Een automatisering doet het vervolgwerk voor je. Ze begint met een trigger, iets wat er op je platform gebeurt, zoals een nieuw lid, een aankoop of een afgeronde cursus, en voert daarna zelf een of meer stappen uit: een tag toevoegen, een veld invullen, een e-mail sturen, een paar dagen wachten, een voorwaarde controleren. Dit artikel gaat over de lijst met automatiseringen, waar je je automatiseringen aanmaakt, terugvindt, ordent en in- en uitschakelt.
Wie automatiseringen kan gebruiken
Voor automatiseringen heb je het recht Automatiseringen beheren nodig. Eigenaar en Beheerder hebben het, en je kunt het aan een eigen rol toevoegen. Met dit recht verschijnt Automatiseringen in het beheermenu. Zonder dit recht ontbreekt het menu-item en blijven de pagina’s dicht.
De lijst lezen
Bovenaan de pagina zie je hoeveel van je automatiseringen zijn ingeschakeld, bijvoorbeeld “3 van 5 actief.” Gearchiveerde automatiseringen tellen niet mee.
De lijst opent als Tabel. Met de weergaveknop kies je ook Lijst of Raster. Daar staat elke automatisering op een kaart met het aantal triggers en acties, het succespercentage of een badge Mislukt, en een potlood als er ongepubliceerde wijzigingen zijn.
De tabel heeft deze kolommen:
- Naam: de naam, met daaronder een korte samenvatting van de flow, zoals de trigger gevolgd door de eerste actie. Bij een nieuwe automatisering zonder trigger staat er Nog geen trigger.
- Triggers: pictogrammen voor maximaal drie triggers, plus een aantal als het er meer zijn.
- Acties: hoeveel actiestappen de automatisering heeft.
- Laatste uitvoering: hoe lang geleden de automatisering voor het laatst is uitgevoerd, of Nooit. Een rode badge geeft aan dat de laatste uitvoering is mislukt.
- Succes (7 d): het aandeel van de afgeronde uitvoeringen in de laatste zeven dagen dat geslaagd is. Uitvoeringen die nog lopen tellen niet mee, geannuleerde uitvoeringen tellen als niet geslaagd. Een streepje betekent dat er geen afgeronde uitvoering was.
- Bijgewerkt: wanneer de automatisering voor het laatst is gewijzigd.
- Status: de schakelaar die de automatisering in- of uitschakelt.
Uitvoeringen (7 d) en Aangemaakt zijn eerst verborgen. Je toont ze via Kolommen. Testruns en herhalingen vanuit de editor tellen nooit mee in Laatste uitvoering, Uitvoeringen (7 d) of Succes (7 d), dus testen verpest je cijfers niet.
Een automatisering in- en uitschakelen
De schakelaar in de kolom Status schakelt een automatisering meteen in of uit. Zolang ze aanstaat, reageert de automatisering op haar trigger. Staat ze uit, dan start er niets.
De liveversie is altijd de gepubliceerde. Sla je na de eerste keer opslaan wijzigingen op in de editor, dan blijven die een concept tot je ze publiceert, en een geel potlood naast de schakelaar geeft Ongepubliceerde wijzigingen aan. Hoe opslaan en publiceren werken, lees je in Een automatisering bouwen.
Als je een automatisering inschakelt, controleert het platform of elke integratie die ze gebruikt gekoppeld is. Ontbreekt er een, dan springt de schakelaar terug en noemt een melding de integratie, bijvoorbeeld “Koppel eerst deze integraties: GetResponse”. Een gearchiveerde automatisering kun je niet inschakelen: haal haar eerst uit het archief.
Een automatisering terugvinden
- Het zoekveld boven de lijst vindt automatiseringen op naam.
- Klik in de tabel op de kolomkop Naam, Bijgewerkt of Aangemaakt om daarop te sorteren. In Lijst en Raster biedt Sorteren de opties A-Z, Z-A, Nieuwste en Oudste.
- Filter beperkt de lijst op Status, Trigger, Map, Status laatste uitvoering, Laatste uitvoering, Uitvoeringen (7 d), Succes (7 d) in procenten, het aantal Triggers of Acties, Ongepubliceerde wijzigingen, Favoriet, Aangemaakt en Bijgewerkt. Trigger en Map bieden alleen wat je automatiseringen echt gebruiken. Met Status laatste uitvoering op Nooit vind je automatiseringen die nog niet zijn uitgevoerd.
Zoeken, sorteren en filteren werken hetzelfde als in andere lijsten.
Werken met lijsten: filters en kolommen
Slimme weergaven
In de balk boven de lijst staan chips die bepalen wat de lijst toont. Elke chip heeft een aantal.
- Home toont alle automatiseringen die niet gearchiveerd zijn.
- Zonder map toont de automatiseringen die niet in een map zitten. Deze chip verschijnt zodra je minstens één map hebt.
- Favorieten toont de automatiseringen die je een ster hebt gegeven.
- Mislukt toont de automatiseringen waarvan de laatste uitvoering is mislukt. Door testruns komt een automatisering hier niet terecht.
- Gearchiveerd toont alleen gearchiveerde automatiseringen. Die zie je nergens anders.
Klik een tweede keer op een actieve chip om terug te gaan naar Home. Is een weergave leeg, dan staat dat erbij, bijvoorbeeld Geen mislukte automatiseringen. Een lege Home biedt Beginnen met een sjabloon.
Mappen
Mappen houden een lange lijst overzichtelijk. Ze staan als chips in dezelfde balk, elk met het aantal automatiseringen dat er direct in zit.
- Nieuwe map voegt een map toe. Typ de naam, maximaal 120 tekens, en druk op Enter. Met Escape annuleer je.
- Klik op een map om die te openen. De lijst toont dan alleen de automatiseringen in die map, en de mappenbalk toont de submappen. Nieuwe map binnen een map maakt een submap aan. Met de chip links ga je één niveau omhoog.
- Beweeg de muis over een map en open het menu voor Hernoemen en Verwijderen.
- Sleep een map opzij om de volgorde te wijzigen. Zet hem neer op een andere map om hem daarin te plaatsen, of op de terugchip om hem één niveau omhoog te zetten. Een map kan niet in een van haar eigen submappen.
Een map verwijderen verwijdert nooit automatiseringen. Het venster vraagt Map “{name}” verwijderen? De automatiseringen erin gaan naar “Zonder map” en de submappen schuiven een niveau omhoog., en dat is precies wat er gebeurt.
Om een automatisering te verplaatsen, sleep je de rij naar een mapchip, de chip Zonder map of de terugchip. Of kies Naar map verplaatsen in het rijmenu, kies een map of Zonder map en klik op Verplaatsen. De huidige map is gemarkeerd met Huidig.
Een automatisering aanmaken
Klik bovenaan de lijst op Toevoegen. Je kiest tussen twee startpunten:
- Leeg canvas opent de editor met een lege flow, en je bouwt de automatisering zelf op.
- Vanuit een sjabloon opent de sjabloongalerij.
De sjabloongalerij
De galerij biedt kant-en-klare flows, gegroepeerd per onderwerp: Leden, Betalingen, Cursussen, Evenementen, Community, Integraties en Planning. Elke kaart noemt de flow en zegt wat die doet. Zoek in de galerij op naam of beschrijving, of kies links een groep.
Voorbeeld op een kaart toont de flow als alleen-lezen diagram. Klik op de kaart zelf of gebruik het sjabloon vanuit het voorbeeld, en het platform maakt er een nieuwe automatisering van en opent die in de editor.
Elke automatisering die je uit een sjabloon maakt, start uitgeschakeld. Open de stappen, kies je eigen tag, veld of e-mail waar het sjabloon daarom vraagt, en schakel de automatisering dan in. Een trigger die op een tag of een ledenveld reageert, reageert op elke tag of elk veld tot je er een kiest. Voor een sjabloon dat een integratie gebruikt, zoals Stripe of GetResponse, moet die integratie ook gekoppeld zijn.
Het rijmenu
Het potlood aan het einde van een rij opent de automatisering in de editor. Het menu ernaast bevat al het andere:
- Bewerken opent ook de editor.
- Favoriet geeft de automatisering een ster, zodat ze onder Favorieten verschijnt. Favoriet verwijderen haalt de ster weg.
- Testrun voert het huidige concept één keer uit, en de acties worden echt uitgevoerd. Zie Testen en uitvoeringen.
- Dupliceren maakt een kopie met “(Kopie)” in de naam, in dezelfde map. De kopie start uitgeschakeld en neemt het huidige concept van het origineel over als gepubliceerde versie. Een kopie met een trigger Inkomende webhook krijgt een eigen webhookadres en een nieuw geheim. Via een melding met Kopie openen ga je er meteen naartoe.
- Naar map verplaatsen verplaatst de automatisering, zoals hierboven beschreven.
- Activiteit opent een zijpaneel met de laatste wijzigingen: wie wat wanneer heeft gedaan, bijvoorbeeld Aangemaakt, Opgeslagen, Gepubliceerd, Ingeschakeld, Uitgeschakeld, Gearchiveerd of Teruggedraaid. Een ster geven en verplaatsen worden niet vastgelegd. De volledige lijst staat in Testen en uitvoeringen.
- Archiveren en Uit archief halen, zie hieronder.
- Verwijderen, zie hieronder.
Archiveren of verwijderen
Archiveren haalt een automatisering uit de weg zonder haar te verwijderen. Ze wordt uitgeschakeld en gaat naar Gearchiveerd, en haar uitvoeringen blijven bewaard. Uit archief halen zet haar terug in de lijst. Ze blijft uit tot je haar weer inschakelt.
Verwijderen vraagt Automatisering verwijderen? en verplaatst de automatisering naar de prullenbak. Haar uitvoeringen blijven bewaard. Onder Instellingen > Prullenbak staan op het tabblad Automatiseringen de verwijderde automatiseringen. Daar kun je ze herstellen of definitief verwijderen.
De prullenbak: verwijderde inhoud herstellen
Archiveer automatiseringen die je misschien nog eens nodig hebt, zoals een seizoenscampagne. Verwijder de automatiseringen waarvan je zeker bent.
Met meerdere automatiseringen tegelijk werken
Vink de vakjes links in de rijen aan, of het vakje in de tabelkop om elke automatisering te selecteren die de lijst op dat moment toont, over alle pagina’s heen. Onderaan verschijnt een balk met:
- Inschakelen schakelt de selectie in. Automatiseringen met een ontbrekende integratie worden overgeslagen, net als gearchiveerde. Een korte melding zegt hoeveel er zijn overgeslagen en waarom.
- Uitschakelen schakelt de selectie uit.
- Naar map verplaatsen verplaatst de selectie naar één map.
- Verwijderen verplaatst de selectie naar de prullenbak nadat je hebt bevestigd.
Selectie wissen sluit de balk.
Voor organisaties
Hoort je platform bij een organisatie met meerdere bedrijven, dan kan het rijmenu Kopiëren naar ander bedrijf tonen. Je ziet die optie als je eigenaar of beheerder van de organisatie bent, of het organisatierecht Inhoud tussen instanties overzetten hebt, en je toegang hebt tot minstens één ander bedrijf.
Kies het doelbedrijf en klik op Kopiëren. De kopie houdt de naam, zit niet in een map en start uitgeschakeld, zodat je haar kunt nakijken voordat je haar inschakelt. Ze neemt het huidige concept over als gepubliceerde versie. Tags, aangepaste velden, forums, badges, groepen en cursussen worden in het doelbedrijf op naam gekoppeld. Een trigger Inkomende webhook krijgt daar een nieuw geheim. Alles wat het doelbedrijf niet heeft, wordt gewist, en het resultaat noemt het onder Deze verwijzingen bestaan niet in het doelbedrijf en zijn gewist:. Open de kopie daar en vul de gewiste stappen in voordat je haar inschakelt.