Ajouter quelqu'un à la main convient aux cas qui ne passent jamais par une commande : une collègue que vous voulez faire entrer, un client qui vous a payé hors ligne, un compte de test, les toutes premières personnes d'une nouvelle plateforme.
Au-delà de quelques-unes, utilisez plutôt l'import.
Le formulaire s'ouvre depuis la liste des membres. Cliquez sur Ajouter au-dessus de la liste.
Les trois étapes
Le formulaire se déroule en trois étapes, et vous pouvez faire des allers-retours avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
- Données du membre demande prénom, nom et e-mail. Seuls ces trois champs sont obligatoires.
- Accès décide de ce que la personne pourra atteindre dès son arrivée.
- Vérification montre ce qui va être créé.
Rien n'existe tant que vous n'avez pas terminé la dernière étape.
Données du membre
Prénom, nom et adresse e-mail. L'e-mail sert d'identifiant de connexion : il doit donc être correct et unique dans votre plateforme.
Réglez aussi la colonne Langue de l'e-mail. Elle ne vaut pas que pour les e-mails : elle détermine aussi la langue dans laquelle la personne voit l'espace membre. Chaque ligne démarre en anglais, changez donc la valeur si cela ne convient pas.
Vous pouvez ajouter plusieurs personnes à cette étape, une ligne chacune, et toutes reçoivent les mêmes accès à l'étape suivante. Un petit groupe devient simple : trois collègues, les mêmes cours, un seul passage dans le formulaire.
Quelqu'un qui existe déjà dans votre plateforme ne peut pas être ajouté deux fois. C'est l'adresse e-mail qui identifie une personne.
Accès
Tout ce que vous attribuez ici s'applique à tout le monde dans ce lot.
- Les cours et hubs qu'ils doivent atteindre.
- Les forums et badges de la communauté.
- Les calendriers et événements.
- Les groupes, qui apportent leurs propres accès avec eux.
- Les étiquettes, pour votre propre organisation.
Attribuer un groupe est généralement le meilleur geste. Donnez-leur le groupe et ils obtiennent tout ce que le groupe atteint, maintenant et chaque fois que vous y ajouterez quelque chose plus tard.
Attribuer les cours un par un convient à une exception, mais ne suit pas le rythme quand votre plateforme grandit.
Vérifier et créer
La dernière étape liste ce qui sera créé et ce que chaque personne détiendra. Lisez-la, revenez en arrière si quelque chose cloche, puis créez.
Les membres sont actifs immédiatement. Qu'ils reçoivent ou non un e-mail à ce moment-là se décide à cette étape : l'option Envoyer les identifiants par e-mail se trouve à côté du bouton de création et elle est activée par défaut. Laissez-la activée et chaque personne du lot reçoit un e-mail avec un lien pour définir son propre mot de passe. Désactivez-la et rien n'est envoyé.
Vous ne savez pas s'ils ont reçu leurs identifiants ? Ouvrez le membre et utilisez la réinitialisation du mot de passe depuis sa fiche. C'est plus rapide que d'inspecter toute votre configuration e-mail pour une seule personne.
Après la création
Le membre apparaît dans votre liste. Depuis sa fiche, vous pouvez ajouter d'autres accès, des étiquettes et des champs, regarder ce qu'il fait, et vous connecter en tant que lui pour vérifier ce qu'il voit réellement.