Import przenosi całą listę naraz. To sposób na przeniesienie ludzi z innej platformy, z arkusza kalkulacyjnego albo z dowolnego miejsca, które potrafi wygenerować plik CSV.
Otwórz listę członków, otwórz Więcej akcji nad listą i wybierz Importuj.
Import ma cztery kroki, widoczne u góry okna. Nic nie zostaje utworzone, dopóki w ostatnim z nich nie klikniesz Importuj.
- Plik przyjmuje Twój plik CSV albo daje Ci szablon do wypełnienia.
- Kolumny przypisuje Twoje kolumny do pól członka.
- Dostęp decyduje, do czego mają dostęp wszyscy z pliku.
- Sprawdź liczy poprawne wiersze, wymienia te z problemami i ustala, co dzieje się z osobami, które już istnieją.
Przed przesłaniem
Pierwszy ekran oferuje jeden plik do pobrania. Karta nosi nazwę Szablon członków, pod nią widnieje Pusty szablon (CSV), a przycisk Pobierz obok daje Ci plik CSV z już nazwanymi kolumnami.
Ten plik nie jest ani pusty, ani przetłumaczony. Jego nagłówki są po niemiecku w każdym języku: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Pod nimi znajduje się jeden przykładowy wiersz dla osoby Max Mustermann, który musisz nadpisać albo usunąć przed przesłaniem.
Twój własny plik też zadziała, o ile jest to plik CSV z wierszem nagłówków. Kolejność kolumn nie ma znaczenia, bo kolumny przypisujesz w następnym kroku.
Jaki może być plik
- Plik CSV o rozmiarze do 10 MB.
- Rozdzielany przecinkami lub średnikami. Import sprawdza wiersz nagłówków i sam wybiera właściwy separator, więc plik zapisany w niemieckim Excelu działa bez zmian.
- Do 5000 wierszy na jeden import.
Dłuższy plik nie zostaje po cichu obcięty. Krok przypisywania kolumn pokazuje żółty komunikat Zaimportowanych zostanie tylko pierwszych 5000 wierszy z liczbą wierszy, które faktycznie zawiera Twój plik, i prosi o jego podzielenie. Podziel plik na części po maksymalnie 5000 wierszy i importuj je po kolei.
Przypisywanie kolumn
Po przesłaniu wskazujesz importowi, która z Twoich kolumn co zawiera.
Trzy pola są wymagane: imię, nazwisko i adres e-mail.
W sekcji Dodatkowe pola (opcjonalnie) możesz przypisać język, firmę, pierwszy i drugi wiersz adresu, miasto, kod pocztowy, województwo lub region oraz kraj. Są zapisywane dla nowych członków, a dla istniejących wtedy, gdy w kroku Sprawdź wybierzesz Aktualizuj pola.
Twoich własnych pól niestandardowych nie da się zaimportować. Uzupełnij je potem w profilu albo u wielu osób naraz akcją Ustaw pole niestandardowe w akcjach zbiorczych na liście członków.
Jeśli nie przypiszesz kolumny z językiem albo wiersz zostawia ją pustą, nowi członkowie dostają domyślny język Twojej platformy, ustawiony w sekcji Ustawienia, potem Ogólne, w polu Język domyślny.
Podgląd pokazuje, co zostało wczytane i ile wierszy zawiera plik. Sprawdź to tutaj, a nie po imporcie.
Adres e-mail identyfikuje osobę. Wiersz bez adresu e-mail albo z nieprawidłowym adresem zostaje pominięty, a nie uzupełniony na domysł.
Osoby, które już istnieją
Import sprawdza każdy adres e-mail na Twojej platformie.
Istniejący adres nigdy nie zostaje zduplikowany. Domyślnie dane profilu tej osoby pozostają dokładnie takie, jakie są, łącznie ze wszystkim, co od tamtej pory w nim zmieniono.
Nie są one jednak pomijane. Nadal dostają dostęp wybrany w kroku Dostęp, a jeśli nie było ich jeszcze na Twojej liście członków, import je tam dodaje i liczy jako Połączono. Uruchom ten sam plik drugi raz z innym wyborem, a dana osoba będzie mieć oba.
W kroku Sprawdź, w sekcji Istniejący członkowie, przełącz z Tylko połącz (domyślnie) na Aktualizuj pola, a te wiersze zaktualizują osobę: pola z Twojego pliku zostaną zapisane w miejsce obecnych wartości. Puste komórki pozostają nietknięte. Rób to świadomie, bo nieaktualny arkusz chętnie nadpisze dobre dane starymi.
Przypisywanie dostępu
Import przypisuje dostęp w tym samym przebiegu i dotyczy to wszystkich osób z pliku: kursy, huby, fora i odznaki w społeczności, kalendarze i wydarzenia, grupy i tagi.
Właśnie tu grupa się opłaca. Zaimportuj sto osób do grupy, a później dasz im wszystkim nowy kurs jedną zmianą w grupie.
Importujesz kilka partii z różnym dostępem? Podziel plik. Jeden import na grupę jest prostszy niż jeden import, który potem trzeba ręcznie poprawiać.
Wysyłanie danych logowania
W kroku Sprawdź znajduje się też pole Wyślij dane logowania e-mailem, domyślnie zaznaczone. Nowi członkowie dostają e-mail z linkiem do ustawienia hasła. Osoby, które miały już konto, nie dostają e-maila.
W trakcie importu
Większe pliki są przetwarzane w częściach, a ekran pokazuje postęp. Na koniec dostajesz cztery liczniki: Utworzono, Zmienione, Połączono i Pominięto.
Połączono łatwo przeoczyć. Liczy każdy wiersz, który w tym przebiegu został dołączony do Twojej listy członków, niezależnie od tego, czy osoba była nowa, czy już istniała. Nowa osoba zwiększa więc zarówno licznik Utworzono, jak i Połączono.
Pominiętym wierszom warto się przyjrzeć. Zwykle brakuje w nich imienia, nazwiska albo adresu e-mail, adres jest nieprawidłowy albo osiągnięto limit członków w Twoim planie.
Po imporcie
Nowi członkowie wliczają się do limitu członków w Twoim planie, więc duży import może go osiągnąć. Import nie zatrzymuje się wtedy. Wypełnia platformę do limitu i pomija każdy kolejny wiersz, więc reszta pliku trafia do licznika pominiętych. Pamiętaj, że miejsca zajmują też dezaktywowani członkowie i Twój zespół.
Sprawdź potem kilka zaimportowanych osób. Otwórz jeden profil, potwierdź, że pola trafiły tam, gdzie się spodziewasz, a dostęp się zgadza, i wiesz, że z pozostałymi dziewięćdziesięcioma dziewięcioma też wszystko w porządku.