L'importazione porta dentro un intero elenco in una volta sola. È il modo per spostare persone da un'altra piattaforma, da un foglio di calcolo o da qualsiasi cosa sappia produrre un file CSV.
Apra il suo elenco di membri, apra Altre azioni sopra l'elenco e scelga Importa.
L'importazione si svolge in quattro passaggi, indicati in cima alla finestra. Non viene creato nulla finché non preme Importa nell'ultimo.
- File riceve il suo CSV, oppure le consegna prima un modello.
- Colonne abbina le sue colonne ai campi del membro.
- Accesso decide che cosa raggiunge chiunque si trovi nel file.
- Revisione conta le righe valide, elenca quelle con problemi e stabilisce che cosa succede alle persone già esistenti.
Prima di caricare
La prima schermata offre un solo download. La scheda si chiama Modello membro, sotto compare Modello vuoto (CSV) e il pulsante Scarica accanto le consegna un CSV con le colonne già denominate.
Quel file non è né vuoto né tradotto. Le sue intestazioni sono in tedesco in tutte le lingue: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Sotto c'è una riga di esempio per Max Mustermann, che deve sovrascrivere o eliminare prima di caricare.
Anche il suo file va bene, purché sia un CSV con una riga di intestazione. L'ordine delle colonne non conta, perché le associa nel passaggio successivo.
Che cosa può essere il file
- Un file CSV fino a 10 MB.
- Separato da virgole o punti e virgola. L'importazione guarda la riga di intestazione e sceglie quello giusto, quindi anche un file salvato da un Excel tedesco funziona così com'è.
- Fino a 5.000 righe per importazione.
Un file più lungo non viene tagliato in silenzio. Il passaggio di associazione mostra un avviso giallo, Verranno importate solo le prime 5.000 righe, con il numero di righe che il suo file contiene davvero, e le chiede di dividerlo. Divida il file in parti fino a 5.000 righe e le importi una dopo l'altra.
Associare le colonne
Dopo il caricamento indica all'importazione quale delle sue colonne contiene che cosa.
Tre campi sono obbligatori: nome, cognome ed e-mail.
Sotto Campi aggiuntivi (facoltativo) può associare lingua, azienda, indirizzo riga 1 e 2, città, CAP, provincia e paese. Vengono salvati per i nuovi membri, e per i membri esistenti quando sceglie Aggiorna campi nel passaggio Revisione.
I suoi campi personalizzati non possono essere importati. Li compili dopo sul profilo, oppure per molte persone insieme con Imposta campo personalizzato nelle azioni di gruppo dell'elenco dei membri.
Se non associa una colonna della lingua, o una riga la lascia vuota, i nuovi membri ricevono la lingua predefinita della sua piattaforma da Impostazioni, Generale, Lingua predefinita.
L'anteprima mostra che cosa è stato letto e quante righe contiene il file. Lo controlli qui e non dopo l'importazione.
È l'indirizzo e-mail a identificare una persona. Una riga senza e-mail, o con un indirizzo non valido, viene saltata invece che indovinata.
Persone che esistono già
L'importazione confronta ogni e-mail con la sua piattaforma.
Un indirizzo già presente non viene mai duplicato. Per impostazione predefinita i dati del profilo di quella persona restano esattamente come sono, compreso tutto ciò che ha cambiato nel frattempo.
La persona però non viene saltata. Riceve comunque l'accesso che sceglie nel passaggio Accesso e, se non era ancora nel suo elenco dei membri, l'importazione ce la aggiunge e la conta come Collegato. Se esegue lo stesso file una seconda volta con una selezione diversa, la persona si ritrova con entrambe.
Nel passaggio Revisione, sotto Membri esistenti, passi da Solo collegare (predefinito) a Aggiorna campi e quelle righe aggiorneranno invece la persona: i campi del suo file vengono scritti sopra a quelli presenti. Le celle vuote restano intatte. Lo usi in modo consapevole, perché un foglio di calcolo datato sovrascriverà volentieri dati buoni con dati vecchi.
Assegnare l'accesso
L'importazione assegna l'accesso nello stesso passaggio, e vale per tutti nel file: corsi, hub, forum e distintivi della community, calendari ed eventi, gruppi ed etichette.
È qui che un gruppo ripaga. Importi cento persone in un gruppo e potrà dare loro un nuovo corso in seguito con un'unica modifica al gruppo.
Importa più lotti con accessi diversi? Divida il file. Un'importazione per gruppo è più facile da pensare di una sola importazione che poi deve correggere a mano.
Inviare le credenziali
Il passaggio Revisione contiene anche Invia le credenziali via email, spuntato per impostazione predefinita. I nuovi membri ricevono un'e-mail con un link per impostare la password. Chi aveva già un account non riceve e-mail.
Mentre procede
I file più grandi vengono elaborati a blocchi e la schermata mostra a che punto è arrivata. Al termine ottiene quattro conteggi: Creato, Aggiornato, Collegato e Saltato.
Collegato è quello che sfugge più facilmente. Conta ogni riga che in questa esecuzione è stata agganciata al suo elenco dei membri, che la persona fosse nuova o già esistente. Una persona nuova alza quindi sia Creato sia Collegato.
Le righe saltate meritano un'occhiata. Di solito manca il nome, il cognome o l'e-mail, l'indirizzo non è valido, oppure è stato raggiunto il limite di membri del suo piano.
Dopo l'importazione
I nuovi membri contano per il limite di membri del suo piano, quindi un'importazione ampia può arrivarci. In quel caso l'importazione non si ferma. Riempie la piattaforma fino al limite e salta tutte le righe successive, così il resto del file finisce nel conteggio dei saltati. Ricordi che anche i membri disattivati e il suo team occupano dei posti.
Dopo controlli alcune delle persone importate. Apra un profilo, confermi che i campi sono atterrati dove se li aspettava e che l'accesso è corretto, e saprà che gli altri novantanove vanno bene.