L'import fait entrer une liste entière d'un coup. C'est la façon de reprendre des personnes venant d'une autre plateforme, d'un tableur, ou de tout ce qui sait produire un fichier CSV.
Ouvrez votre liste de membres, ouvrez Plus d'actions au-dessus de la liste et choisissez Importer.
L'import se déroule en quatre étapes, affichées en haut de la fenêtre. Rien n'est créé tant que vous n'avez pas cliqué sur Importer à la dernière.
- Fichier reçoit votre CSV, ou vous remet d'abord un modèle.
- Colonnes fait correspondre vos colonnes aux champs de membre.
- Accès décide de ce que tout le monde dans le fichier peut atteindre.
- Révision compte les lignes valides, liste celles qui posent problème et fixe ce qui arrive aux personnes déjà présentes.
Avant l'envoi
Le premier écran propose un seul téléchargement. La carte s'appelle Modèle de membre, avec Modèle vide (CSV) en dessous, et le bouton Télécharger à côté vous donne un CSV dont les colonnes sont déjà nommées.
Ce fichier n'est ni vide ni traduit. Ses en-têtes sont en allemand dans toutes les langues : Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. En dessous se trouve une ligne d'exemple pour Max Mustermann, que vous devez écraser ou supprimer avant l'envoi.
Votre propre fichier fonctionne aussi, à condition d'être un CSV avec une ligne d'en-tête. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance, puisque vous les associez à l'étape suivante.
Ce que le fichier peut être
- Un fichier CSV de 10 Mo au maximum.
- Séparé par des virgules ou des points-virgules. L'import examine la ligne d'en-tête et choisit le bon séparateur : un fichier enregistré par un Excel allemand fonctionne donc tel quel.
- Jusqu'à 5 000 lignes par import.
Un fichier plus long n'est pas tronqué en silence. L'étape de correspondance affiche un avis jaune, Seules les 5 000 premières lignes seront importées, avec le nombre de lignes que contient réellement votre fichier, et vous demande de le découper. Séparez le fichier en parties de 5 000 lignes au maximum et importez-les l'une après l'autre.
Associer les colonnes
Après l'envoi, vous indiquez à l'import laquelle de vos colonnes contient quoi.
Trois champs sont obligatoires : le prénom, le nom et l'e-mail.
Sous Champs supplémentaires (facultatif), vous pouvez associer la langue, la société, l'adresse ligne 1 et 2, la ville, le code postal, la région et le pays. Ils sont enregistrés pour les nouveaux membres, et pour les membres existants quand vous choisissez Mettre à jour les champs à l'étape Révision.
Vos propres champs personnalisés ne peuvent pas être importés. Remplissez-les ensuite sur la fiche, ou pour de nombreuses personnes à la fois avec Définir un champ personnalisé dans les actions groupées de la liste des membres.
Si vous n'associez pas de colonne de langue, ou si une ligne la laisse vide, les nouveaux membres reçoivent la langue par défaut de votre plateforme, définie dans Paramètres, Général, Langue par défaut.
L'aperçu montre ce qui a été lu et combien de lignes contient le fichier. Vérifiez ici plutôt qu'après l'import.
C'est l'adresse e-mail qui identifie une personne. Une ligne sans e-mail, ou avec une adresse non valide, est ignorée plutôt que devinée.
Les personnes qui existent déjà
L'import compare chaque e-mail à votre plateforme.
Une adresse déjà présente n'est jamais dupliquée. Par défaut, les données de profil de cette personne restent telles quelles, y compris tout ce que vous avez modifié depuis.
Elle n'est pas ignorée pour autant. Elle reçoit quand même les accès que vous choisissez à l'étape Accès et, si elle ne figurait pas encore dans votre liste de membres, l'import l'y ajoute et la compte comme Lié. Relancez le même fichier avec une autre sélection et la personne se retrouve avec les deux.
À l'étape Révision, sous Membres existants, passez de Lier uniquement (par défaut) à Mettre à jour les champs et ces lignes mettent la personne à jour : les champs de votre fichier écrasent ce qui est en place. Les cellules vides sont laissées telles quelles. Utilisez-le à bon escient, car un tableur périmé écrasera volontiers de bonnes données par des anciennes.
Attribuer les accès
L'import attribue les accès dans la même passe, et ils s'appliquent à tout le monde dans le fichier : cours, hubs, forums et badges de la communauté, calendriers et événements, groupes et étiquettes.
C'est là qu'un groupe est payant. Importez cent personnes dans un groupe et vous pourrez leur donner un nouveau cours plus tard avec une seule modification du groupe.
Plusieurs lots avec des accès différents ? Séparez le fichier. Un import par groupe se pense plus facilement qu'un import qu'il faut ensuite corriger à la main.
Envoyer les identifiants
L'étape Révision contient aussi Envoyer les identifiants par e-mail, cochée par défaut. Les nouveaux membres reçoivent un e-mail avec un lien pour définir leur mot de passe. Les personnes qui avaient déjà un compte ne reçoivent pas d'e-mail.
Pendant le traitement
Les fichiers volumineux sont traités par blocs et l'écran vous indique où il en est. À la fin, vous obtenez quatre compteurs : Créé, Mis à jour, Lié et Ignoré.
Lié est celui que l'on rate le plus facilement. Il compte chaque ligne rattachée à votre liste de membres lors de cet import, que la personne soit nouvelle ou non. Une nouvelle personne augmente donc Créé et Lié.
Les lignes ignorées méritent un coup d'œil. Il manque en général le prénom, le nom ou l'e-mail, l'adresse n'est pas valide, ou la limite de membres de votre formule est atteinte.
Après l'import
Les nouveaux membres comptent dans la limite de membres de votre formule : un import volumineux peut donc l'atteindre. L'import ne s'arrête pas pour autant. Il remplit votre plateforme jusqu'à la limite et ignore toutes les lignes suivantes, si bien que le reste du fichier se retrouve dans le compteur des lignes ignorées. N'oubliez pas que les membres désactivés et votre équipe occupent aussi des places.
Vérifiez ensuite quelques-unes des personnes importées. Ouvrez une fiche, confirmez que les champs ont atterri là où vous l'attendiez et que les accès sont bons, et vous saurez que les quatre-vingt-dix-neuf autres vont bien.