La importación trae una lista entera de golpe. Es la forma de pasar personas desde otra plataforma, desde una hoja de cálculo o desde cualquier sitio capaz de producir un archivo CSV.
Abra su lista de miembros, abra Más acciones encima de la lista y elija Importar.
La importación se hace en cuatro pasos, indicados en la parte superior de la ventana. No se crea nada hasta que pulse Importar en el último.
- Archivo recibe su CSV o le entrega antes una plantilla.
- Columnas empareja sus columnas con los campos de miembro.
- Acceso decide a qué llega todo el mundo del archivo.
- Revisar cuenta las filas válidas, enumera las que tienen problemas y fija qué ocurre con las personas que ya existen.
Antes de subir el archivo
La primera pantalla ofrece una única descarga. La tarjeta se llama Plantilla de miembro, debajo pone Plantilla vacía (CSV), y el botón Descargar que hay al lado le entrega un CSV con las columnas ya nombradas.
Ese archivo ni está vacío ni está traducido. Sus cabeceras están en alemán en todos los idiomas: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Debajo hay una fila de ejemplo para Max Mustermann que tiene que sobrescribir o borrar antes de subir el archivo.
Su propio archivo también sirve, siempre que sea un CSV con fila de cabecera. El orden de las columnas da igual, porque las asigna en el paso siguiente.
Qué puede ser el archivo
- Un archivo CSV de hasta 10 MB.
- Separado por comas o puntos y coma. La importación mira la fila de cabecera y elige el separador correcto, así que un archivo guardado con un Excel en alemán funciona tal cual.
- Hasta 5.000 filas por importación.
Un archivo más largo no se recorta en silencio. El paso de asignación muestra un aviso amarillo, Solo se importarán las primeras 5.000 filas, con el número de filas que tiene realmente su archivo, y le pide que lo divida. Divida el archivo en partes de hasta 5.000 filas e impórtelas una tras otra.
Asignar las columnas
Después de subir el archivo, indica a la importación cuál de sus columnas contiene qué.
Tres campos son obligatorios: nombre, apellidos y correo.
En Campos adicionales (opcional) puede asignar idioma, empresa, dirección línea 1 y 2, ciudad, código postal, provincia y país. Se guardan para los miembros nuevos, y para los existentes cuando elige Actualizar campos en el paso Revisar.
Sus propios campos personalizados no se pueden importar. Rellénelos después en el perfil o, para muchas personas a la vez, con Establecer campo personalizado en las acciones masivas de la lista de miembros.
Si no asigna una columna de idioma, o una fila la deja vacía, los miembros nuevos reciben el idioma predeterminado de su plataforma, el de Configuraciones, General, Idioma predeterminado.
La vista previa muestra lo que se ha leído y cuántas filas contiene el archivo. Compruébelo aquí y no después de importar.
La dirección de correo identifica a una persona. Una fila sin correo, o con una dirección que no es válida, se omite en lugar de adivinarse.
Personas que ya existen
La importación comprueba cada correo contra su plataforma.
Una dirección que ya existe nunca se duplica. Por defecto, los datos de perfil de esa persona se quedan tal cual están, incluido todo lo que haya cambiado desde entonces.
Pero no se la omite. Recibe igualmente el acceso que usted elige en el paso Acceso y, si todavía no estaba en su lista de miembros, la importación la añade ahí y la cuenta como Vinculado. Si ejecuta el mismo archivo una segunda vez con otra selección, la persona acaba con las dos.
En el paso Revisar, en Miembros existentes, cambie de Solo vincular (predeterminado) a Actualizar campos y esas filas actualizarán a la persona en su lugar: los campos de su archivo se escriben encima de lo que hay. Las celdas vacías se quedan intactas. Úselo con intención, porque una hoja de cálculo desactualizada sobrescribirá encantada datos buenos con datos viejos.
Asignar el acceso
La importación asigna el acceso en la misma pasada, y se aplica a todas las personas del archivo: cursos, hubs, foros e insignias de la comunidad, calendarios y eventos, grupos y etiquetas.
Aquí es donde un grupo compensa. Importe cien personas a un grupo y podrá darles un curso nuevo más adelante con un único cambio en el grupo.
¿Importa varias tandas con accesos distintos? Divida el archivo. Una importación por grupo es más fácil de pensar que una importación que luego debe corregir a mano.
Enviar las credenciales
El paso Revisar contiene también Enviar credenciales por correo electrónico, marcado de forma predeterminada. Los miembros nuevos reciben un correo con un enlace para establecer su contraseña. A quienes ya tenían cuenta no se les envía nada.
Mientras se ejecuta
Los archivos grandes se procesan por bloques y la pantalla le indica hasta dónde ha llegado. Al terminar obtiene cuatro cifras: Creado, Actualizado, Vinculado y Omitido.
Vinculado es la que se pasa por alto con facilidad. Cuenta cada fila que se añadió a su lista de miembros en esta ejecución, tanto si la persona era nueva como si ya existía. Una persona nueva sube por tanto Creado y Vinculado.
Las filas omitidas merecen un vistazo. Suele faltar el nombre, los apellidos o el correo, la dirección no es válida o se ha alcanzado el límite de miembros de su plan.
Después de importar
Los miembros nuevos cuentan para el límite de miembros de su plan, así que una importación grande puede toparse con él. La importación no se detiene cuando ocurre. Llena su plataforma hasta el límite y omite todas las filas siguientes, de modo que el resto del archivo acaba en la cifra de omitidos. Recuerde que los miembros desactivados y su equipo también ocupan plazas.
Compruebe después algunas de las personas importadas. Abra un perfil, confirme que los campos aterrizaron donde esperaba y que el acceso es correcto, y sabrá que los otros noventa y nueve están bien.