Das Mahnwesen kümmert sich um Geld, das nicht eingegangen ist. Ihre Plattform sendet bis zu drei Mahnungen nacheinander und führt einen letzten Schritt aus, wenn der Käufer dann immer noch nicht zahlt. Sie entscheiden, ob jede Mahnung von selbst hinausgeht oder auf Ihre Freigabe wartet.
Mahnwesen-Einstellungen öffnen
Was das Mahnwesen abdeckt
Das Mahnwesen kennt zwei Arten von Fällen:
- Einmalzahlungen: Bestellungen auf Rechnung mit Zugriff sofort beim Kauf, die nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung noch offen sind. Die Tage zählen ab diesem Fälligkeitsdatum.
- Abonnements: Verlängerungen, deren Zahlung fehlgeschlagen ist, mit Stripe oder PayPal. Ein Fall wird eröffnet, sobald das Abonnement überfällig ist, und die Tage zählen ab diesem Tag. Jeder fehlgeschlagene Zeitraum bekommt einen eigenen Fall.
Banküberweisungen mit Zugriff nach Zahlungseingang sind nicht abgedeckt. Ihre Erinnerung und die automatische Stornierung stellen Sie in der Zahlungsmethode ein, siehe Offline-Zahlungsmethoden. Eine Bestellung bekommt höchstens einen Mahnfall.
Überfällige Rechnungen werden zwischen 8 und 20 Uhr deutscher Zeit stündlich geprüft. Eine fehlgeschlagene Abozahlung eröffnet sofort einen Fall.
Das Mahnwesen einschalten
Gehen Sie zu Zahlungen > Einstellungen > Mahnwesen. Die Seite hat eine Karte für Einmalzahlungen und eine für Abonnements, jede mit eigenem Schalter Aktiviert. Beide sind zu Beginn ausgeschaltet.
Solange ein Typ ausgeschaltet ist, zeigt die Karte Mahnwesen ist aus. Überfällige Rechnungen oder fehlgeschlagene Verlängerungen bekommen dann keine Erinnerungen und keinen letzten Schritt. Bereits laufende Fälle ruhen, bis Sie das Mahnwesen wieder einschalten, und eine Zahlung schließt sie trotzdem.
Stripe versucht eine fehlgeschlagene Verlängerung nach dem Zeitplan erneut, der in Ihrem Stripe-Konto eingestellt ist, und der Käufer erhält bei jedem Fehlschlag die E-Mail Zahlung fehlgeschlagen, ob das Mahnwesen eingeschaltet ist oder nicht. Legen Sie den letzten Schritt hinter den letzten Versuch von Stripe.
Zum Ansehen der Seite brauchen Sie Zahlungen ansehen. Zum Speichern brauchen Sie Bestellungen / Kunden aktualisieren.
Die drei Mahnungen
Jede Karte hat drei Mahnungen, die Sie einschalten können, und die Box Zeitleiste daneben zeigt, wann jede hinausgeht:
- Zahlungserinnerung: eine freundliche Erinnerung, dass die Zahlung überfällig ist.
- Mahnung: eine klare Zahlungsaufforderung mit neuer Frist.
- Letzte Mahnung: die letzte Mahnung vor dem letzten Schritt.
Schalten Sie jede Stufe ein oder aus und legen Sie Tage nach Fälligkeit fest, von 1 bis 365. Jede aktive Stufe braucht mehr Tage als die vorherige. Standardmäßig senden Einmalzahlungen nur die Zahlungserinnerung nach 7 Tagen, und Abonnements senden alle drei, nach 3, 7 und 14 Tagen.
Die Texte der E-Mails sind Vorlagen. Klicken Sie oben auf der Seite auf E-Mail-Texte, um sie unter Einstellungen > Benachrichtigungen zu bearbeiten. Schalten Sie dort eine Vorlage aus, wird die Stufe trotzdem erfasst, aber es geht keine E-Mail hinaus.
Schalten Sie bei Einmalzahlungen für jede Mahnung, die ein förmliches Mahnschreiben mitführen soll, Schreiben als PDF anhängen ein. Schreiben bearbeiten öffnet es unter Zahlungen > Einstellungen > Dokumente > Mahnschreiben, wo Sie auch eine Vorschau sehen. Logo, Farben und Layout kommen aus dem gemeinsamen Design aller Dokumente.
Automatisch oder nach Freigabe
Jede Stufe hat einen Versandmodus:
- Automatisch: Die Mahnung geht an ihrem Tag ohne Ihr Zutun hinaus.
- Nach Freigabe: Der Fall wartet mit dem Status Freigabe nötig, bis jemand aus Ihrem Team ihn freigibt. Auf der Zeitleiste zeigt die Stufe Freigabe.
Die Administratoren Ihrer Plattform erhalten täglich um 8:30 Uhr deutscher Zeit die E-Mail Mahnungen warten auf Freigabe, solange Mahnungen warten.
Nach der letzten Mahnung
Wählen Sie unter Nach der letzten Mahnung, was passiert, wenn der Käufer immer noch nicht bezahlt hat, und nach wie vielen Tage nach Fälligkeit. Dieser Tag muss nach der letzten aktiven Mahnung liegen.
Für Einmalzahlungen:
- Nichts: Der Fall bleibt offen, bis er bezahlt ist oder Sie ihn schließen.
- Zugang entziehen, Rechnung bleibt offen: Der Käufer verliert den Zugang, und die Bestellung bleibt offen. Der Zugang kommt zurück, sobald sie bezahlt ist.
- Zugang entziehen und Bestellung stornieren: Der Käufer verliert den Zugang, die Bestellung wird storniert und der Fall geschlossen.
Beide Optionen zum Entziehen senden dem Käufer die E-Mail Zugang gesperrt.
Für Abonnements:
- Nichts, Stripe entscheidet: Der Zugang bleibt, bis Stripe die Zahlung aufgibt und das Abonnement beendet.
- Zugang bis zur Zahlung pausieren: Der Käufer verliert den Zugang, und Stripe versucht es weiter. Gelingt eine Zahlung, kommt der Zugang von selbst zurück.
- Abonnement kündigen: Das Abonnement endet sofort und sein Zugang wird entfernt. Stripe stellt die Versuche ein. Zugang aus Einmalkäufen bleibt bestehen.
Schlägt der letzte Schritt fehl, wird er am nächsten Tag erneut versucht. Wenn Sie die Einstellungen speichern, wird jeder offene Fall sofort auf die neuen Tage umgeplant.
Die Fälle bearbeiten
Alle Fälle finden Sie unter Zahlungen > Verkäufe > Mahnungen.
Die Kennzahlen oben zeigen, was Überfällig ist, den Anteil, der 30+ Tage überfällig ist, was in den letzten 30 Tagen Beglichen wurde und unter Freigabe nötig, wie viele Mahnungen auf Sie warten. Klicken Sie auf diese Zahl, um nur diese Fälle zu sehen. Bei mehreren Währungen wechseln Sie sie unter Währung.
Der Umschalter Status wechselt zwischen Läuft, Freigabe nötig, Geschlossen und Alle. Geschlossene Fälle zeigen Abgeschlossen am statt des nächsten Schritts. Jede Zeile zeigt Kunde, die erreichte Stufe, Betrag, wie lange er Überfällig ist, Nächster Schritt und Status. Filtern Sie nach Stufe, Typ, Währung oder Fälligkeit.
Um mehrere Mahnungen auf einmal freizugeben, wählen Sie sie aus, klicken auf Freigeben mit der Zahl der Mahnungen und bestätigen mit Freigeben und senden. Jeder Kunde erhält die wartende Mahnung sofort per E-Mail.
In einem Fall
Klicken Sie auf einen Fall, um ihn zu öffnen. Er zeigt Offener Betrag, Fälligkeit, Erreichte Stufe, Zuletzt gemahnt, Nächster Schritt und Letzter Schritt, mit Links zur Bestellung oder zum Abonnement und zum Kunden. Der Verlauf listet jede Mahnung und jedes Ereignis auf, mit Schreiben als PDF, wo ein Schreiben mitging.
- Freigeben und senden: sendet eine Mahnung, die auf Freigabe wartet. Kann die E-Mail nicht hinausgehen, zum Beispiel weil der Kunde keine E-Mail-Adresse hat, bestätigen Sie im Dialog mit Ohne E-Mail freigeben. Die Stufe wird erfasst, aber es geht keine E-Mail hinaus.
- Senden mit dem Namen der nächsten Mahnung: sendet sie jetzt, vor ihrem Tag. Fügen Sie eine Persönliche Notiz (optional) hinzu, die über dem Standardtext der E-Mail erscheint, prüfen Sie die Vorschau und senden Sie sie. Das funktioniert auch, solange das Mahnwesen ausgeschaltet ist.
- Pausieren: stoppt die Mahnungen bis zum Datum unter Fortsetzen am, standardmäßig 14 Tage im Voraus. Ein Grund ist Pflicht, und nur Ihr Team sieht ihn. Das Pausieren ändert den Zugang des Käufers nicht.
- Fortsetzen: setzt einen pausierten Fall sofort fort.
- Ausbuchen: schließt den Fall ohne Zahlung. Ein Grund ist Pflicht.
Jede Aktion in einem Fall braucht Bestellungen / Kunden aktualisieren.
Wann ein Fall schließt
Ein Fall schließt von selbst, wenn:
- die Bestellung bezahlt ist oder die Abozahlung gelingt: Bezahlt.
- die Bestellung storniert, erstattet oder gelöscht wird oder das Abonnement endet: Storniert.
- der letzte Schritt die Bestellung oder das Abonnement storniert: Storniert.
Ein Fall, den Sie ausbuchen, schließt als Ausgebucht. Er bleibt geschlossen, solange das Abonnement noch überfällig ist. Erholt sich das Abonnement und schlägt eine spätere Zahlung fehl, wird ein neuer Fall eröffnet.