De chat is de privéhelft van een community. In de feed praten mensen met iedereen; in de chat praten ze met elkaar.
De chat staat standaard aan. Alles wat erbij hoort, vind je op het tabblad Chatsysteem van de communityinstellingen.
De schakelaar
Chatsysteem inschakelen regelt het geheel. Zolang die aanstaat, vinden leden hun gesprekken op de pagina Berichten en kunnen ze een gesprek beginnen vanuit het profiel van een ander lid of vanuit de ledenlijst.
De chat werkt alleen als de community zelf is ingeschakeld en je een betaald pakket hebt. Ontbreekt een van beide, dan is de chat niet beschikbaar, wat de schakelaar ook zegt.
Zet je de chat uit, dan meldt de pagina Berichten aan leden dat de chat niet beschikbaar is, en worden versturen, lezen en elke andere chatactie geweigerd. Gesprekken worden niet verwijderd: ze komen terug zodra je de chat weer aanzet.
Er horen twee instellingen bij, en beide staan in het begin volledig open.
- Groepschats, met Alle leden groepschats laten aanmaken.
- Toegestane mediatypes, met Afbeeldingen, Audio en Bestanden.
Groepschats: wie ze mag aanmaken
Staat Alle leden groepschats laten aanmaken aan, dan kan elk lid een groep beginnen. Staat het uit, dan kunnen alleen beheerders en de accounteigenaar dat, zoals de instelling ook zegt: “Als dit uitstaat, kunnen alleen beheerders groepschats aanmaken.” Leden kunnen in beide gevallen aan groepen deelnemen. Trainers, ledenbeheerders en contentbeheerders tellen hier als leden: zij kunnen geen groepen aanmaken zolang de instelling uitstaat.
De beperktere instelling is vaak de betere start. Groepen die iedereen kan aanmaken, vermenigvuldigen zich snel, en een lid dat aan vijf groepen is toegevoegd waar het niet om heeft gevraagd, zet de meldingen helemaal uit. Laat je alleen beheerders groepen aanmaken, dan blijven groepen doelgericht: een lichting, een project, een liveronde.
Je kunt dit later ruimer maken. Het inperken nadat leden twintig groepen hebben gemaakt, is de lastige richting, omdat bestaande groepen blijven bestaan.
Wie leden aan een groep kunnen toevoegen
Een lid kan alleen mensen toevoegen die het lid volgen of die het lid al eens een privébericht hebben gestuurd. Wil het iemand anders toevoegen, dan schrijft het die persoon eerst en wacht het op antwoord.
De regel sluit aan bij privéchats, waarin een lid één bericht kan sturen tot de ander antwoordt of terugvolgt. Zonder deze regel zou een groep een manier zijn om die grens te omzeilen.
Beheerders en de accounteigenaar kunnen elk lid toevoegen. Een blokkering wint altijd, ook voor hen: heeft een van de twee de ander geblokkeerd, dan kan geen van beiden de ander toevoegen.
Het lid dat een groep heeft aangemaakt, is de eigenaar. De eigenaar kan de groep hernoemen, er een foto aan geven, mensen toevoegen en verwijderen en de groep verwijderen. Alle anderen kunnen de groep verlaten. Zulke wijzigingen verschijnen in het gesprek als korte systeemberichten, zodat niemand stilletjes uit een groep verdwijnt.
Media in berichten
Toegestane mediatypes bepaalt wat leden in de chat mogen bijvoegen. Dit staat los van de mediaregels voor berichten in de community.
- Afbeeldingen omvat foto’s en andere afbeeldingen.
- Audio omvat audiobestanden en spraakberichten.
- Bestanden omvat al het andere, ook video’s. Er is geen aparte videoschakelaar voor de chat.
Een community die werk in uitvoering deelt, heeft afbeeldingen nodig. Een community die over planningen praat, heeft misschien helemaal geen bestanden nodig, en als je die uitzet, bespaar je opslagruimte en het ongemakkelijke gesprek over wat er is geüpload. Tekst, emoji, gifs en emojireacties zijn altijd beschikbaar.
Wat leden zelf regelen
Leden kunnen hun eigen inbox bijhouden zonder jouw hulp. In elk gesprek kunnen ze Meldingen dempen, met Chat archiveren het gesprek uit de lijst halen, en Chat verwijderen, wat het gesprek alleen voor henzelf verwijdert; de ander houdt het.
In een privéchat kunnen ze de ander blokkeren met Gebruiker blokkeren. Een geblokkeerde persoon kan hun geen berichten meer sturen en hen niet aan een groep toevoegen. Een blokkering hef je op via het communityprofiel van de geblokkeerde persoon, met Deblokkeren. Groepen kun je niet blokkeren, alleen verlaten met Groep verlaten.
Leden die weg zijn, krijgen een e-mail als er een nieuw bericht binnenkomt: wie vijf minuten niet actief is geweest, krijgt er maximaal één per dag voor elke persoon die hun schrijft. Een gedempt gesprek stuurt geen pushmeldingen meer.
Wat de chat niet is
Het is geen supportinbox. Berichten tussen leden blijven tussen leden, en je team heeft geen zicht op elk gesprek.
Meldingen zijn de uitzondering. Een lid kan een privéchat of een groep melden met Melden. De melding komt in de moderatiewachtrij terecht met de reden Ongepaste inhoud, en je team kan dan Chatgeschiedenis bekijken openen en het hele gesprek lezen: bij een privéchat alles met de gemelde persoon, bij een groep de groep. Een lid kan een gesprek opnieuw melden nadat een eerdere melding is genegeerd.
Wil je dat leden jou kunnen bereiken, geef ze daar dan een forum voor, of een kanaal helemaal buiten de community.
Moderatie
Chatmeldingen kun je alleen lezen en met Meldingen negeren afsluiten. Je team kan geen chatberichten verwijderen of verbergen, en een lid dempen in de community houdt het niet tegen om te chatten.
Moderatie: aanvragen en meldingen
De rest van het antwoord ligt op het niveau van het lid. Wie wordt lastiggevallen, kan blokkeren, en iemand die in de chat een probleem is, is dat meestal ook elders: het account deactiveren of blokkeren sluit alle deuren tegelijk.
Of je de chat aan laat staan
De chat past bij een community waarin leden redenen hebben om privé te praten: lichtingen, mastermindgroepen, alles met duo’s of teams.
Bij een grote open community past hij minder. Gesprekken die in een forum nuttig waren geweest, waar de volgende persoon ze kon vinden, verhuizen naar privégesprekken waar ze verloren gaan. Een stille feed en een drukke chat zijn meestal een teken dat de feed aandacht nodig had.
De chat uitzetten is niet destructief, maar leden merken het. Gesprekken waar ze middenin zaten, worden onbereikbaar tot je de chat weer aanzet. Neem dus liever één keer een besluit dan steeds te schakelen.