La gestión de impagos hace el seguimiento del dinero que no ha llegado. Su espacio de trabajo envía hasta tres avisos, uno tras otro, y da un paso final si el comprador sigue sin pagar. Usted decide si cada aviso sale por sí solo o espera a su aprobación.
Abrir la configuración de gestión de impagos
Qué abarca la gestión de impagos
La gestión de impagos conoce dos tipos de casos:
- Pagos únicos: pedidos con factura y Acceso al comprar que siguen pendientes después de la fecha de vencimiento de la factura. Los días cuentan desde esa fecha de vencimiento.
- Suscripciones: renovaciones cuyo pago falló, con Stripe o PayPal. Un caso se abre en cuanto la suscripción está vencida, y los días cuentan desde ese día. Cada periodo fallido recibe su propio caso.
Las transferencias bancarias con Acceso al recibir el pago no están incluidas. Su recordatorio y la cancelación automática se configuran en el método de pago. Consulte Métodos de pago offline. Un pedido recibe como máximo un caso de impago.
Las facturas vencidas se comprueban cada hora entre las 8:00 y las 20:00, hora de Alemania. Un pago de suscripción fallido abre un caso de inmediato.
Activar la gestión de impagos
Vaya a Pagos > Configuraciones > Gestión de impagos. La página tiene una tarjeta para Pagos únicos y otra para Suscripciones, cada una con su propio interruptor Habilitado. Ambas empiezan desactivadas.
Mientras un tipo está desactivado, la tarjeta muestra La gestión de impagos está desactivada. Las facturas vencidas o las renovaciones fallidas no reciben entonces recordatorios ni paso final. Los casos que ya están en curso quedan en espera hasta que vuelva a activar la gestión de impagos, y un pago los sigue cerrando.
Stripe vuelve a intentar una renovación fallida según el calendario configurado en su cuenta de Stripe, y el comprador recibe el correo El pago ha fallado en cada fallo, esté activada o no la gestión de impagos. Sitúe el paso final después del último reintento de Stripe.
Para ver la página necesita Ver pagos. Para guardarla necesita Actualizar pedidos / clientes.
Los tres avisos
Cada tarjeta tiene tres avisos que puede activar, y el recuadro Cronología de al lado muestra cuándo sale cada uno:
- Recordatorio de pago: un recordatorio amable de que el pago está vencido.
- Aviso de impago: una petición clara de pago con un nuevo plazo.
- Último aviso: el último aviso antes del paso final.
Para cada paso, actívelo o desactívelo y fije Días tras el vencimiento, de 1 a 365. Cada paso activo necesita más días que el anterior. Por defecto, los pagos únicos solo envían el recordatorio de pago, a los 7 días, y las suscripciones envían los tres, a los 3, 7 y 14 días.
Los textos de los correos son plantillas. Haga clic en Textos del correo en la parte superior de la página para editarlos en Configuraciones > Notificaciones. Si desactiva una plantilla allí, el paso se sigue registrando, pero no se envía ningún correo.
En los pagos únicos, active Adjuntar la carta en PDF en cada aviso que deba llevar una carta de reclamación formal. Editar carta la abre en Pagos > Configuraciones > Documentos > Carta de reclamación, donde también ve una vista previa. El logotipo, los colores y el diseño proceden del Diseño compartido de todos los documentos.
Automático o tras aprobación
Cada paso tiene un Modo de envío:
- Automático: el aviso sale en su día sin intervención suya.
- Tras aprobación: el caso espera con el estado Requiere aprobación hasta que alguien de su equipo lo apruebe. En la cronología, el paso muestra Aprobación.
Los administradores de su espacio de trabajo reciben un correo diario a las 8:30, hora de Alemania, Avisos de pago pendientes de aprobación, mientras haya avisos en espera.
Después del último aviso
En Después del último aviso, elija qué pasa si el comprador sigue sin pagar, y después de cuántos Días tras el vencimiento. Ese día tiene que ser posterior al último aviso activo.
Para pagos únicos:
- Nada: el caso sigue abierto hasta que se pague o usted lo cierre.
- Retirar acceso, la factura sigue abierta: el comprador pierde el acceso, y el pedido sigue pendiente. El acceso vuelve en cuanto se paga.
- Retirar acceso y cancelar el pedido: el comprador pierde el acceso, el pedido se cancela y el caso se cierra.
Ambas opciones de retirada envían al comprador el correo Acceso suspendido.
Para suscripciones:
- Nada, decide Stripe: el acceso se mantiene hasta que Stripe renuncia al pago y termina la suscripción.
- Pausar el acceso hasta el pago: el comprador pierde el acceso, y Stripe sigue reintentando. Cuando un pago se completa, el acceso vuelve por sí solo.
- Cancelar la suscripción: la suscripción termina de inmediato y se retira su acceso. Stripe deja de reintentar. El acceso de las compras únicas se mantiene.
Si el paso final falla, se vuelve a intentar al día siguiente. Cuando guarda la configuración, cada caso abierto se reprograma de inmediato con los nuevos días.
Trabajar los casos
Todos los casos aparecen en Pagos > Ventas > Avisos de impago.
Las cifras de arriba muestran lo que está Vencido, la parte que está Vencido +30 días, lo que se ha Recuperado en los últimos 30 días y, en Requiere aprobación, cuántos avisos le esperan. Haga clic en esa cifra para ver solo esos casos. Con varias monedas, cámbielas en Moneda.
El selector Estado alterna entre En curso, Requiere aprobación, Cerrados y Todo. Los casos cerrados muestran Cerrado el en lugar del siguiente paso. Cada fila muestra el Cliente, el Nivel alcanzado, el Importe, cuánto tiempo lleva Vencido, el Siguiente paso y el Estado. Filtre por Nivel, Tipo, Moneda o Vencimiento.
Para aprobar varios avisos a la vez, selecciónelos, haga clic en Aprobar con el número de avisos y confirme con Aprobar y enviar. Cada cliente recibe de inmediato por correo el aviso que estaba en espera.
Dentro de un caso
Haga clic en un caso para abrirlo. Muestra el Importe pendiente, el Vencimiento, el Nivel alcanzado, el Último aviso, el Siguiente paso y el Paso final, con enlaces al pedido o a la suscripción y al cliente. El Historial enumera cada aviso y evento, con Carta en PDF cuando se adjuntó una carta.
- Aprobar y enviar: envía un aviso que espera aprobación. Si el correo no puede salir, por ejemplo porque el cliente no tiene dirección de correo electrónico, usted confirma con Aprobar sin correo en el diálogo. El nivel se registra, pero no se envía ningún correo.
- Enviar con el nombre del siguiente aviso: lo envía ahora, antes de su día. Añada una Nota personal (opcional), que aparece encima del texto estándar del correo, revise la vista previa y envíelo. Esto también funciona mientras la gestión de impagos está desactivada.
- Pausar: detiene los avisos hasta la fecha de Reanudar el, 14 días después por defecto. Se requiere un Motivo, y solo lo ve su equipo. Pausar no cambia el acceso del comprador.
- Reanudar: continúa de inmediato un caso pausado.
- Dar por incobrable: cierra el caso sin pago. Se requiere un Motivo.
Cada acción en un caso requiere Actualizar pedidos / clientes.
Cuándo se cierra un caso
Un caso se cierra por sí solo cuando:
- el pedido se paga, o el pago de la suscripción se completa: Pagado.
- el pedido se cancela, se reembolsa o se elimina, o la suscripción termina: Cancelado.
- el paso final cancela el pedido o la suscripción: Cancelado.
Un caso que usted da por incobrable se cierra como Incobrable. Sigue cerrado mientras la suscripción siga vencida. Si la suscripción se recupera y un pago posterior falla, se abre un caso nuevo.