A importação traz uma lista inteira de uma só vez. É a forma de passar pessoas de outra plataforma, de uma folha de cálculo ou de qualquer sítio capaz de produzir um ficheiro CSV.
Abra a sua lista de membros, abra Mais ações acima da lista e escolha Importar.
A importação decorre em quatro passos, indicados no topo da janela. Não é criado nada até clicar em Importar no último.
- Arquivo recebe o seu ficheiro CSV ou entrega-lhe primeiro um modelo.
- Colunas faz corresponder as suas colunas aos campos de membro.
- Acesso decide o que toda a gente do ficheiro consegue alcançar.
- Revisar conta as linhas válidas, enumera as que têm problemas e define o que acontece às pessoas que já existem.
Antes de carregar
O primeiro ecrã oferece um único ficheiro para descarregar. O cartão chama-se Modelo de membro, por baixo lê-se Modelo vazio (CSV) e o botão Baixar ao lado entrega-lhe um CSV com as colunas já nomeadas.
Esse ficheiro não está vazio nem traduzido. Os cabeçalhos estão em alemão em todos os idiomas: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Por baixo há uma linha de exemplo para Max Mustermann que tem de sobrescrever ou apagar antes de carregar.
O seu próprio ficheiro também serve, desde que seja um CSV com linha de cabeçalho. A ordem das colunas não importa, porque as associa no passo seguinte.
Associar as colunas
Depois do carregamento, indica à importação qual das suas colunas contém o quê.
Três campos são obrigatórios: nome próprio, apelido e e-mail.
Todo o resto é opcional: idioma, empresa, morada linha 1 e 2, cidade, código postal, distrito e país. Os seus campos personalizados aparecem em campos adicionais, para que os dados que já guarda noutro sítio aterrem no lugar certo em vez de se perderem.
A pré-visualização mostra o que foi lido e quantas linhas o ficheiro contém. Verifique aqui e não depois da importação.
É o endereço de e-mail que identifica uma pessoa. Uma linha sem e-mail, ou com um endereço inválido, é ignorada em vez de adivinhada.
Pessoas que já existem
A importação verifica cada e-mail na sua plataforma.
Um endereço que já existe nunca fica duplicado. Por predefinição, os dados de perfil dessa pessoa ficam exatamente como estão, incluindo tudo o que tenha alterado entretanto.
Mas a pessoa não é ignorada. Recebe na mesma o acesso que escolher no passo Acesso e, se ainda não constava da sua lista de membros, a importação acrescenta-a e conta-a como Vinculado. Se correr o mesmo ficheiro uma segunda vez com outra seleção, a pessoa fica com as duas.
No passo Revisar, em Membros existentes, mude de Apenas vincular (padrão) para Atualizar campos e essas linhas passam a atualizar a pessoa: os campos do seu ficheiro são escritos por cima do que lá está. As células vazias ficam intactas. Use-o de forma deliberada, porque uma folha de cálculo desatualizada sobrepõe alegremente dados bons com dados antigos.
Atribuir o acesso
A importação atribui o acesso na mesma passagem, e aplica-se a toda a gente do ficheiro: cursos, hubs, fóruns e distintivos da comunidade, calendários e eventos, grupos e etiquetas.
É aqui que um grupo compensa. Importe cem pessoas para um grupo e poderá dar-lhes um curso novo mais tarde com uma única alteração ao grupo.
Vai importar vários lotes com acessos diferentes? Divida o ficheiro. Uma importação por grupo é mais fácil de pensar do que uma importação que depois tem de corrigir à mão.
Enquanto decorre
Os ficheiros maiores são processados por blocos e o ecrã diz-lhe até onde chegou. Quando termina obtém quatro contagens: Criado, Atualizado, Vinculado e Ignorado.
Vinculado é a que passa mais facilmente ao lado. Conta cada linha que nesta execução foi ligada à sua lista de membros, quer a pessoa fosse nova quer já existisse. Uma pessoa nova sobe portanto Criado e Vinculado.
As linhas ignoradas merecem uma vista de olhos. Costuma faltar o nome próprio, o apelido ou o e-mail, ou o endereço não é válido.
Depois da importação
Os membros novos contam para o limite de membros do seu plano, por isso uma importação grande pode esbarrar nele. A importação não para quando isso acontece. Enche a sua plataforma até ao limite e ignora todas as linhas seguintes, pelo que o resto do ficheiro fica na contagem de ignorados.
Verifique depois algumas das pessoas importadas. Abra um perfil, confirme que os campos aterraram onde esperava e que o acesso está certo, e saberá que os outros noventa e nove estão bem.