Der Import holt eine ganze Liste auf einmal herein. Er ist der Weg, um Menschen von einer anderen Plattform, aus einer Tabelle oder von überall dort zu übernehmen, wo eine CSV-Datei entstehen kann.
Öffnen Sie Ihre Mitgliederliste, klicken Sie über der Liste auf Weitere Aktionen und wählen Sie Importieren.
Der Import läuft in vier Schritten, die oben im Fenster stehen. Es entsteht nichts, bevor Sie im letzten Schritt auf Importieren klicken.
- Datei nimmt Ihre CSV entgegen oder gibt Ihnen zuerst eine Vorlage.
- Spalten ordnet Ihre Spalten den Mitgliederfeldern zu.
- Zugriff entscheidet, was alle in der Datei erreichen können.
- Überprüfen zählt die gültigen Zeilen, listet die mit Problemen auf und stellt ein, was mit bereits vorhandenen Personen geschieht.
Vor dem Hochladen
Auf dem ersten Bildschirm gibt es einen einzigen Download. Die Karte heißt Mitglieder-Vorlage, darunter steht Leere Vorlage (CSV), und der Knopf Herunterladen daneben liefert Ihnen eine CSV mit bereits benannten Spalten.
Diese Datei ist weder leer noch übersetzt. Ihre Kopfzeile ist in jeder Sprache deutsch: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Darunter steht eine Beispielzeile für Max Mustermann, die Sie vor dem Hochladen überschreiben oder löschen müssen.
Ihre eigene Datei funktioniert ebenfalls, solange sie eine CSV mit Kopfzeile ist. Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, denn Sie ordnen die Spalten im nächsten Schritt zu.
Was die Datei sein darf
- Eine CSV-Datei bis 10 MB.
- Getrennt durch Kommas oder Semikolons. Der Import schaut sich die Kopfzeile an und wählt das richtige Zeichen, eine aus einem deutschen Excel gespeicherte Datei funktioniert also so, wie sie ist.
- Bis zu 5.000 Zeilen pro Import.
Eine längere Datei wird nicht still abgeschnitten. Der Zuordnungsschritt zeigt einen gelben Hinweis, Nur die ersten 5.000 Zeilen werden importiert, mit der Zahl der Zeilen, die Ihre Datei tatsächlich hat, und bittet Sie, sie zu teilen. Teilen Sie die Datei in Teile mit bis zu 5.000 Zeilen und importieren Sie sie nacheinander.
Die Spalten zuordnen
Nach dem Hochladen sagen Sie dem Import, welche Ihrer Spalten was enthält.
Drei Felder sind Pflicht: Vorname, Nachname und E-Mail.
Unter Zusätzliche Felder (optional) können Sie Sprache, Firma, Adresszeile 1 und 2, Ort, Postleitzahl, Bundesland und Land zuordnen. Sie werden für neue Mitglieder gespeichert und für bestehende Mitglieder dann, wenn Sie im Schritt Überprüfen Felder aktualisieren wählen.
Ihre eigenen Felder lassen sich nicht importieren. Füllen Sie sie danach im Profil, oder für viele Personen auf einmal mit Benutzerdefiniertes Feld setzen in den Massenaktionen der Mitgliederliste.
Ordnen Sie keine Sprachspalte zu oder lässt eine Zeile sie leer, bekommen neue Mitglieder die Standardsprache Ihrer Plattform aus Einstellungen, Allgemein, Standardsprache.
Die Vorschau zeigt, was gelesen wurde und wie viele Zeilen die Datei enthält. Prüfen Sie hier statt nach dem Import.
Die E-Mail-Adresse identifiziert eine Person. Eine Zeile ohne E-Mail oder mit einer ungültigen Adresse wird übersprungen statt geraten.
Personen, die es bereits gibt
Der Import prüft jede E-Mail-Adresse gegen Ihre Plattform.
Eine bereits vorhandene Adresse wird nie doppelt angelegt. Standardmäßig bleiben die Profildaten dieser Person genau so, wie sie sind, samt allem, was Sie seither geändert haben.
Übersprungen wird die Person aber nicht. Sie erhält trotzdem den Zugang, den Sie im Schritt Zugriff auswählen, und wenn sie noch nicht auf Ihrer Mitgliederliste stand, trägt der Import sie dort ein und zählt sie als Verknüpft. Lassen Sie dieselbe Datei ein zweites Mal mit einer anderen Auswahl laufen, hat die Person am Ende beides.
Im Schritt Überprüfen wechseln Sie unter Bestehende Mitglieder von Nur verknüpfen (Standard) auf Felder aktualisieren, dann aktualisieren diese Zeilen die Person: Die Felder aus Ihrer Datei werden über das geschrieben, was da ist. Leere Zellen bleiben unangetastet. Nutzen Sie das bewusst, denn eine veraltete Tabelle überschreibt bereitwillig gute Daten mit alten.
Zugang vergeben
Der Import vergibt den Zugang im selben Durchgang, und er gilt für alle in der Datei: Kurse, Hubs, Community-Foren und -Abzeichen, Kalender und Events, Gruppen und Tags.
Hier zahlt sich eine Gruppe aus. Importieren Sie hundert Personen in eine Gruppe, und Sie können ihnen später mit einer einzigen Änderung an der Gruppe einen neuen Kurs geben.
Mehrere Chargen mit unterschiedlichem Zugang? Teilen Sie die Datei. Ein Import pro Gruppe lässt sich leichter denken als ein Import, den Sie danach von Hand korrigieren müssen.
Die Zugangsdaten senden
Im Schritt Überprüfen steht auch Zugangsdaten per E-Mail senden, standardmäßig angehakt. Neue Mitglieder bekommen eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihr Passwort setzen. Wer bereits ein Konto hatte, bekommt keine E-Mail.
Während er läuft
Größere Dateien werden in Blöcken verarbeitet, und der Bildschirm zeigt, wie weit er gekommen ist. Am Ende bekommen Sie vier Zahlen: Erstellt, Aktualisiert, Verknüpft und Übersprungen.
Verknüpft ist die Zahl, die leicht untergeht. Sie zählt jede Zeile, die in diesem Lauf an Ihre Mitgliederliste gehängt wurde, ob die Person neu war oder schon existierte. Eine neue Person erhöht deshalb Erstellt und Verknüpft.
Übersprungene Zeilen lohnen einen Blick. Meist fehlt der Vorname, der Nachname oder die E-Mail, die Adresse ist ungültig, oder das Mitgliederlimit Ihres Tarifs ist erreicht.
Nach dem Import
Neue Mitglieder zählen gegen das Mitgliederlimit Ihres Tarifs, ein großer Import kann also daran stoßen. Der Import bricht dann nicht ab. Er füllt Ihre Plattform bis zum Limit und überspringt jede weitere Zeile, der Rest der Datei landet also in der Zahl der übersprungenen Zeilen. Denken Sie daran, dass auch deaktivierte Mitglieder und Ihr Team Plätze belegen.
Prüfen Sie danach ein paar der importierten Personen. Öffnen Sie ein Profil, bestätigen Sie, dass die Felder dort gelandet sind, wo Sie es erwartet haben, und der Zugang stimmt, dann wissen Sie, dass die anderen neunundneunzig in Ordnung sind.