Er zijn twee manieren om vast te leggen wat je over mensen weet, en ze beantwoorden verschillende vragen.
Een tag is een label: iemand heeft hem of niet. Een veld bevat een waarde: een datum, een getal, een keuze, een stuk tekst.
“Was bij het live-evenement” is een tag. “Geboortedatum” is een veld.
Tags
Maak tags aan in Instellingen onder Tags, of direct vanuit de ledenlijst: open Meer acties en kies Tags. Geef elke tag een naam, een pictogram en een kleur, plus een beschrijving zodat je team weet wat hij betekent.
Daarna ken je ze toe vanuit het profiel van een lid, in bulk vanuit de lijst met Tag toevoegen en Tag verwijderen, of tijdens een import.
Tags geven geen toegang. Ze zijn er om te vinden, te filteren en te segmenteren: wie via welke campagne kwam, wie erbij was, wie je moet bellen. Moet een label inhoud vrijgeven, dan hoort het een groep te zijn.
Tags vermenigvuldigen zich ongemerkt. Tien tags met duidelijke namen zijn beter dan zestig waarvan er drie bijna hetzelfde betekenen. Schrijf de beschrijving als je de tag aanmaakt, niet later.
Velden
Velden stel je in onder Instellingen bij Velden. Daar staan twee tabbladen, en de twee soorten hebben heel verschillende taken.
- Ledenvelden staan op ledenprofielen. Elk lid heeft een eigen waarde. Hier horen geboortedatum, klantnummer, bedrijf of wat je bedrijf ook echt nodig heeft. Je kunt ze in groepen indelen, zodat lange profielen leesbaar blijven.
- Globale velden bevatten één waarde voor je hele platform, niet één per persoon: je supporttelefoonnummer, de datum van de volgende instroom, een link die je overal gebruikt. Je voegt een globaal veld als variabele in teksten in de builder en in automatiseringen in, en je wijzigt de waarde op één plek als die verandert.
Ledenvelden verschijnen daarna op elk profiel, in filters, in segmenten, in bulkacties en in de export.
Veldtypes
Kies het type dat bij de gegevens past, want het bepaalt hoe het veld wordt ingevuld en hoe je er later op kunt filteren.
| Type | Voor |
|---|---|
| Tekst, meerregelige tekst, opgemaakte tekst | Vrije tekst, kort of lang |
| Nummer | Alles wat je telt of vergelijkt |
| Selecteren, meerkeuze | Een vaste lijst met keuzes |
| Ja / nee | Een eenvoudige schakelaar |
| Datum, tijd, datum en tijd | Momenten in de tijd |
| Afbeelding, bestand, audio, video | Uploads |
Een datum die als tekst is opgeslagen, kun je niet als datum filteren. Kies je meteen het juiste type, dan hoef je het veld niet opnieuw op te bouwen als het al duizend waarden bevat.
Wie een veld kan zien en wijzigen
Elk ledenveld heeft een instelling Zichtbaarheid.
- Bewerkbaar: het lid kan het zelf wijzigen.
- Alleen-lezen: het lid ziet het, maar kan het niet wijzigen.
- Verborgen: alleen je team ziet het.
Een interne notitie over een klant is verborgen. Het telefoonnummer is meestal bewerkbaar. Het klantnummer is alleen-lezen, omdat jij dat bepaalt.
Ze gebruiken
Tags en ledenvelden verschijnen overal waar je met mensen werkt.
- Filters op je ledenlijst: iedereen met een tag, iedereen bij wie een veld aan een voorwaarde voldoet.
- Segmenten, opgeslagen sets van die voorwaarden.
- Bulkacties om bij veel mensen tegelijk een tag toe te voegen of te verwijderen, of een veld in te stellen of leeg te maken met Aangepast veld instellen en Aangepast veld leegmaken.
- Export, waarbij je kiest welke velden het bestand bevat.
De CSV-import vult geen ledenvelden in. Hij koppelt naam, e-mailadres, taal, bedrijf en adres, en past tags toe. Vul ledenvelden na de import in, voor veel mensen tegelijk met Aangepast veld instellen.
Welke heb ik nodig?
Vraag je af wat je ermee gaat doen.
- Iets geldt voor iemand of niet, en je wilt die mensen kunnen vinden: tag.
- Je wilt per persoon een waarde opslaan en die later filteren, sorteren of exporteren: ledenveld.
- Dezelfde waarde staat in veel teksten en moet overal tegelijk veranderen: globaal veld.
- Het moet inhoud vrijgeven: groep.
Als je dit vroeg goed doet, blijft je ledenlijst bruikbaar. Doe je het verkeerd, dan eindig je meestal met veertig tags die twee velden hadden moeten zijn.