options de retrait envoient à l'acheteur l'e-mail Accès suspendu.
Pour les abonnements :
- Rien, Stripe décide : l'accès reste jusqu'à ce que Stripe renonce au paiement et mette fin à l'abonnement.
- Suspendre l'accès jusqu'au paiement : l'acheteur perd l'accès, et Stripe continue ses tentatives. Quand un paiement réussit, l'accès revient de lui-même.
- Résilier l'abonnement : l'abonnement prend fin immédiatement et son accès est retiré. Stripe arrête ses tentatives. L'accès issu d'achats uniques reste.
Si l'étape finale échoue, elle est retentée le lendemain. Quand vous enregistrez les paramètres, chaque dossier ouvert est aussitôt replanifié selon les nouveaux jours.
Traiter les dossiers
Tous les dossiers sont listés sous Paiements > Ventes > Relances.
Les chiffres en haut montrent ce qui est En retard, la part qui a +30 jours de retard, ce qui a été Recouvré sur les 30 derniers jours et, sous À valider, combien de relances vous attendent. Cliquez sur ce chiffre pour ne voir que ces dossiers. Avec plusieurs devises, changez-en sous Devise.
Le sélecteur Statut passe de En cours à À valider, Fermé et Tous. Les dossiers clôturés affichent Clôturé le au lieu de l'étape suivante. Chaque ligne affiche le Client, le Niveau atteint, le Montant, depuis combien de temps il est En retard, l'Étape suivante et le Statut. Filtrez par Niveau, Type, Devise ou Échéance.
Pour valider plusieurs relances à la fois, sélectionnez-les, cliquez sur Valider avec le nombre de relances et confirmez avec Valider et envoyer. Chaque client reçoit aussitôt par e-mail la relance en attente.
Dans un dossier
Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir. Il affiche le Montant dû, l'Échéance, le Niveau atteint, le Dernier envoi, l'Étape suivante et l'Étape finale, avec des liens vers la commande ou l'abonnement et vers le client. L'Historique liste chaque relance et chaque événement, avec Lettre en PDF quand une lettre était jointe.
- Valider et envoyer : envoie une relance qui attend une validation. Si l'e-mail ne peut pas partir, par exemple parce que le client n'a pas d'adresse e-mail, vous confirmez avec Valider sans e-mail dans la boîte de dialogue. Le niveau est enregistré, mais aucun e-mail ne part.
- Envoyer avec le nom de la relance suivante : l'envoie maintenant, avant sa date. Ajoutez une Note personnelle (facultatif), qui apparaît au-dessus du texte standard de l'e-mail, vérifiez l'aperçu et envoyez-la. Cela fonctionne aussi quand les relances sont désactivées.
- Suspendre : arrête les relances jusqu'à la date indiquée sous Reprendre le, 14 jours plus tard par défaut. Une Raison est obligatoire, et seule votre équipe la voit. La suspension ne change pas l'accès de l'acheteur.
- Reprendre : reprend immédiatement un dossier suspendu.
- Passer en perte : clôture le dossier sans paiement. Une Raison est obligatoire.
Chaque action dans un dossier exige Mettre à jour les commandes / clients.
Quand un dossier se clôture
Un dossier se clôture de lui-même quand :
- la commande est payée, ou le paiement de l'abonnement réussit : Payé.
- la commande est annulée, remboursée ou supprimée, ou l'abonnement prend fin : Annulé.
- l'étape finale annule la commande ou l'abonnement : Annulé.
Un dossier que vous passez en perte se clôture avec Passé en perte. Il reste clôturé tant que l'abonnement est encore en retard. Si l'abonnement se rétablit et qu'un paiement ultérieur échoue, un nouveau dossier s'ouvre.