Met de import haal je een hele lijst in één keer binnen. Zo verhuis je mensen vanaf een ander platform, uit een spreadsheet of uit alles wat een CSV-bestand kan maken.
Open je ledenlijst, open Meer acties boven de lijst en kies Importeren.
De import verloopt in vier stappen, die bovenaan het venster staan. Er wordt niets aangemaakt tot je op de laatste stap op Importeren klikt.
- Bestand neemt je CSV aan, of geeft je eerst een sjabloon om in te vullen.
- Kolommen koppelt je kolommen aan de ledenvelden.
- Toegang bepaalt waar iedereen in het bestand bij kan.
- Controleren telt de geldige rijen, toont de rijen met problemen en bepaalt wat er gebeurt met mensen die al bestaan.
Voordat je uploadt
Het eerste scherm biedt één download. Op de kaart staat Ledensjabloon, met Leeg sjabloon (CSV) eronder, en de knop Downloaden ernaast geeft je een CSV waarin de kolommen al een naam hebben.
Dat bestand is niet leeg en niet vertaald. De kolomkoppen zijn in elke taal Duits: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Daaronder staat één voorbeeldrij voor Max Mustermann, die je moet overschrijven of verwijderen voordat je uploadt.
Je eigen bestand werkt ook, zolang het een CSV met een koprij is. De volgorde van de kolommen maakt niet uit, want je wijst de kolommen in de volgende stap toe.
Wat het bestand mag zijn
- Een CSV-bestand van maximaal 10 MB.
- Gescheiden door komma’s of puntkomma’s. De import kijkt naar de koprij en kiest het juiste scheidingsteken, dus een bestand uit een Duitse versie van Excel werkt zoals het is.
- Maximaal 5.000 rijen per import.
Een langer bestand wordt niet stilletjes afgekapt. De stap voor de toewijzing toont een gele melding, Alleen de eerste 5.000 rijen worden geïmporteerd, met het aantal rijen dat je bestand echt heeft, en vraagt je het te splitsen. Splits het bestand in delen van maximaal 5.000 rijen en importeer ze na elkaar.
De kolommen toewijzen
Na het uploaden vertel je de import welke van je kolommen wat bevat.
Drie velden zijn verplicht: voornaam, achternaam en e-mailadres.
Onder Extra velden (optioneel) kun je taal, bedrijf, adresregel 1 en 2, plaats, postcode, provincie en land toewijzen. Die worden opgeslagen voor nieuwe leden, en voor bestaande leden als je op de stap Controleren kiest voor Velden bijwerken.
Je eigen aangepaste velden kun je niet importeren. Vul ze daarna in het profiel in, of voor veel mensen tegelijk met Aangepast veld instellen in de bulkacties van de ledenlijst.
Wijs je geen taalkolom toe, of laat een rij die leeg, dan krijgen nieuwe leden de standaardtaal van je platform uit Instellingen, Algemeen, Standaardtaal.
De voorvertoning toont wat er is gelezen en hoeveel rijen het bestand bevat. Controleer het hier, niet pas na de import.
Het e-mailadres identificeert een persoon. Een rij zonder e-mailadres, of met een adres dat niet geldig is, wordt overgeslagen in plaats van geraden.
Mensen die al bestaan
De import vergelijkt elk e-mailadres met de accounts op je platform.
Een adres dat al bestaat, wordt nooit gedupliceerd. Standaard blijven de profielgegevens van die persoon precies zoals ze zijn, ook alles wat je sindsdien hebt gewijzigd.
Overgeslagen worden ze echter niet. Ze krijgen nog steeds de toegang die je op de stap Toegang kiest, en stonden ze nog niet op je ledenlijst, dan voegt de import ze daar toe en telt ze als Gekoppeld. Importeer je hetzelfde bestand een tweede keer met een andere selectie, dan heeft de persoon daarna beide.
Schakel je op de stap Controleren, onder Bestaande leden, over van Alleen koppelen (standaard) naar Velden bijwerken, dan werken die rijen de persoon in plaats daarvan bij: de velden in je bestand overschrijven wat er staat. Lege cellen blijven ongemoeid. Doe dit bewust, want een verouderde spreadsheet overschrijft goede gegevens zonder aarzelen met oude.
Toegang toewijzen
De import wijst in dezelfde ronde toegang toe, en die geldt voor iedereen in het bestand: cursussen, hubs, communityforums en badges, agenda’s en evenementen, groepen en tags.
Hier betaalt een groep zich terug. Importeer honderd mensen in een groep en je kunt ze later allemaal een nieuwe cursus geven met één wijziging aan de groep.
Importeer je meerdere groepen mensen met verschillende toegang? Splits het bestand. Eén import per groep is overzichtelijker dan één import die je daarna met de hand moet corrigeren.
De inloggegevens versturen
Op de stap Controleren staat ook Inloggegevens per e-mail sturen, standaard aangevinkt. Nieuwe leden krijgen een e-mail met een link om hun wachtwoord in te stellen. Mensen die al een account hadden, krijgen geen e-mail.
Terwijl de import loopt
Grotere bestanden worden in delen verwerkt, en het scherm laat zien hoe ver de import is. Als hij klaar is, krijg je vier aantallen: Aangemaakt, Bijgewerkt, Gekoppeld en Overgeslagen.
Gekoppeld is het aantal dat je makkelijk over het hoofd ziet. Het telt elke rij die in deze ronde aan je ledenlijst is gekoppeld, of de persoon nu nieuw was of al bestond. Een nieuwe persoon verhoogt dus zowel Aangemaakt als Gekoppeld.
Overgeslagen rijen zijn het bekijken waard. Meestal ontbreekt een voornaam, achternaam of e-mailadres, is een adres niet geldig, of is de ledenlimiet van je pakket bereikt.
Na de import
Nieuwe leden tellen mee voor de ledenlimiet van je pakket, dus een grote import kan die limiet bereiken. De import stopt dan niet. Hij vult je platform tot aan de limiet en slaat elke rij daarna over, zodat de rest van het bestand bij de overgeslagen rijen belandt. Vergeet niet dat gedeactiveerde leden en je team ook plekken innemen.
Controleer achteraf een paar geïmporteerde mensen. Open één profiel, kijk of de velden staan waar je ze verwachtte en of de toegang klopt, en je weet dat de andere negenennegentig ook in orde zijn.