A cobrança trata do dinheiro que não chegou. O seu espaço de trabalho envia até três avisos, um após o outro, e dá um passo final se o comprador continuar sem pagar. Decide se cada aviso sai sozinho ou espera pela sua aprovação.
Abrir as configurações de cobrança
O que a cobrança abrange
A cobrança conhece dois tipos de casos:
- Pagamentos únicos: encomendas com fatura e Acesso na compra que continuam pendentes depois da data de vencimento da fatura. Os dias contam a partir dessa data de vencimento.
- Assinaturas: renovações cujo pagamento falhou, com Stripe ou PayPal. Um caso abre-se assim que a subscrição fica vencida, e os dias contam a partir desse dia. Cada período falhado recebe um caso próprio.
As transferências bancárias com Acesso após receber o pagamento não estão abrangidas. O seu lembrete e o cancelamento automático são definidos no método de pagamento, veja Métodos de pagamento offline. Uma encomenda recebe no máximo um caso de cobrança.
As faturas em atraso são verificadas a cada hora entre as 8h e as 20h, hora alemã. Um pagamento de subscrição falhado abre um caso de imediato.
Ativar a cobrança
Vá a Pagamentos > Configurações > Cobranças. A página tem um cartão para Pagamentos únicos e outro para Assinaturas, cada um com o seu próprio interruptor Ativado. Ambos começam desativados.
Enquanto um tipo estiver desativado, o cartão mostra As cobranças estão desativadas. As faturas em atraso ou as renovações falhadas não recebem então lembretes nem passo final. Os casos que já estão em curso ficam parados até voltar a ativar a cobrança, e um pagamento continua a fechá-los.
O Stripe volta a tentar uma renovação falhada segundo o calendário definido na sua conta Stripe, e o comprador recebe o e-mail Falha no pagamento em cada falha, quer a cobrança esteja ativa quer não. Coloque o passo final depois da última tentativa do Stripe.
Ver a página exige Ver pagamentos. Guardá-la exige Atualizar pedidos / clientes.
Os três avisos
Cada cartão tem três avisos que pode ativar, e a caixa Linha do tempo ao lado mostra quando sai cada um:
- Lembrete de pagamento: um lembrete cordial de que o pagamento está em atraso.
- Aviso de atraso: um pedido claro de pagamento com um novo prazo.
- Último aviso: o último aviso antes do passo final.
Em cada passo, ative-o ou desative-o e defina Dias após o vencimento, de 1 a 365. Cada passo ativo precisa de mais dias do que o anterior. Por predefinição, os pagamentos únicos só enviam o lembrete de pagamento, após 7 dias, e as subscrições enviam os três, após 3, 7 e 14 dias.
Os textos dos e-mails são modelos. Clique em Textos de e-mail no topo da página para os editar em Configurações > Notificações. Se desativar um modelo ali, o passo continua a ser registado, mas não sai nenhum e-mail.
Nos pagamentos únicos, ative Anexar a carta em PDF em cada aviso que deva levar uma carta de cobrança formal. Editar carta abre-a em Pagamentos > Configurações > Documentos > Carta de cobrança, onde também vê uma pré-visualização. O logótipo, as cores e o esquema vêm do Design partilhado de todos os documentos.
Automático ou após aprovação
Cada passo tem um modo de Envio:
- Automático: o aviso sai no seu dia sem a sua intervenção.
- Após aprovação: o caso espera com o estado Requer aprovação até alguém da sua equipa o aprovar. Na linha do tempo, o passo mostra Aprovação.
Os administradores do seu espaço de trabalho recebem um e-mail diário às 8h30, hora alemã, Avisos de cobrança aguardando aprovação, enquanto houver avisos à espera.
Depois do último aviso
Em Após o último aviso, escolha o que acontece se o comprador continuar sem pagar, e após quantos Dias após o vencimento. Esse dia tem de vir depois do último aviso ativo.
Nos pagamentos únicos:
- Nada: o caso fica aberto até ser pago ou até o fechar.
- Remover acesso, a fatura continua em aberto: o comprador perde o acesso, e a encomenda fica pendente. O acesso volta quando for paga.
- Remover acesso e cancelar o pedido: o comprador perde o acesso, a encomenda é cancelada e o caso fecha-se.
Ambas as opções de remoção enviam ao comprador o e-mail Acesso suspenso.
Nas subscrições:
- Nada, o Stripe decide: o acesso mantém-se até o Stripe desistir do pagamento e terminar a subscrição.
- Pausar o acesso até o pagamento: o comprador perde o acesso, e o Stripe continua a tentar. Quando um pagamento é bem-sucedido, o acesso volta sozinho.
- Cancelar a assinatura: a subscrição termina de imediato e o seu acesso é retirado. O Stripe deixa de tentar. O acesso das compras únicas mantém-se.
Se o passo final falhar, é tentado de novo no dia seguinte. Quando guarda as configurações, cada caso em aberto é reagendado de imediato para os novos dias.
Tratar os casos
Todos os casos estão listados em Pagamentos > Vendas > Avisos de cobrança.
Os números no topo mostram o que está Atrasado, a parte que está +30 dias em atraso, o que foi Recuperado nos últimos 30 dias e, em Requer aprovação, quantos avisos estão à sua espera. Clique nesse número para ver só esses casos. Com várias moedas, mude entre elas em Moeda.
O seletor Status alterna entre Em execução, Requer aprovação, Fechado e Todos. Os casos fechados mostram Encerrado em em vez do próximo passo. Cada linha mostra o Cliente, o Nível atingido, o Valor, há quanto tempo está Atrasado, o Próximo passo e o Status. Filtre por Nível, Tipo, Moeda ou Vencimento.
Para aprovar vários avisos de uma vez, selecione-os, clique em Aprovar com o número de avisos e confirme com Aprovar e enviar. Cada cliente recebe de imediato por e-mail o aviso em espera.
Dentro de um caso
Clique num caso para o abrir. Mostra o Valor em aberto, o Vencimento, o Nível alcançado, o Último envio, o Próximo passo e o Passo final, com links para a encomenda ou a subscrição e para o cliente. O Histórico lista cada aviso e cada evento, com Carta em PDF quando uma carta seguiu junto.
- Aprovar e enviar: envia um aviso que espera aprovação. Se o e-mail não puder sair, por exemplo porque o cliente não tem endereço de e-mail, confirma com Aprovar sem e-mail na caixa de diálogo. O nível fica registado, mas não sai nenhum e-mail.
- Enviar com o nome do próximo aviso: envia-o já, antes do seu dia. Acrescente uma Nota pessoal (opcional), que aparece por cima do texto padrão do e-mail, verifique a pré-visualização e envie-o. Isto também funciona com a cobrança desativada.
- Pausar: para os avisos até à data em Retomar a, por predefinição 14 dias depois. É obrigatório um Motivo, que só a sua equipa vê. Pausar não altera o acesso do comprador.
- Retomar: continua de imediato um caso pausado.
- Dar como incobrável: fecha o caso sem pagamento. É obrigatório um Motivo.
Cada ação num caso exige Atualizar pedidos / clientes.
Quando um caso se fecha
Um caso fecha-se sozinho quando:
- a encomenda é paga, ou o pagamento da subscrição é bem-sucedido: Pago.
- a encomenda é cancelada, reembolsada ou eliminada, ou a subscrição termina: Cancelado.
- o passo final cancela a encomenda ou a subscrição: Cancelado.
Um caso que dá como incobrável fecha-se como Incobrável. Mantém-se fechado enquanto a subscrição continuar vencida. Se a subscrição recuperar e um pagamento posterior falhar, abre-se um novo caso.