A importação traz uma lista inteira de uma só vez. É a forma de trazer pessoas de outra plataforma, de uma planilha ou de qualquer lugar capaz de gerar um arquivo CSV.
Abra a sua lista de membros, abra Mais ações acima da lista e escolha Importar.
A importação tem quatro passos, indicados no topo da janela. Nada é criado até você clicar em Importar no último.
- Arquivo recebe o seu arquivo CSV ou entrega primeiro um modelo a você.
- Colunas faz a correspondência entre as suas colunas e os campos de membro.
- Acesso decide o que todas as pessoas do arquivo vão poder acessar.
- Revisar conta as linhas válidas, lista as que têm problemas e define o que acontece com as pessoas que já existem.
Antes de enviar
A primeira tela oferece um único arquivo para baixar. O cartão se chama Modelo de membro, embaixo aparece Modelo vazio (CSV) e o botão Baixar ao lado entrega a você um CSV com as colunas já nomeadas.
Esse arquivo não está vazio nem traduzido. Os cabeçalhos estão em alemão em todos os idiomas: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache. Embaixo há uma linha de exemplo para Max Mustermann que você precisa sobrescrever ou apagar antes de enviar.
O seu próprio arquivo também serve, desde que seja um CSV com linha de cabeçalho. A ordem das colunas não importa, porque você as associa no passo seguinte.
O que o arquivo pode ser
- Um arquivo CSV de até 10 MB.
- Separado por vírgulas ou ponto e vírgula. A importação olha para a linha de cabeçalho e escolhe o delimitador certo, por isso um arquivo salvo por um Excel em alemão funciona do jeito que está.
- Até 5000 linhas por importação.
Um arquivo mais longo não é cortado em silêncio. O passo de associação mostra um aviso amarelo, Só serão importadas as primeiras 5000 linhas, com o número de linhas que o seu arquivo de fato tem, e pede que você o divida. Divida o arquivo em partes de até 5000 linhas e importe-as uma depois da outra.
Associar as colunas
Depois do envio, você indica à importação qual das suas colunas contém o quê.
Três campos são obrigatórios: nome, sobrenome e e-mail.
Em Campos adicionais (opcional) você pode associar idioma, empresa, endereço linha 1 e 2, cidade, CEP, estado e país. Eles ficam salvos para os membros novos, e para os membros existentes quando você escolhe Atualizar campos no passo Revisar.
Os seus próprios campos personalizados não podem ser importados. Preencha-os depois no perfil, ou para muitas pessoas de uma vez com Definir Campo Personalizado nas ações em massa da lista de membros.
Se você não associar uma coluna de idioma, ou se uma linha a deixar vazia, os membros novos recebem o idioma padrão da sua plataforma, definido em Configurações, Geral, Idioma padrão.
A pré-visualização mostra o que foi lido e quantas linhas o arquivo contém. Confira aqui, e não depois da importação.
É o endereço de e-mail que identifica uma pessoa. Uma linha sem e-mail, ou com um endereço inválido, é ignorada em vez de adivinhada.
Pessoas que já existem
A importação verifica cada e-mail na sua plataforma.
Um endereço que já existe nunca fica duplicado. Por padrão, os dados de perfil dessa pessoa ficam exatamente como estão, incluindo tudo o que ela tenha alterado nesse meio-tempo.
Mas a pessoa não é ignorada. Ela recebe mesmo assim o acesso que você escolher no passo Acesso e, se ainda não estava na sua lista de membros, a importação a acrescenta e a conta como Vinculado. Se você rodar o mesmo arquivo uma segunda vez com outra seleção, a pessoa fica com as duas.
No passo Revisar, em Membros existentes, mude de Apenas vincular (padrão) para Atualizar campos e essas linhas passam a atualizar a pessoa: os campos do seu arquivo substituem o que está lá. As células vazias ficam intactas. Use isso de forma consciente, porque uma planilha desatualizada sobrescreve tranquilamente dados bons com dados antigos.
Atribuir o acesso
A importação atribui o acesso na mesma passagem, e ele vale para todas as pessoas do arquivo: cursos, hubs, fóruns e medalhas da comunidade, calendários e eventos, grupos e etiquetas.
É aqui que um grupo compensa. Importe cem pessoas para um grupo e você poderá dar a elas um curso novo depois com uma única alteração no grupo.
Vai importar vários lotes com acessos diferentes? Divida o arquivo. Uma importação por grupo é mais fácil de entender do que uma importação que depois você precisa corrigir manualmente.
Enviar as credenciais
O passo Revisar também contém Enviar credenciais por e-mail, marcado por padrão. Os membros novos recebem um e-mail com um link para definirem a senha. Quem já tinha conta não recebe e-mail.
Enquanto a importação é executada
Os arquivos maiores são processados em blocos e a tela mostra até onde chegou. Quando termina, você obtém quatro contagens: Criado em, Atualizado, Vinculado e Ignorado.
Vinculado é a que passa despercebida com mais facilidade. Ela conta cada linha que nesta execução foi vinculada à sua lista de membros, seja a pessoa nova ou já existente. Uma pessoa nova aumenta portanto Criado em e Vinculado.
As linhas ignoradas merecem uma olhada. Normalmente falta o nome, o sobrenome ou o e-mail, o endereço não é válido, ou foi atingido o limite de membros do seu plano.
Depois da importação
Os membros novos contam para o limite de membros do seu plano, por isso uma importação grande pode esbarrar nele. A importação não para quando isso acontece. Ela preenche a sua plataforma até o limite e ignora todas as linhas seguintes, então o resto do arquivo entra na contagem de ignorados. Lembre-se de que os membros desativados e a sua equipe também ocupam vagas.
Depois, confira algumas das pessoas importadas. Abra um perfil, confirme que os campos foram parar onde você esperava e que o acesso está certo, e você vai saber que os outros noventa e nove estão bem.