Deux façons de conserver ce que vous savez des personnes, et elles répondent à des questions différentes.
Une étiquette est un libellé : quelqu'un la porte ou non. Un champ contient une valeur : une date, un nombre, un choix, un texte.
« A assisté à l'événement en direct » est une étiquette. « Date de naissance » est un champ.
Étiquettes
Créez les étiquettes dans les réglages, donnez à chacune un nom, une icône et une couleur, ainsi qu'une description pour que votre équipe sache ce qu'elle signifie.
Appliquez-les ensuite depuis la fiche d'un membre, depuis la liste en masse, ou pendant un import.
Les étiquettes n'accordent rien. Elles servent à trouver, filtrer et segmenter : qui est venu de quelle campagne, qui était présent, qui vous devriez appeler. Si un libellé doit débloquer du contenu, il devrait plutôt être un groupe.
Les étiquettes se multiplient discrètement. Dix étiquettes aux noms clairs valent mieux que soixante dont trois veulent presque dire la même chose. Écrivez la description au moment de la créer, pas plus tard.
Champs
Les champs contiennent de vraies données, et il en existe deux sortes.
- Les champs membre vivent sur les fiches membres. C'est là que vont la date de naissance, le numéro client, la société, ou ce dont votre activité a réellement besoin.
- Les champs globaux sont disponibles plus largement dans la plateforme.
Vous les définissez dans les réglages, et ils apparaissent ensuite sur chaque fiche, dans la correspondance de l'import, dans les filtres et dans l'export.
Types de champ
Choisissez le type qui correspond à la donnée, car il détermine la façon dont le champ se remplit et ce que vous pourrez filtrer ensuite.
| Type | Pour |
|---|---|
| Texte, texte multiligne, texte enrichi | Texte libre, court ou long |
| Nombre | Tout ce que vous comptez ou comparez |
| Sélection, sélection multiple | Une liste fixe de choix |
| Oui / Non | Un simple interrupteur |
| Date, heure, date et heure | Des points dans le temps |
| Image, fichier, audio, vidéo | Des envois de fichiers |
Une date stockée en texte ne peut pas être filtrée comme une date. Choisir le bon type dès le départ vous évite de refaire le champ une fois qu'il contient mille valeurs.
Qui peut voir et modifier un champ
Chaque champ membre porte un réglage de visibilité.
- Modifiable, le membre peut le changer lui-même.
- Lecture seule, il le voit mais ne peut pas le changer.
- Masqué, seule votre équipe le voit.
Une note interne sur un client est masquée. Son numéro de téléphone est généralement modifiable. Son numéro client est en lecture seule, parce que c'est à vous de le fixer.
Les utiliser
Étiquettes comme champs apparaissent partout où vous travaillez avec des personnes.
- Filtres sur votre liste de membres : tous ceux qui portent une étiquette, tous ceux dont un champ remplit une condition.
- Vues enregistrées construites sur ces filtres.
- Actions groupées pour ajouter ou retirer une étiquette, ou remplir ou vider un champ, sur de nombreuses personnes à la fois.
- Import, où vos colonnes correspondent à vos champs.
- Export, où vous choisissez les champs que contient le fichier.
Travailler avec les listes : filtres et colonnes
De quoi ai-je besoin ?
Demandez-vous ce que vous allez en faire.
- Quelque chose est vrai d'une personne ou ne l'est pas, et vous voulez retrouver ces personnes : étiquette.
- Vous devez stocker une valeur, puis la filtrer, la trier ou l'exporter : champ.
- Cela doit débloquer du contenu : groupe.
Trancher tôt garde votre liste de membres utile. Se tromper finit généralement en quarante étiquettes qui auraient dû être deux champs.