Iemand handmatig toevoegen past bij de gevallen die nooit via het afrekenen binnenkomen: een collega die je erbij wilt hebben, een klant die offline heeft betaald, een testaccount, de eerste paar mensen op een nieuw platform.
Gaat het om meer dan een handvol mensen, gebruik dan de import.
Het formulier open je vanuit de ledenlijst. Klik boven de lijst op Toevoegen.
De drie stappen
Het formulier heeft drie stappen, en je kunt heen en weer gaan tussen die stappen voordat er iets wordt opgeslagen.
- Ledengegevens vraagt voornaam, achternaam en e-mailadres. Alleen die drie zijn verplicht.
- Toegang bepaalt waar ze bij kunnen zodra ze binnenkomen.
- Controleren toont wat er wordt aangemaakt.
Er bestaat niets totdat je de laatste stap afrondt.
Ledengegevens
Voornaam, achternaam en e-mailadres. Het e-mailadres is de login, dus het moet kloppen en uniek zijn op je platform.
Vul ook de kolom E-mailtaal in. Die geldt voor meer dan de e-mails: hij bepaalt ook in welke taal de persoon de ledenomgeving ziet. Elke rij begint op Engels, dus pas hem aan als dat niet klopt.
Je kunt in deze stap meerdere mensen toevoegen, elk op een eigen rij, en ze krijgen in de volgende stap allemaal dezelfde toegang. Zo is een kleine groep snel gedaan: drie collega’s, dezelfde cursussen, één keer door het formulier.
Iemand die al op je platform bestaat, kan niet twee keer worden toegevoegd. Het e-mailadres bepaalt wie iemand is. Typ je een adres dat al bestaat, dan toont het formulier Dit lid bestaat al met Lid openen om meteen naar dat account te gaan.
Toegang
Alles wat je hier toewijst, geldt voor iedereen in deze reeks.
- Cursussen en hubs waar ze bij moeten kunnen.
- Community-forums en badges.
- Agenda’s en evenementen.
- Groepen, die hun eigen toegang meebrengen.
- Tags, voor je eigen organisatie.
Een groep toewijzen is meestal de betere keuze. Geef ze de groep en ze krijgen alles waar de groep toegang toe heeft, nu en telkens wanneer je er later iets aan toevoegt.
Cursussen een voor een toewijzen is prima voor een uitzondering, maar het houdt geen gelijke tred als je platform groeit.
Controleren en aanmaken
De laatste stap toont wat er wordt aangemaakt en wat elke persoon krijgt. Lees het, ga terug als er iets niet klopt, en maak de leden dan aan.
Leden zijn meteen actief. Of ze op dat moment een e-mail krijgen, bepaal je in deze stap: de schakelaar Inloggegevens per e-mail sturen staat naast de knop om aan te maken en is standaard aan. Laat hem aanstaan en iedereen in de reeks krijgt een e-mail met een link om zelf een wachtwoord in te stellen. Zet je hem uit, dan wordt er niets verstuurd.
De link in die e-mail is 60 minuten geldig. Daarna gebruikt de persoon Wachtwoord vergeten? op je inlogpagina, waarmee een nieuwe link wordt verstuurd.
Weet je niet zeker of iemand de inloggegevens heeft gekregen? Stel een wachtwoord in met Wachtwoord resetten bovenaan het profiel en geef het zelf door. Daarbij wordt geen e-mail verstuurd, dus het werkt ook als je de e-mailbezorging nog aan het regelen bent.
Is de ledenlimiet van je pakket al bereikt, dan maakt het formulier niemand aan totdat je een plek vrijmaakt of naar een groter pakket overstapt.
Na het aanmaken
Het lid verschijnt in je lijst. Vanuit het profiel kun je meer toegang, tags en velden toevoegen, bekijken wat het lid doet en inloggen als lid om te zien wat die persoon echt ziet.