Az importálás egy egész listát hoz be egyszerre. Ez a módja annak, hogy embereket hozzon át egy másik platformról, egy táblázatból, vagy bárhonnan, ami CSV-fájlt tud előállítani.
Nyissa meg a taglistát, nyissa meg a lista fölötti További műveletek menüt, és válassza az Importálás lehetőséget.
Az importálás négy lépésben zajlik, ezek az ablak tetején látszanak. Semmi nem jön létre addig, amíg az utolsó lépésben rá nem kattint az Importálás gombra.
- A Fájl lépés átveszi a CSV-fájlját, vagy előbb ad Önnek egy sablont.
- Az Oszlopok lépés a saját oszlopait a tagmezőkhöz rendeli.
- A Hozzáférés lépés dönti el, mit ér el mindenki a fájlból.
- Az Áttekintés lépés megszámolja az érvényes sorokat, felsorolja a hibásakat, és beállítja, mi történjen a már meglévő személyekkel.
A feltöltés előtt
Az első képernyő egyetlen letöltést kínál. A kártya neve Tagsablon, alatta az Üres sablon (CSV) felirat áll, a mellette lévő Letöltés gomb pedig egy CSV-t ad Önnek, amelyben az oszlopok már el vannak nevezve.
Ez a fájl se nem üres, se nem lefordított. A fejlécei minden nyelven németül állnak: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Alattuk egy példasor szerepel Max Mustermann néven, amelyet a feltöltés előtt felül kell írnia vagy törölnie kell.
A saját fájlja is működik, amennyiben fejlécsorral rendelkező CSV. Az oszlopok sorrendje nem számít, mert a következő lépésben úgyis megfelelteti őket.
Milyen lehet a fájl
- Egy legfeljebb 10 MB-os CSV-fájl.
- Vesszővel vagy pontosvesszővel tagolva. Az importálás megnézi a fejlécsort, és a megfelelőt választja, így egy német Excelben mentett fájl is úgy működik, ahogy van.
- Importálásonként legfeljebb 5000 sor.
A hosszabb fájlt nem vágja le csendben. A megfeleltetési lépés sárga figyelmeztetést mutat, Csak az első 5000 sor kerül importálásra, a fájlja tényleges sorainak számával, és arra kéri, hogy bontsa szét. Ossza fel a fájlt legfeljebb 5000 soros részekre, és importálja őket egymás után.
Az oszlopok megfeleltetése
A feltöltés után megmondja az importálásnak, melyik oszlopa mit tartalmaz.
Három mező kötelező: keresztnév, vezetéknév és e-mail.
A További mezők (opcionális) alatt megfeleltetheti a nyelvet, a céget, a cím
- és 2. sorát, a várost, az irányítószámot, a megyét és az országot. Ezek az új tagoknál mentésre kerülnek, a meglévő tagoknál pedig akkor, ha az Áttekintés lépésben a Mezők frissítése lehetőséget választja.
A saját egyéni mezői nem importálhatók. Töltse ki őket utólag a profilon, vagy sok embernél egyszerre a taglista tömeges műveletei között az Egyéni mező beállítása lehetőséggel.
Ha nem feleltet meg nyelvoszlopot, vagy egy sorban üresen marad, az új tagok a platformja alapértelmezett nyelvét kapják, amelyet a Beállítások, Általános, Alapértelmezett nyelv alatt talál.
Az előnézet megmutatja, mit olvasott be, és hány sort tartalmaz a fájl. Itt ellenőrizze, ne az importálás után.
Az e-mail-cím azonosít egy személyt. Az e-mail nélküli vagy érvénytelen címet tartalmazó sor kimarad, nem pedig kitalálásra kerül.
Már létező személyek
Az importálás minden e-mail-címet összevet a platformjával.
A már létező cím soha nem kerül be duplán. Alapértelmezés szerint az adott személy profiladatai pontosan úgy maradnak, ahogy vannak, mindennel együtt, amit azóta módosított.
Kimaradni azonban nem marad ki. Megkapja azt a hozzáférést is, amelyet a Hozzáférés lépésben kiválaszt, és ha még nem szerepelt a taglistáján, az importálás felveszi oda, és Összekapcsolva néven számolja. Ha ugyanazt a fájlt másodszor is lefuttatja más kiválasztással, a személynél mindkettő ott marad.
Az Áttekintés lépésben, a Meglévő tagok alatt váltson a Csak összekapcsolás (alapértelmezett) lehetőségről a Mezők frissítése lehetőségre, és ezek a sorok frissítik a személyt: a fájljában szereplő mezők felülírják azt, ami ott van. Az üres cellák érintetlenül maradnak. Tudatosan használja, mert egy elavult táblázat készséggel írja felül a jó adatokat a régiekkel.
Hozzáférés kiosztása
Az importálás ugyanabban a menetben osztja ki a hozzáférést, és az mindenkire vonatkozik a fájlban: kurzusok, hubok, közösségi fórumok és jelvények, naptárak és események, csoportok és címkék.
Itt térül meg egy csoport. Importáljon száz embert egy csoportba, és később egyetlen csoportmódosítással adhat mindnyájuknak új kurzust.
Több köteget importál eltérő hozzáféréssel? Bontsa szét a fájlt. Csoportonként egy importálás könnyebben átgondolható, mint egyetlen importálás, amit utána kézzel kell javítania.
A belépési adatok küldése
Az Áttekintés lépésben található a Belépési adatok küldése e-mailben jelölőnégyzet is, alapértelmezés szerint bejelölve. Az új tagok e-mailt kapnak egy hivatkozással, amellyel beállíthatják a jelszavukat. Akinek már volt fiókja, nem kap e-mailt.
Amíg fut
A nagyobb fájlokat darabokban dolgozza fel, és a képernyő mutatja, hol tart. A végén négy számot kap: Létrehozva, Frissítve, Összekapcsolva és Kihagyva.
Az Összekapcsolva az, amelyik könnyen elsikkad. Minden olyan sort számol, amely ebben a futásban a taglistájához került, akár új volt a személy, akár már létezett. Egy új személy ezért a Létrehozva és az Összekapcsolva számot is növeli.
A kihagyott sorok megérnek egy pillantást. Általában hiányzik a keresztnév, a vezetéknév vagy az e-mail, a cím érvénytelen, vagy elérte a csomagja taglétszám-korlátját.
Az importálás után
Az új tagok beleszámítanak a csomagja taglétszám-korlátjába, így egy nagy importálás beleütközhet. Az importálás ilyenkor nem áll meg. A korlátig feltölti a platformját, az azt követő sorokat pedig kihagyja, így a fájl többi része a kihagyottak számában jelenik meg. Ne feledje, hogy a deaktivált tagok és a csapata is foglal helyet.
Utána ellenőrizzen néhányat az importált emberek közül. Nyisson meg egy profilt, erősítse meg, hogy a mezők ott landoltak, ahol várta, és a hozzáférés rendben van, és tudni fogja, hogy a másik kilencvenkilenc is rendben van.