Je doelgroep bestaat uit twee lijsten, en als je ze goed uit elkaar houdt, bespaar je jezelf later veel verwarring. Kort gezegd: een lid kan inloggen, een contact niet.
Lid
Iemand met een account in je ledenomgeving. Leden hebben een wachtwoord, loggen in en hebben toegang tot cursussen, hubs, communityruimtes en evenementen, of ze die nu hebben gekocht, gekregen of via een groep hebben ontvangen.
Leden zijn de mensen voor wie je platform bestaat.
Contact
Iemand van wie je het e-mailadres hebt. Iemand die een formulier heeft ingevuld, via een import is binnengekomen, handmatig is toegevoegd of via de API is aangemaakt.
Een contact heeft geen wachtwoord en geen manier om binnen te komen. Contacten staan op je lijst, niet op je platform.
| Lid | Contact | |
|---|---|---|
| Kan inloggen | Ja | Nee |
| Heeft toegang tot content | Ja | Nee |
| Kan e-mails ontvangen | Ja | Ja |
| Telt mee voor je pakket | Ja | Nee |
| Heeft een toestemmingsstatus | Nee | Ja |
| Staat in een verkooppijplijn | Nee | Ja |
Alleen accounts in je ledenlijst tellen mee voor de ledenlimiet van je pakket, en daar horen ook gedeactiveerde en geblokkeerde leden en je team bij. Contacten kun je in elk pakket zoveel hebben als je wilt, en precies daarom zijn de twee lijsten gescheiden.
Wat contacten bijhouden en leden niet
Een contact is gemaakt voor de fase voordat iemand iets koopt, en houdt daarom andere dingen bij.
- Bron. Waar het contact vandaan komt: handmatig toegevoegd, een formulier, een import, de API of een lid.
- Toestemmingsstatus. In afwachting, geen toestemming, actief, afgemeld, onbestelbaar of klacht ingediend. Dit bepaalt of je het contact mag mailen.
- Pijplijnfase. Standaard nieuw, benaderd, gekwalificeerd, gewonnen of verloren.
- Betrokkenheidsscore en Laatst actief, zodat je ziet wie nog oplet.
- Formulierinzendingen, bewaard bij het contact, zodat je kunt nalezen wat iemand je heeft verteld.
- Activiteit, hetzelfde logboek als in een ledenprofiel: gesprekken, meetings, e-mails en notities die je team vastlegt.
Tags en aangepaste velden werken in beide lijsten.
De contactenlijst
Open Contacten in de tabbladen van je doelgroep. Drie schakelaars boven de lijst bepalen wat die toont: Contacten, Alle ontvangers en Geblokkeerd.
Vink rijen aan om in één keer een tag toe te voegen of te verwijderen, contacten aan of af te melden, of ze te verwijderen.
Je pijplijn
Wil je de fasen aanpassen, open dan Meer acties en kies Pijplijn. Geef een fase een andere naam, zet hem hoger of lager, verwijder hem, of maak met Fase toevoegen een nieuwe aan, en sla daarna op. De fase van één contact stel je in bij het contact zelf.
Contacten importeren en exporteren
Importeren onder Meer acties neemt een CSV-bestand van maximaal 10 MB
aan. Het bestand heeft een kolom met de naam email nodig; kolommen met de naam
first_name en last_name worden ook gelezen. Daarna zie je hoeveel contacten
zijn geïmporteerd, hoeveel er al bestonden en hoeveel rijen zijn overgeslagen,
met een foutrapport om te downloaden.
Een contact dat al bestaat, behoudt de bestaande toestemmingsstatus, dus een import meldt nooit iemand opnieuw aan die zich heeft afgemeld. Nieuwe contacten komen binnen als actief, dus importeer alleen mensen die ermee hebben ingestemd om van je te horen.
CSV exporteren downloadt elk contact met e-mailadres, naam, status, bron en de datums van aanmelding en laatste activiteit. Staat de schakelaar op Geblokkeerd, dan exporteert het in plaats daarvan de geblokkeerde adressen.
Een contact omzetten naar een lid
Koopt iemand iets, of wil je iemand toegang geven, open dan het contact en kies Omzetten naar lid.
Het venster toont de naam en het e-mailadres van de persoon die je omzet. De enige keuze is of de inloggegevens per e-mail worden verstuurd, en dat vakje is standaard aangevinkt. Zodra je bevestigt, kan de persoon inloggen.
Twee dingen gebeuren ongemerkt, en die zijn goed om te weten.
- Bestaat er al een account met dat e-mailadres, dan wordt het gekoppeld in plaats van gedupliceerd. De persoon houdt het bestaande wachtwoord en de geschiedenis.
- Gegevens die je bij het contact had, zoals het telefoonnummer en je aangepaste velden, gaan mee naar het ledenprofiel.
Bij het omzetten wordt je pakketlimiet gecontroleerd, want een nieuw lid telt mee en een contact niet. Zit je aan je limiet, dan wordt het omzetten geweigerd tot je een plek vrijmaakt of naar een groter pakket overstapt.
Een aankoop doet dit voor je. Een koper die contact was, wordt vanzelf lid, zonder dat je zelf iets hoeft om te zetten.
Dezelfde persoon in beide lijsten
Een lid kan ook als contact bestaan, en dat is vaak zo. Het contact draagt de toestemming voor e-mail, dus een lid dat je ook mailt, houdt naast het account een contact, met als bron “lid”.
Dat is geen duplicaat om op te ruimen. De twee hebben elk een eigen taak: het ene draagt de toegang, het andere de toestemming om iemand te mailen.
Geblokkeerde adressen
Los van beide lijsten staat de lijst met geblokkeerde adressen: adressen die geen e-mail mogen krijgen. Een adres komt daarop als iemand zich afmeldt, als een e-mail onbestelbaar is, als er een klacht binnenkomt of als je het zelf blokkeert met Adres blokkeren.
Blokkeren gaat boven alles. Een adres op die lijst ontvangt niets, ook als de persoon een actief lid is. Deblokkeren haalt het er weer af.
Welke lijst gebruik ik?
- Iemand heeft een gids gedownload, kwam binnen via een formulier of je hebt elkaar op een evenement ontmoet: contact.
- Iemand heeft iets gekocht, of je wilt iemand ergens toegang toe geven: lid.
Laat mensen beginnen als contact en zet ze om zodra ze toegang verdienen. Zo blijft je ledenaantal eerlijk en je pakket goedkoop.