I solleciti seguono il denaro che non è arrivato. La sua area di lavoro invia fino a tre avvisi, uno dopo l'altro, e compie un passaggio finale se l'acquirente non paga ancora. Lei decide se ogni avviso parte da solo o attende la sua approvazione.
Apra le impostazioni dei solleciti
Che cosa coprono i solleciti
I solleciti conoscono due tipi di casi:
- Pagamenti una tantum: ordini su fattura con Accesso all'acquisto ancora in sospeso dopo la scadenza indicata in fattura. I giorni si contano da quella scadenza.
- Abbonamenti: rinnovi il cui pagamento non è riuscito, con Stripe o PayPal. Un caso si apre non appena l'abbonamento risulta scaduto, e i giorni si contano da quel giorno. Ogni periodo non riuscito riceve un caso proprio.
I bonifici con Accesso alla ricezione del pagamento non sono coperti. Il loro promemoria e l'annullamento automatico si impostano nel metodo di pagamento, veda Metodi di pagamento offline. Un ordine riceve al massimo un caso di sollecito.
Le fatture scadute vengono controllate ogni ora tra le 8 e le 20, ora tedesca. Un pagamento di abbonamento non riuscito apre subito un caso.
Attivare i solleciti
Vada in Pagamenti > Impostazioni > Solleciti. La pagina ha una scheda per Pagamenti una tantum e una per Abbonamenti, ciascuna con il proprio interruttore Attivato. Entrambi partono disattivati.
Finché un tipo è disattivato, la scheda mostra I solleciti sono disattivati. Le fatture scadute o i rinnovi non riusciti non ricevono allora né promemoria né passaggio finale. I casi già in corso restano fermi finché non riattiva i solleciti, e un pagamento li chiude comunque.
Stripe ritenta un rinnovo non riuscito secondo il calendario impostato nel suo account Stripe, e l'acquirente riceve l'email Pagamento non riuscito a ogni fallimento, che i solleciti siano attivi o no. Collochi il passaggio finale dopo l'ultimo tentativo di Stripe.
Per vedere la pagina serve Visualizza pagamenti. Per salvarla serve Aggiorna ordini / clienti.
I tre avvisi
Ogni scheda ha tre avvisi che può attivare, e il riquadro Cronologia accanto mostra quando parte ciascuno:
- Promemoria di pagamento: un promemoria cordiale che il pagamento è scaduto.
- Sollecito di pagamento: una richiesta chiara di pagare con una nuova scadenza.
- Ultimo sollecito: l'ultimo avviso prima del passaggio finale.
Per ogni passaggio, lo attivi o disattivi e imposti Giorni dopo la scadenza, da 1 a 365. Ogni passaggio attivo richiede più giorni di quello precedente. Per impostazione predefinita, i pagamenti una tantum inviano solo il promemoria di pagamento, dopo 7 giorni, e gli abbonamenti inviano tutti e tre, dopo 3, 7 e 14 giorni.
I testi delle email sono modelli. Clicchi su Testi delle email in cima alla pagina per modificarli in Impostazioni > Notifiche. Se lì disattiva un modello, il passaggio viene comunque registrato, ma non parte alcuna email.
Per i pagamenti una tantum, attivi Allega la lettera in PDF per ogni avviso che deve contenere una lettera di sollecito formale. Modifica lettera la apre in Pagamenti > Impostazioni > Documenti > Lettera di sollecito, dove vede anche un'anteprima. Logo, colori e impaginazione provengono dal Design condiviso di tutti i documenti.
Automatico o dopo approvazione
Ogni passaggio ha un Invio:
- Automatico: l'avviso parte nel suo giorno senza di lei.
- Dopo approvazione: il caso attende con lo stato Da approvare finché qualcuno del suo team non lo approva. Nella cronologia, il passaggio mostra Approvazione.
Gli amministratori della sua area di lavoro ricevono un'email giornaliera alle 8:30, ora tedesca, Solleciti in attesa di approvazione, finché ci sono avvisi in attesa.
Dopo l'ultimo sollecito
In Dopo l'ultimo sollecito, scelga che cosa succede se l'acquirente non ha ancora pagato, e dopo quanti Giorni dopo la scadenza. Quel giorno deve venire dopo l'ultimo avviso attivo.
Per i pagamenti una tantum:
- Nulla: il caso resta aperto finché non viene pagato o finché non lo chiude lei.
- Revoca l'accesso, la fattura resta aperta: l'acquirente perde l'accesso, e l'ordine resta in sospeso. L'accesso torna quando viene pagato.
- Revoca l'accesso e annulla l'ordine: l'acquirente perde l'accesso, l'ordine viene annullato e il caso si chiude.
Entrambe le opzioni di revoca inviano all'acquirente l'email Accesso sospeso.
Per gli abbonamenti:
- Nulla, decide Stripe: l'accesso resta finché Stripe non rinuncia al pagamento e termina l'abbonamento.
- Sospendi l'accesso fino al pagamento: l'acquirente perde l'accesso, e Stripe continua a ritentare. Quando un pagamento riesce, l'accesso torna da solo.
- Annulla l'abbonamento: l'abbonamento termina subito e il suo accesso viene rimosso. Stripe smette di ritentare. L'accesso derivante da acquisti singoli resta.
Se il passaggio finale non riesce, viene ritentato il giorno successivo. Quando salva le impostazioni, ogni caso aperto viene subito ripianificato sui nuovi giorni.
Gestire i casi
Tutti i casi sono elencati in Pagamenti > Vendite > Solleciti.
Le cifre in alto mostrano che cosa è In ritardo, la quota in Ritardo +30 giorni, che cosa è stato Recuperato negli ultimi 30 giorni e, in Da approvare, quanti avvisi la attendono. Clicchi su quella cifra per vedere solo quei casi. Con più valute, passi dall'una all'altra in Valuta.
Il selettore Stato passa tra In corso, Da approvare, Chiuso e Tutti. I casi chiusi mostrano Chiusa il al posto del passaggio successivo. Ogni riga mostra il Cliente, il Livello raggiunto, l'Importo, da quanto tempo è In ritardo, il Passo successivo e lo Stato. Filtri per Livello, Tipo, Valuta o Scadenza.
Per approvare più avvisi in una volta, li selezioni, clicchi su Approva con il numero di avvisi e confermi con Approva e invia. Ogni cliente riceve subito via email l'avviso in attesa.
All'interno di un caso
Clicchi su un caso per aprirlo. Mostra l'Importo insoluto, la Scadenza, il Livello raggiunto, l'Ultimo invio, il Passo successivo e il Passo finale, con i link all'ordine o all'abbonamento e al cliente. La Cronologia elenca ogni avviso ed evento, con Lettera in PDF dove è stata allegata una lettera.
- Approva e invia: invia un avviso che attende l'approvazione. Se l'email non può partire, per esempio perché il cliente non ha un indirizzo email, conferma con Approva senza email nella finestra di dialogo. Il livello viene registrato, ma non parte alcuna email.
- Invia con il nome dell'avviso successivo: lo invia subito, prima del suo giorno. Aggiunga una Nota personale (facoltativa), che compare sopra il testo standard dell'email, controlli l'anteprima e la invii. Funziona anche mentre i solleciti sono disattivati.
- Sospendi: ferma gli avvisi fino alla data indicata in Riprendi il, 14 giorni dopo per impostazione predefinita. Il Motivo è obbligatorio, e lo vede solo il suo team. La sospensione non cambia l'accesso dell'acquirente.
- Riprendi: fa ripartire subito un caso sospeso.
- Stralcia: chiude il caso senza pagamento. Il Motivo è obbligatorio.
Ogni azione in un caso richiede Aggiorna ordini / clienti.
Quando un caso si chiude
Un caso si chiude da solo quando:
- l'ordine viene pagato, o il pagamento dell'abbonamento riesce: Pagato.
- l'ordine viene annullato, rimborsato o eliminato, o l'abbonamento termina: Annullato.
- il passaggio finale annulla l'ordine o l'abbonamento: Annullato.
Un caso che stralcia si chiude come Stralciato. Resta chiuso anche se l'abbonamento è ancora scaduto. Se l'abbonamento si riprende e un pagamento successivo non riesce, si apre un nuovo caso.