Je platform verstuurt zelf e-mails: een welkomstmail met toegangsgegevens, een link om je wachtwoord opnieuw in te stellen, berichten over toegang tot cursussen, orderbevestigingen en meldingen aan jou en je team. Onder Instellingen > Meldingen bepaal je welke van deze e-mails worden verstuurd, wat erin staat in elke taal, hoe ze eruitzien en vanaf welk adres ze komen.
De pagina heeft vier tabbladen: Sjablonen, E-mailvormgeving, Verstuurd en E-mailinstellingen. De instellingen voor vormgeving, afzender en footer op deze tabbladen gelden voor de sjablonen voor leden en beheerders. Betalingsmails, waaronder Nieuwe bestelling ontvangen, en partnermails worden in een vaste vormgeving verstuurd.
Een e-mail vinden
Sjablonen verdeelt de e-mails over Lid, Betalingen, Partner en Beheerder. De eerste drie gaan naar je leden, klanten en partners. Sjablonen onder Beheerder gaan naar jou en je team en gaan over activiteit op het platform. De sjablonen voor leden en beheerders zijn per onderwerp gegroepeerd, zoals Account en toegang of Cursussen, en het zoekveld filtert op naam en beschrijving.
Een e-mail uitschakelen
Elke rij heeft een schakelaar. Als je een e-mail uitschakelt, bevestig je dat in Deze melding uitschakelen? Vanaf dat moment wordt de e-mail naar niemand op je platform verstuurd, totdat je hem weer inschakelt. In de tussentijd staat er Uit in de rij.
Drie e-mails kun je niet uitschakelen: Welkomstmail, Wachtwoord resetten en de uitnodiging voor de proefperiode. Hun schakelaar is vergrendeld en legt uit: “Deze melding is verplicht en kan niet worden uitgeschakeld.”
Voor elke instellingenpagina heb je het recht Platforminstellingen bijwerken nodig, dat in de roleditor onder Instellingen staat. Om een e-mail in of uit te schakelen heb je daarnaast Meldingsinstellingen beheren uit dezelfde groep nodig. Eigenaren en beheerders hebben ze allebei. Elk aan- en uitzetten wordt vastgelegd in het auditlogboek.
De tekst bewerken
Bewerken opent het sjabloon met een tabblad Editor en Voorbeeld en een taalkiezer. Elke taal heeft een eigen Titel, Inhoud en Knop-tekst. Variabelen zoals Platformnaam, Ontvanger: voornaam of CTA-knop voeg je in vanuit het veld. Bij het versturen worden ze vervangen door echte waarden. Sommige sjablonen bieden meer, bijvoorbeeld Cursusnaam. Opslaan slaat de titel en inhoud van alle talen in één keer op.
Een bewerkt sjabloon staat in de lijst als Overschreven. Wil je terug, open het dan, kies Standaard herstellen, bevestig “Weet je zeker dat je dit sjabloon wilt terugzetten?” en sla op. De oorspronkelijke tekst komt dan voor elke taal terug.
Een lid krijgt een ledensjabloon in de eigen taal. Is er geen tekst in die taal, dan wordt de standaardtaal van het platform gebruikt en daarna het Engels. Zie Talen en lokalisatie.
De vormgeving kiezen
E-mailvormgeving biedt vier ontwerpen: Klassiek, Gekleurde header, Minimaal en Elegant. Klassiek wordt gebruikt totdat je een ander kiest. Je logo en merkkleur worden automatisch toegepast, en het Livevoorbeeld laat het resultaat zien voordat je opslaat. Het logo komt uit Branding in inbox op het tabblad E-mailinstellingen. Is dat leeg, dan wordt het logo van je app gebruikt.
Van wie de e-mails komen
Op het tabblad E-mailinstellingen bepaalt de Afzender hoe e-mails het platform verlaten.
- MemberArea (aanbevolen) verstuurt via de gedeelde infrastructuur. Je hoeft niets in te stellen, en de e-mails komen van een MemberArea-adres.
- Eigen SMTP-server verstuurt via je eigen mailserver. Dan zijn Host, Poort, Gebruikersnaam, Wachtwoord, Afzenderadres en Afzendernaam verplicht. Een opgeslagen wachtwoord blijft bewaard als je het veld leeg laat.
Onder Antwoorden en wettelijke info gelden het Antwoordadres en de Antwoordnaam voor beide afzenders. Laat je het adres leeg, dan gaan antwoorden naar het afzenderadres. Het Postadres verschijnt in de footer van de e-mail.
Test-e-mail versturen stuurt een voorbeeld naar het adres onder Sturen naar. Daarbij worden je opgeslagen instellingen gebruikt, dus sla eerst op en test daarna. Mislukt het versturen, dan toont het venster de foutmelding.
Versturen vanaf je eigen domein
Met MemberArea als afzender kun je via Je eigen e-maildomein je e-mails laten komen van een adres als noreply@jouwmerk.nl. Vul een Verzenddomein en een Regio in. Met een apart subdomein zoals mail.jouwdomein.nl blijft je verzendreputatie gescheiden. Onder Geavanceerde opties kun je de Mailbox (lokaal deel) wijzigen, standaard noreply, en de Afzendernaam, die begint met de naam van je platform.
Na Domein koppelen toont het vak de DNS-records die je bij je domeinprovider moet toevoegen. Alle records kopiëren kopieert ze in één keer. Kies daarna Controleren. De status wordt Geverifieerd zodra de records bevestigd zijn; Mislukt betekent dat de records nog niet kloppen. Alleen een geverifieerd domein wordt als afzender gebruikt. Er wordt ook een Optioneel: DMARC-record voorgesteld, maar dat is niet nodig voor de verificatie.
De meeste e-mails aan jou en je team blijven van een MemberArea-adres komen.
Ontkoppelen verwijdert het domein. Je e-mails gaan dan weer uit vanaf de standaardafzender van MemberArea.
Controleren wat er is verstuurd
Verstuurd toont de e-mails voor leden en beheerders die je platform heeft verstuurd, zonder betalings- en partnermails, met Ontvanger, Onderwerp en Datum. De lijst begint met de laatste 30 dagen, en met het datumfilter maak je de periode groter. Openen toont de e-mail zoals die is verstuurd, en Meer laden haalt oudere items op. E-mails die zijn uitgeschakeld, worden nooit verstuurd en staan hier dus ook niet.